Ini akan memakan banyak waktu jika Anda perlu mengirim banyak email yang dipersonalisasi secara manual. Untung ada Mail Merge—add-on Google Sheet yang memungkinkan Anda menggunakan database untuk mengirim ledakan email khusus dengan cepat. Setelah Anda menyiapkan add-on di lembar Google Anda, Anda hanya perlu menyiapkan template email dengan placeholder, dan Anda siap melakukannya.
Manfaatkan fitur ini jika Anda perlu mengirim banyak email bertarget tetapi tidak ingin berkomitmen pada solusi pemasaran otomatis. Lihat cara menyiapkan dan menggunakan Gabungan Surat di Google Spreadsheet.
Cara Menggunakan Gabungan Surat di Google Spreadsheet
Kami membagi langkah-langkah menggunakan Gabungan Surat di Google Spreadsheet menjadi tiga bagian, dengan beberapa langkah untuk masing-masing bagian.
Ikuti petunjuk di bawah ini dengan cermat untuk memahami proses dan menerapkannya dengan sukses.
Bagian 1: Instal Gabungan Surat
Hal pertama yang perlu Anda lakukan untuk memulai adalah menginstal Mail Merge.
Cukup menuju ke Gabungan Surat di Google Workspace Marketplace dan tekan Install tombol. Pilih Melanjutkan dalam konfirmasi konfirmasi.
Kemudian, pilih akun email pilihan Anda dan klik Mengizinkan untuk memastikan add-on memiliki akses yang diperlukan. Setelah proses instalasi selesai, atur fitur di Google Spreadsheet.
Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk melanjutkannya:
- Luncurkan Google Spreadsheet dan klik pada Tab ekstensi di menu pita.
- Memilih Menggabungkan suratdengan Lampiran dari menu konteks dan klik pada Aktifkan Gabungan Surat.
- Setelah ekstensi diaktifkan, navigasikan ke Gabungan Surat dengan Lampiran > Buat Lembar Gabung.
- Anda sekarang akan melihat templat gabungan dengan kolom seperti Nama depan, Nama belakang, Alamat Email, Data terjadwal, dll. dalam lembar kerja. Anda dapat memasukkan informasi secara manual untuk memulai, serta menambahkan lebih banyak kolom sesuai dengan preferensi Anda.
- Jika Anda ingin menambahkan kontak Google Anda ke spreadsheet, buka Gabungan Surat dengan Lampiran di tab Ekstensi dan pilih Impor Google Kontak.
- Dalam dialog berikut, pilih grup kontak lalu tekan tombol ImporKontak tombol.
Setelah kontak diekspor, Anda dapat segera memulai. Yang sangat kami sukai dari ekstensi Mail Merge with Attachments adalah Anda dapat menjadwalkan email sesuai preferensi Anda, seperti mengirimkan pengingat pada hari Senin ke satu batch dan Rabu ke lain. Namun, pastikan Anda menggunakan format tanggal dan waktu hh/bb/tttt jj: mm untuk bagian ini untuk menghindari kesalahan.
Kedua, Anda dapat menyisipkan lampiran dalam bentuk tautan untuk pengguna tertentu. Cukup buka Google Drive Anda dan salin tautan ke file yang ingin Anda bagikan. Masukkan tautan itu di Lampiran File tab, dan Anda siap melakukannya. Saat Anda melakukannya, Anda juga bisa gunakan warna alternatif di Google Spreadsheet atau ubah seluruh tema untuk menghidupkan dokumen Anda.
Langkah 2: Buat Template
Setelah Anda menyiapkan Google Sheet, sekarang saatnya membuat template email untuk penerima.
Kami akan menggunakan {{field name}} sebagai placeholder dalam metode ini.
Inilah yang perlu Anda lakukan:
- Buka tab Ekstensi di Google Spreadsheet dan Gabungan Surat dengan Lampiran > Konfigurasikan Gabungan Surat.
- Memilih Buat Template Email dari opsi yang tersedia, lalu klik pada Sunting tombol di sebelah opsi Gunakan editor visual.
- Ketik subjek email di bidang subjek. Anda dapat menambahkan placeholder seperti {{First Name}}.
- Kemudian, tambahkan badan email menggunakan metode yang sama. Jika Anda mengirim email ke beberapa penerima untuk tujuan yang sama (seperti pengingat rapat), Anda juga dapat melampirkan file dalam draf.
- Klik Menyimpan untuk menggunakan draf ini di masa mendatang.
Langkah 3: Uji Fiturnya
Setelah spreadsheet dan draf email siap, Anda dapat mulai mengirim email. Namun sebelum Anda mulai mengirimkannya ke orang sungguhan, Anda dapat menginstruksikan Gabungan Surat dengan Lampiran untuk mengirimi Anda email percobaan.
Inilah cara Anda menguji apakah add-on berfungsi dengan baik:
- Perluas Kirim Kampanye Email bagian menu konteks yang Anda buka sebelumnya.
- Klik Kirim email percobaan pilihan dan pilih Pergi.
Anda sekarang akan menerima email percobaan di akun Gmail yang Anda daftarkan. Jika semuanya baik-baik saja, Anda dapat memilih Jalankan Gabungan Surat waktu berikutnya untuk melanjutkan.
Kirim Email Khusus Dengan Google Spreadsheet dan Gabungan Surat
Sekarang, Anda seharusnya sudah dapat menyiapkan ekstensi Gabungan Surat di Google Spreadsheet dan menggunakannya secara efisien untuk bekerja, terutama untuk tugas pemasaran. Kapan pun Anda ingin berhenti menggunakan fitur ini di masa mendatang, Anda dapat kembali ke halaman Google Marketplace dari Gabungan Surat dan klik tombol Copot pemasangan.
