Ide-ide baru untuk minggu kerja telah muncul ketika lebih banyak perusahaan mencoba memerangi kelelahan pekerja. Misalnya, satu eksperimen sosial mengubah minggu kerja 40 jam, lima hari menjadi 32 jam, empat hari kerja.
Sementara beberapa orang khawatir bahwa mengurangi jumlah jam kerja akan menurunkan produktivitas, itu belum tentu benar. Menurut laporan dari BBC, percobaan empat tahun dari 32 jam kerja seminggu menunjukkan bahwa "produktivitas tetap sama atau meningkat di sebagian besar tempat kerja."
Jika tempat kerja Anda mempertimbangkan untuk beralih ke minggu kerja 32 jam, ikuti lima langkah berikut untuk memaksimalkan produktivitas.
1. Atur Tugas
Untuk memastikan tugas penting adalah prioritas utama, buat daftar tugas Anda untuk hari itu (atau minggu, jika Anda ingin merencanakan sebelumnya). Melihat daftar, urutkan setiap tugas ke dalam tiga kategori: Prioritas utama, Prioritas sedang, dan Prioritas rendah.
Tugas berprioritas tinggi sangat penting untuk bisnis Anda yang harus segera diselesaikan. Tugas prioritas menengah harus diselesaikan segera tetapi dapat sedikit tertunda. Terakhir, tugas prioritas rendah adalah tugas yang perlu diselesaikan tetapi tidak segera.
Jika Anda tidak yakin bagaimana mengklasifikasikan tugas Anda, coba sistem tiga pukulan untuk memprioritaskan daftar tugas Anda.
Saat Anda membuat daftar dan mengurutkan tugas Anda, gunakan aplikasi catatan kolaboratif seperti Microsoft OneNote atau Google Keep sehingga seluruh tim Anda tahu pekerjaan apa yang harus mereka prioritaskan. Aplikasi catatan juga akan memungkinkan anggota tim Anda memberikan umpan balik tentang daftar prioritas sehingga Anda dapat memastikan pekerjaan penting diselesaikan terlebih dahulu.
2. Bagikan Kalender
Lanjutkan momentum kolaboratif yang Anda mulai dengan mengatur tugas dengan meminta tim Anda membagikan kalender mereka. Sebagian besar aplikasi kalender, seperti Microsoft Outlook dan Google Kalender, memungkinkan Anda berbagi jadwal dengan pengguna lain.
Kesadaran akan jadwal setiap orang adalah kunci untuk menjaga lingkungan yang produktif. Dengan berbagi kalender Anda dengan tim Anda, semua orang dapat melacak rapat tim yang penting dan memastikan mereka tidak mengganggu rekan kerja selama periode waktu terbatas.
Ini juga akan lebih mudah untuk memotong pertemuan yang tidak perlu. Mengetahui jadwal setiap orang akan memungkinkan Anda untuk mengetahui waktu bagi semua orang untuk bertemu daripada mengadakan beberapa pertemuan satu kali. Ini juga akan memungkinkan Anda melihat apakah subjek rapat sedang diulang.
3. Gunakan Aplikasi Timer (dan Dengarkan Mereka)
Dengan minggu kerja Anda berkurang 20%, setiap menit dalam sehari menjadi sumber daya yang lebih berharga. Untuk mengoptimalkan waktu Anda, Anda harus membuat jadwal untuk diri sendiri dan menaatinya. Blokir waktu di kalender Anda untuk setiap tugas yang perlu Anda selesaikan dan untuk rapat dan istirahat (karena Anda perlu mengambil istirahat yang cukup dan restoratif untuk menjadi yang terbaik).
Setelah Anda membuat jadwal, atur timer untuk setiap tugas. Beberapa aplikasi pengatur waktu populer termasuk Pomofokus dan Toggle. Apa pun aplikasi yang Anda pilih, pastikan untuk mendengarkannya. Saat pengatur waktu memberi tahu Anda untuk berhenti, Anda harus berhenti dan beralih ke tugas berikutnya, meskipun Anda belum menyelesaikannya.
