Google Spreadsheet adalah alternatif yang bagus jika Anda tidak ingin membayar untuk Microsoft Excel. Google Spreadsheet adalah program spreadsheet yang gratis dengan rangkaian Editor Google Documents. Tidak seperti Excel, Google Spreadsheet juga berbasis cloud, artinya Anda dapat berbagi spreadsheet dengan siapa saja dan mengerjakannya secara kolaboratif secara bersamaan.
Salah satu penggunaan Google Sheets yang paling populer adalah sebagai alat manajemen proyek, namun Google Sheets tidak memiliki opsi untuk membuat Gantt Chart di Editor Bagan-nya. Namun demikian, ada solusi untuk melakukan ini untuk membantu Anda melacak proyek Anda. Kami akan menunjukkan caranya.
Kapan Menggunakan Gantt Chart
Bagan Gantt digunakan oleh manajer proyek di hampir semua metodologi manajemen proyek yang paling populer. Meskipun pada dasarnya adalah bagan batang horizontal, bagan Gantt adalah cara yang bagus untuk memvisualisasikan kemajuan dan biasanya digunakan untuk memecah proyek besar menjadi bagian yang lebih mudah dikelola.
Bagan Gantt juga membantu jika proyek Anda mengharuskan Anda untuk melaporkan pada tonggak tertentu atau jika proyek Anda melibatkan banyak orang.
Cara Membuat Gantt Chart di Google Sheets
Sayangnya, tidak ada tombol yang dapat Anda tekan di Google Sheets yang akan membuat bagan Gantt untuk Anda, tetapi itu tidak akan menghentikan Anda dari membangun papan manajemen proyek fungsional di Google Spreadsheet. Jika Anda ingin membuat bagan Gantt di Spreadsheet, ada dua cara untuk melakukannya.
1. Cara Mudah Membuat Gantt Chart di Spreadsheet—Templat
Cara termudah untuk membuat bagan Gantt di Google Spreadsheet adalah dengan template yang sudah jadi. Template melakukan sebagian besar kerja keras untuk Anda, sehingga Anda dapat fokus menyempurnakan bagan Gantt Anda daripada membangunnya dari awal.
Anda dapat menemukan template bagan Gantt di Google Drive Anda dengan membuat Google Sheet baru dari template. Untuk melakukan ini, buka Google Drive Anda dan pilih + Baru, lalu pilih Google Spreadsheet, lalu pilih Dari template.
Ini akan membuka galeri template. Di dalam galeri template, gulir ke bawah ke bagian berjudul Manajemen proyek, dan Anda akan menemukan template berjudul Gantt chart oleh Smartsheet.
Jika template Smartsheet di atas tidak muncul untuk Anda, atau terlihat agak berlebihan, berikan ini templat bagan Gantt gratis oleh Penasihat Forbes mencoba. Ini jauh lebih mendasar tetapi akan menghemat banyak waktu.
2. Membuat Gantt Chart Dari Awal di Google Sheets
Jika Anda tidak ingin menggunakan templat untuk membuat bagan Gantt di Google Spreadsheet, Anda dapat membuatnya dari awal. Berikut cara membuat bagan Gantt menggunakan bagan batang bertumpuk di Google Spreadsheet.
Masukkan data proyek Anda di Google Spreadsheet baru. Ini perlu menyertakan nama setiap tugas dan tanggal mulai dan selesai.
Selanjutnya, Anda harus menghitung durasi setiap tugas. Untuk mempermudah penghitungan durasi setiap tugas, gunakan rumus dasar Google Sheet. Rumus juga akan memastikan bahwa setiap perubahan yang dibuat pada tanggal mulai dan akhir tugas Anda akan tercermin dalam bagan Gantt Anda yang telah selesai.
Gunakan rumus ini untuk menghitung durasi setiap tugas: Tanggal akhir – Tanggal mulai = Durasi.
Misalnya, jika tanggal mulai Anda di kolom B baris tiga dan tanggal akhir di kolom C baris tiga, Anda akan menggunakan rumus: =jumlah (C3-B3). Anda hanya perlu menulis rumus ini sekali dan kemudian dapat menyeretnya menggunakan kotak biru kecil di sudut. Ini akan menerapkan rumus ke semua data yang dipilih.
Jika Anda berjuang dengan dasar-dasar lembar Google, lihat beberapa tutorial kami yang lain.
Selanjutnya, Anda perlu membuat grafik batang bertumpuk. Untuk melakukan ini, ada baiknya membuat tabel kedua yang menampilkan nama tugas Anda, hari dimulainya, dan durasinya.
Sorot tabel kedua Anda yang menampilkan nama tugas, hari mulai, dan durasi Anda, lalu pilih Memasukkan, lalu Bagan. Jika Google Spreadsheet belum secara otomatis memilih grafik batang bertumpuk, Anda dapat mengubah jenis grafik secara manual.
Saat ini, Anda memiliki bagan batang bertumpuk, tetapi seperti yang Anda lihat, itu tidak terlihat seperti bagan Gantt. Untuk membuat bagan batang ini terlihat dan terasa lebih seperti bagan Gantt, Anda perlu membuat beberapa perubahan pada pengaturan bagan Anda.
Pertama, Anda harus menghapus bagian biru dari bilah bertumpuk, yang menunjukkan hari mulai untuk setiap tugas. Untuk melakukan ini, klik dua kali grafik untuk membuka Editor bagan dan kemudian klik pada bagian biru dari grafik.
Ini akan membuka Pengaturan seri. Anda tidak dapat menghapus bilah biru sama sekali, tetapi Anda dapat membuatnya tidak terlihat dengan mengubah opacity dari 100% menjadi 0%.
Sekarang, Anda tidak dapat melihatnya, tetapi mereka masih menyimpan bagian merah penting dari diagram batang Anda di tempat yang seharusnya.
Selanjutnya, Anda perlu menghapus legenda dari bagan Anda. Klik label di bagian atas bagan Anda, lalu ubah posisinya dari atas ke tidak ada. Anda juga dapat menghapus legenda dengan mengetuk menghapus tombol pada keyboard Anda.
Terakhir, beri judul Gantt chart Anda dengan mengklik dua kali judul yang ada dan membuat perubahan Anda. Anda juga dapat menghapus judul sumbu dengan mengkliknya lalu mengetuk menghapus pada keyboard Anda.
Jika Anda bukan penggemar warna merah, ubah warna bilah merah dengan mengklik salah satunya dan kemudian memilih yang baru Isi warna.
Sekarang Anda memiliki bagan Gantt yang akan diperbarui secara otomatis saat Anda mengubah tanggal mulai atau akhir tugas yang diberikan.
Mengelola Proyek di Google Spreadsheet
Anda sekarang tahu cara membuat bagan Gantt di Google Spreadsheet. Baik Anda memilih untuk menggunakan template atau membuat bagan Gantt dari awal, kini Anda siap mengelola proyek menggunakan Spreadsheet.
Alat manajemen proyek seperti Asana dapat membuat bagan Gantt untuk Anda, tetapi juga merupakan program berbayar. Google Spreadsheet sepenuhnya gratis, jadi ada baiknya mempelajari cara mengelola proyek di Google Drive jika Anda tidak memiliki anggaran besar untuk perangkat lunak manajemen proyek.
