Manajer proyek mengevaluasi proyek mereka untuk melihat apakah proyek memenuhi tujuan dan sasaran perusahaan dan tim. Mengevaluasi proyek setelah selesai dapat membantu Anda lebih memahami dampaknya dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.
Evaluasi proyek sangat penting untuk setiap proyek karena dapat memberikan wawasan dan pelajaran untuk proyek-proyek masa depan. Setelah Anda menyelesaikan proses evaluasi proyek, berbagi temuan Anda dengan pemangku kepentingan dan anggota tim Anda sangat penting. Meskipun ada banyak metode untuk mengevaluasi sebuah proyek, berikut adalah langkah-langkah dasar yang perlu Anda ambil, terlepas dari cara yang Anda pilih.
1. Kembangkan Rencana Evaluasi
Saat Anda membuat proyek Anda, Anda harus mempertimbangkan tujuan dan sasaran yang ingin Anda capai dan membaginya dengan tim Anda, memberi mereka jalan yang jelas ke depan. Sasaran dan sasaran yang Anda tentukan dapat membantu Anda memilih metode evaluasi proyek yang ingin Anda gunakan.
Misalnya, jika tujuan proyek adalah untuk meningkatkan produktivitas tim, Anda mungkin ingin meninjau data terkait penyelesaian tugas sebagai alat untuk mengevaluasi tingkat produktivitas. Anda mungkin tertarik untuk belajar
cara menetapkan pencapaian proyek untuk peningkatan produktivitas.2. Pilih Sumber Evaluasi & Persiapan Implementasi
Langkah pertama adalah memilih bagaimana Anda ingin mengumpulkan data untuk evaluasi. Anda dapat memutuskan untuk menggunakan wawancara, kelompok fokus, survei, studi kasus, atau observasi. Pilih alat evaluasi yang sesuai dengan orang yang Anda cari untuk mendapatkan info, yang berarti mengidentifikasi orang yang ingin Anda sertakan.
Apakah Anda berencana untuk mewawancarai atau mensurvei orang, Anda harus mempersiapkan pertanyaan sebelumnya. Jika Anda menggunakan grup fokus, Anda harus mengirim undangan, memilih tanggal, dan membuat daftar pertanyaan.
Setelah Anda memilih sumber evaluasi dan siap untuk diterapkan, Anda harus membagikan jadwal terperinci dan mendelegasikan tugas, sehingga tim Anda siap untuk langkah berikutnya. Jika Anda tidak yakin tentang menetapkan siapa yang melakukan apa, Anda mungkin tertarik untuk mempelajarinya tips terbaik untuk menentukan peran dan tanggung jawab tim.
3. Terapkan Evaluasi Proyek
Saat proyek sedang berlangsung, pemantauan semua elemen sangat penting untuk memastikannya sesuai anggaran dan berjalan sesuai jadwal. Akan sangat membantu untuk membuat laporan status yang Anda bagikan dengan tim, sehingga semua orang mengetahui status proyek dengan jelas.
Proses implementasi berbeda berdasarkan alat evaluasi dan metode yang Anda pilih. Ini akan membantu jika Anda berfokus pada:
- Evaluasi pra-proyek: Di sinilah Anda mengembangkan tujuan dan sasaran proyek yang akan Anda gunakan untuk menentukan kelayakan proyek.
- Evaluasi berkelanjutan: Memantau detail seperti anggaran, kualitas pekerjaan, dan jadwal.
- Evaluasi pasca proyek: Mengukur keberhasilan proyek berdasarkan hasil dan dampak.
4. Tinjau Data
Setelah Anda mengumpulkan data untuk evaluasi, saatnya untuk menganalisis kelemahan, kekuatan, dan tren. Ini juga merupakan kesempatan untuk memverifikasi apakah proyek hampir mencapai tujuan dan sasaran yang ditetapkan di awal. Anda dapat menggunakan tujuan dan sasaran tim untuk menerjemahkan data yang diterima untuk langkah selanjutnya.
5. Buat Laporan untuk Tim Anda
Setelah Anda menyelesaikan analisis data, Anda perlu meringkas hasil evaluasi. Anda harus memilih format yang memenuhi kebutuhan pembaca, yaitu pemangku kepentingan dan anggota tim Anda.
Setelah menyelesaikan setiap proyek, memberikan laporan tentang evaluasi proyek Anda adalah kebiasaan yang berharga. Ini dapat membawa perhatian ke area yang perlu ditingkatkan, menampilkan dampak yang disengaja dan tidak disengaja, dan menentukan apakah tim memenuhi tujuan dan sasarannya atau tidak. Sebelum menulis laporan Anda, Anda mungkin tertarik untuk mempelajari jenis laporan manajemen proyek terbaik yang harus Anda ketahui.
6. Diskusikan Langkah Selanjutnya
Langkah terakhir dalam proses evaluasi proyek adalah membahas langkah selanjutnya berdasarkan temuan. Sangat penting untuk memulai diskusi tentang hasil evaluasi.
