Di mana Anda menyimpan catatan pelanggan Anda? Apakah mereka duduk di meja Anda di notepad atau di dokumen di hard drive Anda? Melakukan hal ini dapat menciptakan beberapa tantangan:
- Menemukan mereka lagi.
- Mengirimkannya ke rekan kerja Anda—yang juga perlu menemukannya lagi.
Untuk menambah ini, catatan tersembunyi menjadi sangat mendesak ketika klien sudah di telepon. Tapi tidak perlu seperti ini. Jika Anda terjebak mencoba menemukan CRM yang sempurna, atau Anda belum siap untuk berinvestasi dalam CRM yang Anda inginkan, mengapa tidak membangun yang fungsional di Google Spreadsheet? Begini caranya.
1. Menambahkan Judul dan Membekukan Baris Teratas CRM Anda di Google Spreadsheet
Mulailah dengan menambahkan nama bidang yang ingin Anda sertakan di bagian atas spreadsheet Anda. Nama, nomor telepon, email, tanggal dihubungi, status, dan catatan adalah beberapa kolom dasar yang mungkin ingin Anda gunakan.
Anda juga ingin mempertimbangkan beberapa kolom yang unik untuk bisnis atau siklus penjualan Anda. Informasi apa yang akan membantu ketika saatnya untuk memulai percakapan lagi?
Ini bisa apa saja—anggaran klien potensial Anda, produk atau layanan yang mereka inginkan, dengan siapa mereka berbicara sebelumnya, di mana mereka bekerja, dll. Jika Anda memiliki sistem saat ini, ini adalah tempat lain untuk mencari referensi.
Setelah Anda memutuskan judul Anda, dan Anda mengetiknya, Anda bisa bekukan baris atas Google Sheet. Untuk melakukannya:
- Sorot seluruh baris.
- Pergi ke Melihat di pojok kiri atas.
- Pilih Membekukan.
- Memilih 1 baris.
Sekarang, saat Anda menggulir, judul akan tetap berada di atas.
2. Menambahkan Menu Drop Down dan Pengodean Warna Bersyarat ke CRM Anda di Google Spreadsheet
Untuk jawaban berulang, Anda dapat menambahkan daftar opsi dropdown di bawah judul apa pun, ini akan berguna. Beberapa contohnya adalah nama produk, layanan, atau daftar tenaga penjualan Anda.
Membuat dropdown juga merupakan cara terbaik untuk menambahkan kolom status kerja ke Google Sheet Anda. Status akan memberi Anda gambaran singkat tentang posisi prospek dalam siklus penjualan. Untuk melakukan ini:
- Klik ke sel di bawah judul Anda.
- Pergi ke Data di menu kiri atas.
- Pilih Validasi data.
- Dari opsi di samping Kriteria, memilih Daftar dari rentang.
- Di bidang di samping itu, masukkan kata-kata yang ingin Anda sertakan, dipisahkan dengan koma.
- Memukul Menyimpan setelah daftar Anda siap.
Sekarang daftar opsi Anda akan muncul di sel, dan Anda dapat menambahkan kode warna bersyarat untuk membantu Anda menavigasi CRM Anda.
Anda akan menemukan Pemformatan bersyarat di bawah Format menu di atas. Setelah Anda mengkliknya, bilah sisi terbuka tempat Anda dapat menyesuaikan rentang sel. Klik sel yang berisi menu tarik-turun Anda dan tambahkan warna Anda dengan mengikuti langkah-langkah ini.
- Dibawah Aturan format, klik menu terbang di bawah Format sel jika… dan pilih Teks berisi.
- Sebuah bidang akan muncul untuk Anda memasukkan kata yang ingin Anda kode warna.
- Dibawah Gaya pemformatan, ubah warna latar belakang ke warna yang Anda inginkan—warna pastel yang lebih terang bekerja lebih baik dengan teks hitam.
- Setelah Anda siap, tekan Selesai.
