Jika Anda adalah bagian dari tim yang besar atau sibuk, ada kemungkinan Anda berbagi file Google Drive di antara Anda sendiri. Bergantung pada ukuran tim Anda, ini bisa berarti lusinan file sehari.
Setelah beberapa saat, Anda bisa mendapatkan ratusan atau ribuan file di Google Drive Anda. Dalam artikel ini, Anda akan mempelajari cara mengelola file Google Drive yang dibagikan untuk mencegah kekacauan.
Mengelola File Google Drive "Dibagikan Dengan Saya" Anda
Hal-hal yang dapat Anda lihat di bagian "Dibagikan dengan saya" di Google Drive termasuk file dan folder yang dibagikan dengan Anda dan file yang dibagikan dengan tautan yang telah Anda buka.
Selain itu, Anda juga dapat menemukan detail tentang file yang dibagikan dengan Anda di bawah koleksi "Dibagikan dengan saya": Detail ini meliputi: nama file atau folder, jenis file, mis., Dokumen atau Spreadsheet, orang yang membagikannya dengan Anda, dan tanggal dibagikan Anda.
Kami telah membahas cara menggunakan file bersama di Google Drive. Sekarang mari kita lihat berbagai cara mengelola file bersama di Google Drive.
1. Beralih Dari Tata Letak Kotak ke Tata Letak Daftar
Google Drive memungkinkan Anda melihat file dalam tata letak kisi atau tata letak daftar. Secara default, ini diatur ke tata letak kisi. Namun, tata letak kisi menampilkan file Anda sebagai kartu persegi besar.
Meskipun tata letak kisi menawarkan pratinjau cepat, tata letak ini dapat dengan cepat menghabiskan ruang yang signifikan di layar Anda. Dengan demikian, hanya memungkinkan Anda untuk melihat beberapa file per waktu. Ini mungkin mengharuskan Anda untuk terus menggulir untuk sementara waktu untuk mencapai file yang lebih jauh ke bawah.
Dengan tata letak daftar, di sisi lain, file dan folder Anda terdaftar secara kronologis menawarkan pandangan sekilas, tetapi dengan detail yang lebih sedikit. Ini dapat membantu jika Anda memiliki arsip file yang besar untuk disortir.
Cara Mengubah Tata Letak Drive
Untuk mengubah tata letak:
- Pergi ke Anda google Drive dan masuk jika Anda belum melakukannya.
- Klik Dibagikan dengan saya di panel kiri.
- Navigasi ke Tata Letak (ikon seperti tabel) di paling kanan Anda, tepat di bawah ikon roda gigi pengaturan, dan klik di atasnya.
Ini akan mengalihkan tata letak Anda dari kisi ke daftar. Anda selalu dapat mengubahnya kapan saja dengan mengeklik lagi kotak tata letak. Ingatlah bahwa pilihan tata letak Anda dapat memengaruhi visibilitas dan aksesibilitas file atau folder di "Dibagikan dengan saya".
2. Atur File dengan Menambahkan Pintasan ke Drive
Cara lain untuk mengelola file bersama Anda adalah dengan menambahkan pintasan ke file tersebut atau mengaturnya ke dalam folder. Dengan mengelompokkan file serupa ke dalam folder, Anda mempermudah untuk menemukan jenis file tertentu yang telah dibagikan orang lain dengan Anda.
Anda dapat menambahkan file ke folder "Drive Saya", folder "Komputer", ke "Berbintang", atau cukup buat folder baru. Anda juga bisa kode warna folder Google Drive Anda untuk identifikasi lebih mudah.
Cara Menambahkan File ke Pintasan di Drive
Berikut cara memindahkan file "Dibagikan dengan saya" ke dalam folder.
- Pergi ke Anda google Drive Akun.
- Klik Dibagikan dengan saya.
- Klik kanan pada file yang ingin Anda pindahkan ke folder.
- Klik Tambahkan pintasan ke Drive.
- Klik panah maju di sebelah kanan Drive saya.
- Klik pada Folder baru tombol di kiri bawah.
- Beri nama folder dan klik centang biru, dan selesai.
Anda sekarang dapat mulai memindahkan file yang dibagikan ke folder ini. Untuk mengakses file yang dipindahkan, cukup klik Drive Saya, Komputer, atau Berbintang. Jika Anda membuat folder baru, Anda dapat menemukannya di dalam "Drive Saya".