Sebuah diskusi dapat menginspirasi ide-ide inovatif untuk meningkatkan tim, memperkuat komunikasi, dan saran cepat untuk meningkatkan proyek-proyek masa depan. Jika Anda ingin laporan Anda menonjol bagi pemangku kepentingan dan mendapatkan perhatian tim Anda, Anda mungkin ingin melihat bagaimana Anda dapat memasukkan tips terbaik untuk membuat laporan proyek Anda menonjol.
Berikut ini adalah alat yang dapat Anda gunakan untuk evaluasi proyek Anda. Anda mungkin menemukan bahwa beberapa lebih cocok untuk proyek Anda daripada yang lain.
1. Survei
Survei adalah alat evaluasi yang memungkinkan Anda untuk menentukan bagaimana perasaan sekelompok orang sebelum proyek dimulai dan kemudian mensurvei mereka sesudahnya. Proses evaluasi ini dapat mengukur berbagai hal, antara lain harga diri, preferensi, prestasi, dan sikap.
Akan lebih baik jika Anda mensurvei anggota audiens target Anda. Anda dapat melihat apakah perasaan orang berubah secara positif setelah proyek selesai, dan jika itu adalah tujuan proyek, maka Anda tahu bahwa Anda telah mencapainya. Anda dapat melakukan survei dengan berbagai cara, termasuk melalui telepon, kertas, atau secara elektronik.
2. Pengamatan
Observasi memungkinkan Anda untuk menilai atau memantau situasi atau proses sambil mendokumentasikan apa yang dilihat dan didengar oleh pengamat. Melihat perilaku dan tindakan dalam konteks alami dapat memberikan wawasan dan pemahaman tentang objek yang Anda evaluasi. Saat menggunakan observasi, sangat penting untuk menggunakan pendekatan yang konsisten dan sistematis saat Anda mengumpulkan data.
3. Studi kasus
Studi kasus dapat memberikan kedalaman lebih dari alat evaluasi lainnya. Ketika Anda melakukan studi kasus, Anda fokus pada kelompok tertentu dalam komunitas, desa, orang, atau bagian dari kelompok yang lebih luas. Anda dapat menggunakan studi kasus untuk mengilustrasikan tren atau menunjukkan perbedaan yang mencolok.
Analisis studi kasus membutuhkan tema dan hasil yang menarik untuk membantu memprediksi tren masa depan, menyoroti masalah tersembunyi, atau memberikan pemahaman tentang masalah penting dengan kejelasan yang lebih besar.
4. Wawancara
Wawancara dapat menjadi alat evaluasi kualitatif atau kuantitatif, tergantung bagaimana Anda menggunakannya. Prosesnya melibatkan percakapan antara pewawancara dan orang yang menjawab pertanyaan.
Anda dapat menggunakan wawancara untuk mengumpulkan informasi dan data naratif untuk lebih memahami pandangan dunia, perspektif, dan opini unik responden. Ada berbagai jenis teknik dan pendekatan wawancara, termasuk:
- Wawancara terstruktur: Ini adalah penyelidikan kuantitatif, seringkali penelitian berbasis survei dengan pertanyaan standar dalam format kuesioner. Tanggapan biasanya dalam struktur daftar pilihan ganda dan tidak terbuka.
- Semi terstruktur: Sesuai dengan namanya, ini adalah kerangka campuran dari tema umum dan pertanyaan yang telah ditetapkan sebelumnya yang dapat disesuaikan dengan konteks sesi wawancara. Pewawancara bebas untuk menghilangkan pertanyaan dan bermain dengan urutan pertanyaan yang mereka ajukan, dan pertanyaannya beragam, terbuka dan tertutup.
- Tidak terstruktur: Format ini bersifat informal atau percakapan, di mana semua pertanyaan bersifat terbuka.
5. Grup fokus
Kelompok fokus adalah wawancara kelompok yang Anda rancang untuk mengeksplorasi sikap orang tentang subjek tertentu. Mereka adalah cara terbaik untuk menemukan masalah paling umum bagi kelompok atau komunitas ketika informasi terbatas.
Untuk melakukan kelompok fokus, Anda harus memastikan bahwa Anda memiliki fasilitator yang cakap dan bahwa Anda telah merencanakannya dengan baik. Kelompok fokus dapat menyampaikan informasi rinci tentang isu-isu yang menyangkut komunitas atau demografi tertentu.
Apakah Anda Siap untuk Evaluasi Proyek Berikutnya?
Evaluasi adalah bagian penting dari proyek apa pun, dan evaluasi membantu Anda mengonfirmasi apakah Anda telah memenuhi tujuan dan sasaran proyek Anda dan dapat membantu Anda menetapkan praktik terbaik untuk proyek masa depan. Jika Anda tidak meninjau apa yang berhasil dan apa yang tidak setelah setiap proyek, Anda membiarkan diri Anda terbuka untuk mengulangi kesalahan yang mahal.
Jika Anda sedang mencari cara untuk merampingkan proyek masa depan Anda, Anda dapat mempertimbangkan untuk menggunakan perangkat lunak manajemen proyek jika Anda belum melakukannya. Anda mungkin ingin membaca beberapa informasi tentang cara memulai jika mencoba perangkat lunak baru terasa menakutkan.
