Pekerjaan hybrid menjadi lebih populer di abad ke-21 dan memiliki beberapa keuntungan. Tim dapat melanjutkan kolaborasi tatap muka, sementara karyawan dapat menghemat biaya perjalanan dan mengurangi waktu perjalanan. Namun, menempatkan sistem yang tepat sangat penting untuk berhasil dalam jangka panjang.
Banyak orang di seluruh dunia menggunakan Google Kalender untuk mengelola hari kerja mereka, dan Anda memiliki banyak pilihan saat menyiapkannya untuk pekerjaan hybrid. Artikel ini akan menunjukkan kepada Anda cara beroperasi dengan lebih efisien di berbagai lokasi.
1. Berbagi Lokasi dan Jam Kerja
Salah satu cara termudah untuk berkolaborasi untuk pekerjaan hybrid melalui Google Kalender adalah dengan membagikan lokasi dan jam kerja Anda. Setelah Anda dan tim Anda melakukannya, Anda akan lebih mudah mengatur rapat, memahami mengapa orang tidak merespons, dan banyak lagi.
Jika Anda ingin membagikan jam kerja Anda online, Anda cukup menambahkan catatan di kartu Google Anda. Di sini, Anda juga dapat menambahkan zona waktu Anda. Anda juga dapat membagikan jam kerja Anda dengan mengunjungi Pengaturan dan berbagi > Jam Kerja. Centang kotak Aktifkan jam kerja, dan sesuaikan jam kerja Anda untuk setiap hari.
Cara lain untuk membagikan zona waktu Anda di Google Kalender adalah dengan memilih kalender yang Anda dan tim Anda kerjakan. Buka Pengaturan dan berbagi sebelum memilih tempat Anda berada di bawah Zona waktu bagian.
2. Menggunakan Waktu Fokus di Kalender Google
Jika Anda menggunakan iPhone, Anda mungkin akrab dengan Mode Fokus. Singkatnya, Anda dapat menggunakan ini untuk membatasi notifikasi dan hal-hal lain yang mungkin menyebabkan Anda tergelincir dalam pekerjaan Anda. Pekerjaan hybrid dapat menyebabkan banyak orang mencoba menghubungi Anda saat Anda harus fokus secara intens pada suatu tugas, dan Google Kalender memiliki alat untuk membantu Anda mengatasi masalah ini.
Fitur waktu fokus di Kalender Google memungkinkan Anda mengukir waktu untuk pekerjaan Anda, dan Anda juga dapat memilih apakah Anda ingin menolak rapat yang diundang orang lain secara otomatis. Perhatikan bahwa hanya beberapa paket yang akan mengizinkan akses ke fitur waktu fokus. Anda dapat memeriksa dengan membuat acara baru dan melihat apakah Anda melihat opsi yang memungkinkan Anda melakukannya.
3. Lacak Kalender Semua Orang
Pernahkah Anda meminta seseorang mengundang Anda ke acara penting, hanya untuk Anda yang sudah memiliki acara lain di kalender Anda? Jika demikian, Anda akan tahu betapa menjengkelkannya hal itu. Kabar baiknya adalah, dengan Kalender Google, Anda dapat membatasi masalah ini saat mengerjakan model hibrid.
Salah satu cara untuk menghentikan bentrok waktu rapat adalah dengan mengetahui kapan semua orang tersedia. Saat membuat acara baru, buka Bertemu dengan… di sisi kiri dan masukkan nama orang yang ingin Anda undang.
Anda harus dapat melihat kalender orang yang Anda undang. Namun, beberapa pengguna mungkin tidak membagikan milik mereka—dan jika demikian, Anda harus mencoba memastikan bahwa mereka mengubahnya (Anda mungkin juga perlu mengupgrade paket langganan Google Workspace mereka).
4. Gunakan Integrasi Pihak Ketiga
Saat tim Anda mengadopsi model kerja hybrid, Anda harus menghilangkan sebanyak mungkin hambatan untuk berkolaborasi. Kabar baiknya adalah Google Kalender memiliki banyak integrasi pihak ketiga, dan ini dapat membantu Anda menggunakan lebih banyak aplikasi favorit secara bersamaan. Dengan Google, Anda dapat mengintegrasikan alat komunikasi seperti Zoom dan aplikasi praktis lainnya—seperti Pengingat Janji Temu.