- Ulangi dengan opsi yang tersisa.
Saat Anda mengklik opsi Anda di menu Anda, sel sekarang akan berubah warna. Untuk menambahkan ini ke seluruh kolom, salin sel dan pilih kolom dengan mengklik hurufnya di bagian atas. Sebelum Anda menempel, batalkan pilihan sel judul dengan menahan CMD atau CTRL dan mengkliknya.
3. Pemformatan Bermanfaat Lainnya untuk Membangun CRM Anda di Google Spreadsheet
Untuk memastikan entri Anda terlihat sama setiap kali, Anda dapat menambahkan pemformatan tambahan ke kolom di lembar Anda. Jika CRM Anda memiliki kolom tanggal, Anda dapat menjaga data ini tetap konsisten dengan menambahkan format. Untuk melakukan ini:
- Klik huruf di bagian atas kolom tanggal untuk memilih semuanya.
- Pergi ke Format di menu atas.
- Pilih Nomor.
- Memilih Tanggal.
Sekarang setiap kali Anda memasukkan tanggal, lembar Anda akan memformatnya sama setiap saat.
Anda juga dapat melakukan ini agar mata uang apa pun di CRM Anda tetap konsisten. Ikuti langkah yang sama, tetapi pilih dari berbagai opsi yang tersedia atau buka Mata uang khusus untuk lebih banyak pilihan, termasuk jenis yang berbeda.
Manfaat lain untuk menjaga data Anda tetap konsisten adalah Anda bisa gunakan fungsi sortir di Google Spreadsheet untuk mencari informasi dengan cepat.
4. Menambahkan Catatan ke CRM Anda di Google Spreadsheet
Jika Anda ingin menyimpan semuanya di satu tempat, Anda dapat menambahkan catatan langsung di Google Spreadsheet Anda. Meskipun mungkin tampak sedikit canggung pada awalnya, sedikit pemformatan dapat membantu Anda menjaga segala sesuatunya terlihat bersih dan teratur.
Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda membuat catatan di CRM Anda:
- Klik dua kali sel untuk mengeditnya.
- Anda dapat menambahkan jeda baris dengan menekan Opsi + Masuk di Mac atau Ctrl + Enter di komputer.
- Anda dapat menambahkan poin-poin dengan menekan Opsi + 8 di Mac atau Alt + 0149 di komputer.
- Untuk menghindari penggunaan pintasan poin peluru setiap kali, salin dan tempelkan.
- Jika mau, Anda dapat menggunakan tanda hubung sebagai titik untuk mempermudah.
- Setel Anda Pembungkus teks ke Klip untuk menjaga teks tetap rapi di dalam alih-alih tergeletak di luar.
- Klip juga akan mencegah sel menjadi terlalu tinggi.
- Setelah Anda mengklik dua kali lagi, Anda dapat melihat isinya secara penuh.
Atau, jika Anda ingin membuat dokumen terpisah untuk setiap klien potensial, Anda dapat menggunakan kolom ini untuk tautan ke Google Documents.
Simpan Semua Catatan Hubungan Pelanggan Anda di Google Spreadsheet
Menemukan CRM yang tepat untuk Anda dan tim Anda adalah proyek tersendiri—terutama jika Anda adalah tim yang lebih kecil atau baru memulai. Mungkin Anda tidak memerlukan semua fitur yang disertakan dengan beberapa langganan CRM, atau Anda belum siap untuk berinvestasi dalam satu saja.
Sementara itu, Anda dapat melacak semua catatan penjualan Anda di Spreadsheet. Langkah pertama adalah memutuskan jenis informasi apa yang perlu Anda kumpulkan untuk membantu proses penjualan berjalan lancar. Dari sana, Anda dapat mengikuti langkah-langkah dalam artikel ini untuk membuat apa yang Anda butuhkan. Dengan begitu, Anda tidak akan kehilangan sedikit informasi bermanfaat di buku catatan atau di kertas bekas.