3. Hapus File atau Folder yang Tidak Lagi Anda Gunakan
Meskipun ini mungkin terdengar sederhana, Anda sebenarnya ingin berpikir dua kali sebelum menghapus file atau folder yang dibagikan dengan Anda. Ini karena file yang dibagikan dengan Anda bukan milik Anda.
Namun, Jika file atau folder telah melampaui kegunaannya, Anda dapat melanjutkan dan menghapusnya. Dia salah satu cara untuk membersihkan Google Drive secara umum. Menghapus file bersama tidak menghapusnya dari Google Drive pemilik.
Tetapi jika, karena alasan apa pun, Anda perlu menggunakan kembali file bersama yang dihapus, Anda harus meminta pemiliknya untuk membagikannya kembali. Jika tidak, lakukan ini hanya jika Anda yakin tidak akan membutuhkan file itu lagi.
Cara Menghapus File "Dibagikan Dengan Saya" di Google Drive
Untuk menghapus file atau folder bersama:
- Pergi ke Anda google Drive Akun.
- Klik Dibagikan dengan saya dan arahkan ke bagian file.
- Klik kanan pada file atau folder yang ingin Anda hapus.
- Gulir ke bawah opsi menu dan klik Menghapus.
Setelah Anda menghapus file yang dibagikan, jika Anda membukanya kembali, file tersebut akan muncul kembali di "Dibagikan dengan saya". Ini mungkin juga muncul dalam hasil ketika Anda cari file di Drive.
4. Cadangkan File yang Dibagikan Dengan Saya
Meskipun Google Drive menawarkan penyimpanan cloud gratis, ia memiliki alokasi 15GB, dan konten "Dibagikan dengan saya" Anda diperhitungkan dalam batas ini. Oleh karena itu, jika Anda menduga bahwa file "Dibagikan dengan saya" melampaui batas ini, Anda dapat menghapusnya.
Tetapi sebelum Anda menghapusnya, pastikan untuk mengunduh dan mencadangkannya terlebih dahulu ke penyimpanan eksternal jika Anda memerlukannya di masa mendatang. Lebih baik lagi, beli penyimpanan dari Google.
Paket penyimpanan cloud berbayar Google mulai dari 100GB untuk dasar hingga 2TB untuk premium. Mereka juga datang dengan fasilitas tambahan seperti akses ke pakar Google, kemampuan untuk berbagi hingga lima orang, dan manfaat anggota tambahan.
Cara Mencadangkan File "Dibagikan Dengan Saya"
Untuk mengunduh file "Dibagikan dengan saya":
- Pergi ke Anda Dibagikan dengan saya bagian.
- Klik kanan pada file yang ingin Anda unduh.
- Gulir ke bawah opsi menu dan klik Unduh.
Jika penyimpanan di akun Anda hampir habis, Anda mungkin perlu membeli lebih banyak lagi. Berikut cara membeli penyimpanan Google:
- Pergi ke Anda google Drive Akun.
- Gulir ke bagian bawah panel kiri.
- Klik Beli penyimpanan.
Anda akan diarahkan ke halaman pembayaran, tempat Anda dapat menentukan pilihan dan melakukan pembayaran.
Cara Menghapus Diri Anda Dari File Bersama di Google Drive
Dengan asumsi seseorang menambahkan Anda ke dokumen atau folder tanpa izin Anda, Anda dapat dengan mudah menghapus diri sendiri dari file bersama. Berikut caranya:
- Luncurkan aplikasi Drive di ponsel Anda.
- Ketuk pada Bersama tombol.
- Ketuk tombol tiga titik (Tindakan lainnya) di samping file atau folder yang ingin Anda hapus sendiri.3 Gambar
- Ketuk Kelola akses.
- Ketuk nama akun Anda dan ketuk Menghapus.
Ini akan menghapus Anda dari dokumen bersama.
Rapikan Bagian File "Dibagikan Dengan Saya"
File yang dibagikan dapat dengan cepat menjadi berantakan dan memenuhi Google Drive Anda. Anda dapat memperbaikinya dengan mengambil langkah-langkah yang diuraikan dalam artikel ini untuk merapikan dan mengatur semuanya. Bagian "Berbagi dengan saya" yang rapi secara visual lebih menarik, mempermudah dan mempercepat akses dan pengambilan dokumen, menghemat waktu, dan meningkatkan produktivitas. Terlebih lagi, hampir semua metode ini gratis. Selain itu, Anda selalu dapat mencoba alternatif berbasis cloud lainnya seperti Dropbox, OneDrive, Flickr, Amazon S3, NAS, dan WebDav.