Google Documents hampir menjadi bahan pokok untuk membuat dan mengedit dokumen. Ini adalah alat canggih yang memungkinkan berbagi akses dengan siapa saja yang memiliki alamat email. Itu juga membuat riwayat versi secara otomatis, jadi semua perubahan yang Anda atau kolaborator buat dalam dokumen tetap terlihat sampai file dihapus secara permanen.
Kolaborasi itu bagus, tetapi bagaimana jika Anda ingin mentransfer kepemilikan dokumen Google Docs ke orang lain? Mentransfer kepemilikan dokumen Google Documents sangatlah mudah, tetapi ada beberapa langkah yang perlu dipertimbangkan.
Di bawah ini kami jelaskan proses pemindahan kepemilikan dan hal-hal yang perlu diperhatikan.
Transfer Kepemilikan Dokumen di Google Docs
Keadaan kolaborasi atas dokumen dapat berubah, dan Anda mungkin perlu menjadikan orang lain sebagai pemiliknya. Saat berkolaborasi, Anda harus tahu semua
izin pengguna di kontrol Anda. Karena Google Documents tersedia sebagai aplikasi web, metode yang dijelaskan di bawah berfungsi baik di Windows maupun macOS.- Mulailah dengan membuka dokumen yang ingin Anda transfer kepemilikannya di Google Docs.
- Klik Membagikan tombol di kanan atas.
- Ketik email pemilik baru di kotak teks di bagian atas, pilih orang dari daftar, dan klik Mengirim ke bagikan dokumen Google Documents.
- Selanjutnya, klik dropdown di sebelah nama orang tersebut dan pilih Transfer kepemilikan.
- Klik Kirim undangan untuk mentransfer kepemilikan file.
Mentransfer Kepemilikan Dokumen di Google Drive
Jika Anda ingin mentransfer kepemilikan beberapa file sekaligus, Anda dapat menggunakan Google Drive, asalkan file tersebut berada di folder yang sama.
- Masuk ke Google Drive Anda dan navigasikan ke folder yang berisi dokumen Google Docs.
- Pilih dokumen dan klik kanan. Pilih Membagikan.
- Anda akan melihat daftar orang yang memiliki akses. Jika pemilik baru tidak ada dalam daftar, tambahkan menggunakan email mereka. Seperti biasa, ketik email di kotak di bagian atas, pilih orang dari daftar, dan tambahkan dengan mengklik Mengirim.
- Setelah orang tersebut ditambahkan, klik dropdown di sebelah nama mereka dan pilih Transfer kepemilikan.
- Klik Kirim undangan untuk mengkonfirmasi.
Teknik ini juga akan berfungsi dengan aplikasi Google Suite lainnya, seperti Google Spreadsheet dan Slide.
Pada titik ini, Anda masih menjadi pemilik dokumen. Namun, seperti yang dijelaskan di bagian selanjutnya, Anda harus menunggu pemilik baru menerima kepemilikan sebelum kepemilikan ditransfer.
Tiga Aturan Emas untuk Memindahkan Kepemilikan Dokumen
Berikut adalah beberapa peringatan yang harus Anda ingat:
1. Pemilik Baru Harus Menerima Kepemilikan
Setelah Anda menambahkan orang lain sebagai pemilik, pemilik baru akan menerima pemberitahuan email yang meminta persetujuan. Kepemilikan ditransfer hanya ketika pemilik baru menerima dokumen tersebut.
- Untuk menerima kepemilikan, klik Menanggapi tombol di notifikasi email.
- Anda akan berakhir di layar yang berisi dokumen.
- Pilih dokumen yang ingin Anda terima kepemilikannya dan klik Membagikan.
- Klik Terima kepemilikan?.
- Anda akan melihat perintah yang menyatakan ukuran dokumen. Setelah Anda menjadi pemilik dokumen, dokumen tersebut akan ditransfer ke akun Google Drive Anda, dan itulah mengapa Anda harus melihat sekilas penyimpanan yang dibutuhkan dokumen tersebut.
- Klik Menerima untuk mengambil kepemilikan atas dokumen-dokumen ini.
2. Bisakah Anda Mentransfer Kepemilikan Dokumen Google Docs Menggunakan Ponsel?
Tidak, Anda tidak dapat mentransfer kepemilikan dokumen menggunakan Google Dokumen di perangkat seluler karena tidak ada opsi untuk mentransfer kepemilikan. Jadi, Anda harus menggunakan komputer untuk mentransfer kepemilikan di Google Documents.
3. Kepemilikan File Hanya Dapat Mentransfer ke Pengguna Lain di Organisasi yang Sama dengan Pemilik Saat Ini
Jika Anda adalah bagian dari organisasi, Anda hanya dapat mentransfer kepemilikan file ke pengguna lain dalam organisasi yang sama. Misalnya, domain email Anda adalah @gmail.com, dan Anda mentransfer kepemilikan Dokumen Google kepada seseorang yang menjadi anggota organisasi lain dengan domain lain. Jika demikian, Anda akan mendapatkan pesan kesalahan yang mencegah Anda melakukan ini.
Kelola Kepemilikan Dokumen Google Dokumen Anda
Mudah-mudahan, kini Anda dapat mengelola kepemilikan dokumen di Google Docs dengan lebih efektif. Perhatikan bahwa setelah pemilik baru menerima kepemilikan, Anda akan diturunkan ke Editor. Pemilik baru juga dapat menghapus Anda dari dokumen, yang berarti Anda akan kehilangan akses.
Selain mengelola kepemilikan dokumen, Anda juga dapat menggunakan Google Docs untuk bisnis dengan add-on untuk membantu Anda menyelesaikan pekerjaan dengan lebih cepat.