Untuk mengatasi pekerjaan yang belum selesai, selalu tambahkan blok mengejar jadwal Anda. Blok catch-up adalah jumlah waktu yang Anda berikan pada diri sendiri untuk terus mengerjakan tugas yang tidak sempat Anda selesaikan. Menambahkan satu akan memungkinkan Anda untuk tetap di jalur untuk menyelesaikan semua pekerjaan Anda.
4. Gunakan Sistem Penyimpanan Cloud
Berbagi dokumen sangat penting untuk bisnis apa pun. Untungnya hari-hari sistem penyimpanan hard-copy, yang aksesibilitasnya terbatas, sudah lama berlalu. Namun dalam lingkungan kerja 32 jam, tidak sembarang sistem penyimpanan digital dapat melakukannya.
Pastikan tim Anda berbagi dokumen di lingkungan berbagi awan, seperti OneDrive atau google Drive. Saat Anda menghosting dokumen di lingkungan lokal, akses terbatas, yang memperlambat alur kerja. Sistem penyimpanan cloud memungkinkan semua orang mengakses materi yang diperlukan, mencegah hambatan kecepatan di hari kerja.
Sistem penyimpanan cloud juga memungkinkan setiap orang untuk melacak kemajuan pekerjaan, yang membantu upaya proyek kolaboratif lintas. Namun, untuk membuat sistem penyimpanan cloud Anda dapat diakses, atur dan bersihkan penyimpanan cloud Anda dari waktu ke waktu. Dengan cara ini, Anda dan anggota tim Anda tidak akan membuang waktu menyortir folder dan file usang untuk menemukan apa yang Anda butuhkan.
5. Lacak Hari Anda di Spreadsheet
Selain memblokir waktu di kalender Anda, catat tugas harian Anda di spreadsheet menggunakan program seperti Microsoft Excel atau Google Spreadsheet. Catat setiap tugas dan berapa banyak waktu yang Anda butuhkan untuk pekerjaan itu.
Saat merekam waktu untuk suatu tugas, jangan hanya meletakkan apa yang telah Anda blokir di kalender Anda. Sebaliknya, jika Anda membutuhkan lebih banyak waktu untuk menyelesaikan tugas, tulislah. Mengetahui total waktu yang Anda habiskan untuk suatu tugas sangat penting untuk mengetahui cara mengoptimalkan hari Anda.
Setelah seminggu melacak waktu yang dihabiskan untuk tugas harian Anda, lihat bagaimana waktu Anda tersebar di daftar tugas yang harus Anda selesaikan. Pelajari daftarnya dan tanyakan pada diri Anda apa yang tertulis di dalamnya. Di mana Anda menghabiskan sebagian besar waktu Anda? Tugas apa yang memakan waktu lebih lama dari yang diharapkan? Di mana Anda dapat mengurangi waktu yang dihabiskan?
Pelacakan dan pertanyaan ini akan memungkinkan Anda untuk lebih memahami bagaimana waktu Anda digunakan sepanjang hari. Mengetahui di mana waktu Anda dihabiskan akan membuat Anda mengetahui apa yang dapat dipotong, didelegasikan, dan membutuhkan lebih banyak perhatian.
Maksimalkan Minggu Kerja 32 Jam Anda
Untuk memaksimalkan produktivitas selama 32 jam kerja dalam seminggu, ingatlah untuk mengatur tugas, berbagi kalender, menggunakan aplikasi pengatur waktu, menggunakan penyimpanan cloud, dan melacak hari Anda. Lima langkah ini adalah perubahan kecil pada hari kerja Anda yang akan berdampak signifikan pada minggu kerja Anda.
Penting untuk diingat bahwa kehilangan delapan jam dalam seminggu tidak berarti Anda harus kehilangan hasil kerja Anda. Sebaliknya, mengubah ke minggu kerja empat hari dapat memotivasi tim Anda untuk bekerja lebih keras.
Produktivitas tidak selalu tentang waktu yang Anda miliki; ini tentang bagaimana Anda menggunakan waktu itu.
