Perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan faktor penting dalam menentukan keberhasilan suatu bisnis. Rencana SDM dapat membantu Anda memahami di mana staf Anda saat ini dan apakah Anda memiliki cukup staf untuk menangani kebutuhan di masa depan. Anda dapat mengidentifikasi pelatihan yang mungkin dibutuhkan staf di masa depan untuk meningkatkan produktivitas mereka atau beradaptasi dengan teknologi baru.
Rencana SDM harus selaras dengan strategi keseluruhan organisasi. Anda perlu tahu proyek apa yang telah direncanakan perusahaan untuk masa depan untuk memahami manusia sumber daya yang dibutuhkan organisasi untuk mencapainya dengan biaya yang efektif, produktif, dan cara yang efisien.
1. Periksa Perangkat Keterampilan Staf Organisasi Anda Saat Ini
Untuk menentukan bagaimana kinerja rencana Anda, Anda perlu menetapkan produktivitas dasar dari situasi saat ini. Anda harus meninjau kontraktor dan karyawan saat ini dan menentukan pelatihan, pengalaman, keterampilan, biaya, dan produktivitas.
Evaluasi dapat mengekspos area kritis untuk perbaikan di tempat kerja dan alasannya, membantu manajer fokus pada area di mana ada kebutuhan. Proses ini dapat membantu Anda menemukan peluang dan kekuatan yang tidak terduga, termasuk mengidentifikasi karyawan yang dapat memperoleh manfaat dari pelatihan atau promosi lanjutan.
Evaluasi rutin dapat menjadi alat yang berharga untuk memahami kelemahan dan kekuatan organisasi dan memungkinkan Anda untuk memantau keberhasilan perubahan yang diterapkan. Ini juga memungkinkan Anda untuk bereaksi terhadap kesalahan lebih cepat dan meningkatkan keberhasilan jika solusi berkinerja lebih baik daripada yang diantisipasi. Saat Anda memeriksa staf Anda saat ini, perhatikan tingkat kinerja, jumlah karyawan, tunjangan, posisi, keterampilan, dan kualifikasi.
2. Prediksi Perubahan Masa Depan untuk Staf Saat Ini
Dengan menggunakan rencana strategis organisasi Anda sebagai referensi, Anda membuat prediksi tentang kebutuhan sumber daya manusia di masa depan. Mengevaluasi posisi organisasi saat ini dibandingkan dengan perkiraan kebutuhan masa depan sangat penting untuk menciptakan rencana SDM yang tepat.
Anda perlu mengidentifikasi pasokan tenaga kerja Anda, mengklasifikasikannya berdasarkan jenis dan membandingkannya dengan permintaan masa depan yang diharapkan organisasi. Tujuannya adalah untuk memanfaatkan pasokan tenaga kerja untuk memastikan Anda dapat memenuhi permintaan organisasi tanpa melebihinya.
Memprediksi peristiwa tak terduga seperti pandemi, bencana alam, atau kemajuan teknologi yang dapat memengaruhi pasar bisa jadi menantang. Beberapa organisasi mengurangi risiko dengan memprediksi permintaan setiap bulan selain memprediksi permintaan beberapa tahun sebelumnya.
Semakin jauh prediksinya, semakin besar risiko yang Anda ambil dalam bertindak berdasarkan prediksi tersebut. Keuntungannya adalah jika prediksi jangka panjang Anda benar, organisasi mendapat manfaat dari mengambil tindakan sebelum kompetisi.
3. Lakukan Analisis Kesenjangan untuk Menentukan Kebutuhan Kepegawaian
Setelah menyelesaikan langkah 1 dan 2, Anda dapat mengidentifikasi apakah ada kesenjangan yang signifikan. Analisis kesenjangan dapat menjelaskan kebutuhan spesifik yang dapat menjembatani kesenjangan antara pasokan tenaga kerja organisasi saat ini dan permintaan masa depan yang diharapkan. Jika salah satu masalahnya adalah suasananya, Anda mungkin tertarik untuk belajar bagaimana menciptakan lingkungan kerja yang produktif bagi karyawan.
Beberapa pertanyaan yang harus Anda tanyakan pada diri sendiri saat melakukan analisis kesenjangan meliputi:
- Apakah semua karyawan bekerja dengan kekuatan mereka dalam peran mereka saat ini?
- Haruskah karyawan mempelajari keterampilan tambahan?
- Apakah organisasi membutuhkan lebih banyak manajer?
4. Gabungkan Rencana SDM Menjadi Strategi Organisasi yang Lebih Besar
Setelah Anda menyelesaikan tiga langkah pertama, Anda dapat mulai menerapkan perubahan organisasi. Sangat penting untuk mengomunikasikan rencana tersebut dengan pimpinan departemen organisasi, yang mungkin mencakup program pelatihan potensial dan melobi untuk dana tambahan dari eksekutif senior. Anda perlu meninjau dan menyesuaikan rencana untuk mengakomodasi perubahan dalam tujuan organisasi.
