Apakah Anda penggemar rapat atau tidak, Anda tidak dapat menyangkal betapa pentingnya rapat tersebut bagi keberhasilan tim. Melakukan pertemuan membuat para pemimpin mendapat informasi tentang kemajuan dan perjuangan bawahan mereka dan membantu anggota tim merasa disertakan dan didengar.
Salah satu alat terbaik untuk menjadwalkan rapat adalah Microsoft Teams. Dalam posting ini, kami akan membahas bagaimana Anda dapat melakukannya menggunakan desktop/web dan aplikasi seluler Microsoft Teams.
Cara Menjadwalkan Rapat di Microsoft Teams di Desktop atau Aplikasi Web
Sebelum melakukannya, pertama dan terutama, pastikan Anda sudah selesai menginstal Microsoft Teams di Windows 10/11 atau di perangkat Mac Anda. Anda juga cukup masuk ke aplikasi web Teams dari browser Anda. Setelah selesai, jadwalkan rapat dari PC Anda menggunakan salah satu dari tiga metode.
Melalui Kalender
Di panel sebelah kiri aplikasi, buka Kalender. Pilih Pertemuan baru tombol yang terletak di sudut kanan atas. Atau, Anda dapat mengklik tanggal dan waktu apa pun di kalender Anda. Ini akan membuka formulir Rapat Baru. Isi blok yang diperlukan:
- Judul pertemuan
- Wajib hadir
- Tanggal dan waktu (mengklik tanggal dan waktu di kalender akan mengisikan detail ini sebelumnya)
Anda juga dapat menambahkan informasi tambahan tentang rapat di kotak editor di bagian bawah halaman. Setelah selesai, cukup pilih Menyimpan tombol di sudut kanan atas. Peserta Anda akan secara otomatis menerima email tentang rapat terjadwal.
Melalui Saluran
Jika Anda menggunakan langganan berbayar di Teams, Anda bisa menjadwalkan rapat dari saluran milik Anda. Ini memungkinkan semua orang di saluran untuk mengakses dan berpartisipasi dalam rapat. Untuk melakukannya, ikuti langkah-langkah yang diuraikan di bawah ini:
- Pergi ke tim tab di panel sisi kiri.
- Pilih tim tempat Anda ingin menjadwalkan rapat.
- Di dalam tim Anda, pergi ke Umum saluran atau jika Anda memiliki beberapa saluran, pilih salah satu.
- Klik panah tarik-turun di sudut kanan atas di sebelah Bertemu tombol.
- Memilih Jadwalkan pertemuan.
- Isi rincian yang diperlukan dalam formulir Rapat Baru.
- Memukul Kirim.
Melalui Percakapan Obrolan
Jika Anda ingin menjadwalkan pertemuan satu lawan satu, Anda dapat melakukannya dari obrolan. Cukup buka kotak obrolan Anda, dan klik percakapan dengan siapa Anda ingin mengatur pertemuan. Kemudian, pilih Jadwalkan ikon rapat di bawah bidang teks pesan. Ini akan membuka formulir Rapat Baru dengan peserta yang diperlukan telah diisi sebelumnya.
Perhatikan bahwa metode ini hanya berfungsi di langganan berbayar dan dengan orang-orang di dalam organisasi Anda. Setelah menjadwalkan pertemuan Anda, Anda kemudian dapat bergabung dengan rapat Microsoft Teams Anda melalui telepon atau desktop pada tanggal yang ditentukan.
Cara Menjadwalkan Rapat di Aplikasi Seluler Microsoft Teams
Baik Anda menggunakan Teams versi gratis atau berbayar, Anda dapat menjadwalkan rapat dari aplikasi seluler di Android atau iOS perangkat. Berikut adalah langkah-langkah untuk melakukannya:
- Luncurkan aplikasi dan buka Kalender tab di bagian bawah layar.
- Pilih + ikon untuk membuka formulir Rapat Baru.
- Buat judul untuk rapat Anda.
- Ketuk Tambahkan peserta untuk menambahkan peserta yang diperlukan.
- Tetapkan tanggal dan waktu.
- (Opsional) Masukkan lokasi rapat di bidang teks Lokasi dan detail tambahan lainnya di bidang teks Deskripsi.
- Ketuk Tanda cek di pojok kanan atas untuk menyelesaikan.
Dapatkah saya Mengundang Peserta Eksternal ke Rapat Tim?
Jawaban singkatnya adalah ya, orang di luar organisasi Anda dapat diundang ke rapat Microsoft Teams. Yang perlu Anda lakukan adalah menambahkan alamat email mereka ke daftar peserta, dan mereka akan menerima email tentang detail rapat.
Cara Mudah Menggabungkan Tim Anda
Menjadwalkan rapat hanyalah salah satu dari banyak fungsi Microsoft Teams. Ini adalah aplikasi yang berguna untuk tetap berhubungan dengan rekan kerja Anda, berbagi file dengan mereka, dan membuat grup. Karena pekerjaan jarak jauh menjadi semakin umum, Microsoft Teams akan menjadi salah satu alat terpenting yang harus dimiliki.