Jika Anda pernah mendeklarasikan lemari, Anda tahu betapa mudahnya menemukan barang-barang Anda setelahnya. Bukan hanya karena ada lebih sedikit yang harus dilalui, tetapi karena Anda telah menghapus apa pun yang tidak lagi Anda gunakan atau bukan milik Anda.
Hal yang sama berlaku untuk alat manajemen proyek Anda. Anda menggunakannya untuk tetap di atas tugas Anda, tetapi terkadang memilah-milahnya atau di antara mereka bisa menjadi kontraproduktif.
Saat mempraktikkan minimalis dengan barang-barang Anda, Anda hanya dikelilingi oleh harta paling berharga dan favorit Anda. Jadi, mengapa Anda harus mengambil pendekatan minimalis untuk alat manajemen proyek Anda? Baca terus untuk mengetahuinya.
Bayangkan ini: Anda dan rekan kerja Anda menggunakan ClickUp untuk mengelola alur kerja kreatif Anda, Asana untuk mengirim permintaan proyek, dan Notion untuk yang lainnya. Meskipun Anda tahu di mana menemukan atau meletakkan semuanya, Anda perlu beralih di antara alat-alat untuk sampai ke sana. Lalu ada saat-saat ketika tugas jatuh di antaranya. Anda tidak dapat benar-benar menempatkannya di salah satu perangkat lunak, jadi Anda memilih satu dan perlu mengingatkan diri sendiri di mana itu.
Dengan tetap menggunakan satu perangkat lunak untuk semua proyek Anda, Anda menghemat waktu. Pikirkan seberapa sering Anda masuk atau keluar atau berpindah di antara beberapa. Belum lagi menggulir untuk hanya mengetahui informasi yang Anda butuhkan ada di tempat lain.
Pada pandangan pertama, Anda mungkin berpikir satu perangkat lunak tidak akan menangani semua kebutuhan Anda, tetapi yang seperti Notion, ClickUp, dan monday.com sangat dapat disesuaikan. Langkah pertama dalam memulai dengan perangkat lunak manajemen proyek apa pun adalah menentukan bagaimana Anda ingin menggunakannya. Dari sana, Anda dapat menggabungkan perencanaan dan kreativitas untuk menguraikan alur kerja dan papan proyek Anda.
Anda dan tim Anda berhasil. Anda hati-hati daftar setiap tugas dan pastikan untuk memasukkan rincian. Tetapi Anda sering mengklik tugas yang salah, dan halaman Anda terlalu panjang sehingga Anda tidak sabar saat menggulir.
Jika Anda menemukan papan proyek Anda terlalu panjang atau berantakan, ada solusi sederhana. Apakah setiap orang bertanggung jawab atas tugas mereka sendiri atau Anda menunjuk seseorang untuk merapikan semuanya, Anda ingin memastikan Anda tetap berada di atas pemeliharaan. Ini berarti:
- Pengarsipan tugas yang sudah selesai.
- Menghapus tugas duplikat.
- Hanya mencantumkan informasi yang relevan.
- Menempel dengan item saat ini.
- Memastikan data dan catatan up to date.
Dengan memeriksa dan merapikan secara teratur, menemukan apa yang Anda butuhkan akan sangat mudah.
3. Lebih Sedikit Fitur Berarti Lebih Sedikit Item untuk Dikelola
Ke menghindari kelelahan fitur saat menggunakan perangkat lunak manajemen proyek, penting untuk memiliki pemahaman yang kuat tentang apa yang ingin Anda lakukan dengannya—daripada membiarkan lonceng dan peluit program melakukannya untuk Anda. Widget atau integrasi yang tampaknya berguna sekarang bisa menjadi langkah tambahan dalam proses Anda.
Melihat bagaimana Anda telah menetapkan dan mengelola tugas akan membantu Anda menentukan fitur mana yang paling berguna dan mana yang hanya noise. Anda mungkin menemukan menggunakan fitur dasar seperti daftar perangkat lunak, alat komunikasi, dan pengingat cukup bermanfaat.
Dengan hanya menggunakan fitur yang paling berguna, tata letak papan atau alur kerja Anda juga akan lebih bersih dan lebih mudah dinavigasi.
Lebih Sedikit Berarti Lebih Banyak Produktivitas dan Fokus
Mengambil pendekatan minimalis untuk alat manajemen proyek Anda akan membantu Anda menghemat waktu menemukan apa yang Anda butuhkan, dan Anda akan memiliki informasi yang paling relevan dan terkini di depan Anda. Plus, Anda dapat melihat di mana Anda dan waktu Anda berada dalam sekejap.
Ini berarti membatasi jumlah alat yang Anda gunakan, menjaga papan tetap rapi dengan informasi terkini, dan hanya menggunakan fitur yang menguntungkan Anda.