Untuk mengintegrasikan aplikasi pihak ketiga dengan Kalender Google, buka + ikon di sisi kanan layar Anda. Kemudian, cari atau pilih aplikasi yang ingin Anda gunakan. Anda kemudian dapat memilih Instal admin atau Instal Individu, mana yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
5. Ingatlah Hari Libur Umum Negara Lain
Sebagai bagian dari model hibrid, Anda mungkin memiliki anggota tim yang bekerja di berbagai negara. Dan jika Anda beroperasi melintasi berbagai batas, penting untuk diingat bahwa seluruh dunia tidak berjalan dengan jadwal yang sama.
Jika Anda mencoba mengatur pertemuan, pastikan acara ini tidak berbenturan dengan hari libur lainnya. Misalnya, meskipun Inggris tidak melepas tanggal 4 Juli, AS melakukannya. Anda dapat bertanya kepada anggota tim Anda, tetapi Anda juga akan menemukan banyak tempat online; jenis “[negara] hari libur nasional [tahun]”, dan Anda harus dapat menemukan daftar.
6. Batasi Jumlah Rapat yang Anda Miliki
Jika Anda pernah memiliki pekerjaan 9-5 untuk waktu yang lama, Anda mungkin tahu betapa tidak bergunanya banyak rapat. Dan jika Anda tidak mengikuti rencana yang tepat, Anda dapat dengan cepat jatuh ke dalam perangkap di mana tim Anda berdiskusi tentang rapat terakhir.
Sebelum Anda menjadwalkan rapat, tanyakan apakah perlu mengadakannya. Sebagian besar waktu, Anda dapat mengirim pesan melalui Slack atau kirimkan email kepada anggota tim Anda sebagai gantinya. Jika Anda perlu mengadakan rapat, buatlah daftar poin pembicaraan yang jelas dan buatlah sesingkat mungkin.
7. Gunakan Fitur Tugas di Kalender Google untuk Batas Waktu
Tidak terus-menerus berada di ruangan yang sama dengan rekan kerja bisa menjadi berkah. Misalnya, Anda sering dapat fokus menyelesaikan tugas yang membutuhkan upaya kognitif yang signifikan—tanpa mengkhawatirkan orang lain mengganggu Anda. Namun, itu juga bisa menimbulkan masalah.
Satu masalah adalah Anda mungkin lupa tenggat waktu penting. Namun, Anda dapat menggunakan Kalender Google untuk mengurangi masalah itu. Melacak tenggat waktu itu mudah; Anda bisa pergi ke Buat > Tugas dan masukkan apa pun yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan. Setelah melakukan itu, pilih tanggal jatuh tempo.
Selain Google Kalender, Anda juga bisa gunakan alat seperti Todoist dan Microsoft To Do untuk tujuan serupa.
8. Blokir Waktu Anda Akan Mengerjakan Tugas Penting
Salah satu manfaat kerja hybrid adalah Anda memiliki lebih banyak fleksibilitas atas jadwal Anda. Konsep "Pekerjaan Mendalam" berasal dari buku Cal Newport tentang topik tersebut, dan salah satu komponen inti melibatkan mengerjakan tugas-tugas sulit untuk periode setiap hari — tanpa gangguan.
Pekerjaan mendalam bukanlah sesuatu yang dapat Anda lakukan selama delapan jam sehari, tetapi menjadwalkan kantong untuk tugas-tugas intensif adalah ide yang bagus. Anda bisa pergi ke Buat > Tugas untuk menyisihkan waktu untuk menyelesaikan proyek Anda, dan Anda juga dapat memutuskan apakah Anda ingin mengatur tugas berulang.
Pemblokiran waktu sulit pada awalnya, dan kami sarankan untuk memeriksa kiat pemblokiran waktu terbaik kami untuk membantu Anda.
Kalender Google: Pendamping Praktis untuk Pekerjaan Hybrid Anda
Kerja hybrid dapat menguntungkan pemberi kerja dan karyawan. Jika dilakukan dengan benar, Anda dapat mengembangkan lingkungan anggota tim yang dapat berkolaborasi dan berinovasi—sambil memberi lebih banyak kebebasan kepada orang lain. Dengan memiliki lebih banyak kendali atas jadwal mereka, Anda mungkin memperhatikan bahwa anggota tim lebih produktif.
Google Kalender dapat mengatasi banyak masalah yang timbul dari model kerja hybrid, seperti transparansi dan komunikasi yang terbatas. Cobalah kiat-kiat ini dan lihat apakah berhasil untuk Anda.