Cara Mengembangkan dan Menjalankan Rencana Sumber Daya Manusia Anda
Profesional Sumber Daya Manusia menggunakan alat teknologi untuk membantu mereka membuat, merencanakan, dan memantau kemajuan strategi SDM mereka. Berikut adalah beberapa alat yang mereka gunakan:
Survei
Mensurvei staf Anda adalah cara terbaik untuk mempelajari topik SDM tertentu dan membuat perubahan yang diperlukan. Kamu dapat memakai SurveyMonyet atau Google Formulir untuk membuat survei staf Anda, dan Anda mungkin tertarik untuk belajar cara membuat survei karyawan jarak jauh menggunakan Paperform.
Anda dapat menggunakan kuesioner untuk mempelajari:
- Bagaimana perasaan manajemen tentang tingkat keterampilan dan produktivitas staf
- Jenis program pelatihan yang diminati staf
- Jika karyawan senang dengan program tunjangan dan kompensasi yang ditawarkan organisasi
- Bagaimana perasaan karyawan tentang budaya perusahaan, dan apakah mereka merasa terhubung dengan lingkungan kerja
- Jumlah karyawan yang merasa organisasi menghargai mereka
- Jika karyawan merasa ada peluang kemajuan dalam organisasi
- Titik lemah yang dapat menyebabkan penurunan produktivitas atau turnover yang tinggi
Dasbor SDM
Organisasi dapat memiliki dasbor SDM khusus yang dikembangkan, atau mereka dapat membelinya. Perangkat lunak seperti BambuHR dan Performa Paycor mendukung proses perencanaan karena mereka mengumpulkan dan menampilkan informasi yang berharga. Membaca tentang alat pelacak kehadiran karyawan terbaik untuk tempat kerja Anda mungkin membantu.
Beberapa hal yang dapat Anda lacak dengan dasbor HR meliputi:
- Tingkat perputaran
- Kepuasan staf
- Kapasitas produktivitas staf
- Tingkat keterampilan karyawan
- Promosi internal
- Keterlibatan dari kandidat pekerjaan
Sistem Manajemen Kinerja
Perangkat lunak seperti WorkForceHub dan WorkZoom dapat membantu Anda menilai karyawan dan kinerja mereka. Anda dapat memberikan dan melacak peringkat kinerja dari waktu ke waktu dan memantau peningkatan karyawan.
Sistem manajemen kinerja sangat membantu proses perencanaan SDM karena memungkinkan Anda untuk melihat jenis keberhasilan yang dapat dicapai organisasi dengan menawarkan pelatihan atau membuat perubahan dalam staf peran. Anda mungkin tertarik untuk mempelajari tentang aplikasi dan integrasi pengenalan karyawan terbaik.
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SDM)
Senin.com dan Leapsome adalah contoh perangkat lunak HRIS yang menggabungkan berbagai operasi SDM, meringkas perekrutan, pendaftaran, perekrutan, pergantian staf, produktivitas, dan kepuasan, di antara metrik lainnya. HRIS memungkinkan Anda untuk mengotomatisasi fungsi-fungsi tertentu, seperti mencatat jam kerja karyawan dan memilah-milah pertanyaan pekerjaan. Anda dapat menggunakan sistem untuk mengubah rencana SDM Anda atau mengukur kemajuan dari perubahan yang telah dibuat.
Perangkat Lunak Analisis Kompensasi dan Manfaat
Anda dapat menggunakan perangkat lunak seperti: Zenefit atau Dayforce HCM untuk membandingkan gaji dan tunjangan dengan opsi tunjangan populer dan tren ekonomi. Menggunakan perangkat lunak dapat membantu dalam proses perencanaan untuk mengonfirmasi apakah karyawan mendapatkan upah dan tunjangan yang selaras dengan tren industri yang lebih luas. Anda juga dapat menggunakan alat ini untuk meningkatkan kepuasan staf, mengurangi pergantian, dan meningkatkan kapasitas produktif.
Ada banyak alat yang tersedia yang dapat membantu Anda merencanakan dan mengelola tanggung jawab SDM Anda. Apakah Anda bekerja untuk perusahaan besar atau bisnis kecil, Anda dapat menemukan solusi untuk memenuhi anggaran Anda. Berhasil mengelola salah satu sumber daya Anda yang paling berharga, staf Anda, adalah faktor yang dapat membuat atau menghancurkan kesuksesan organisasi.
Apakah staf organisasi bekerja dari jarak jauh atau di kantor, ada alat yang dapat digunakan karyawan untuk memberi Anda gambaran yang jelas tentang bagaimana perasaan mereka tentang organisasi dan masa depan mereka di dalamnya. Apakah Anda terbiasa dengan aplikasi Google Workspace yang dapat membantu manajemen SDM Anda?
