Tidak ada yang semulus menulis tanggapan survei online Anda langsung ke dalam spreadsheet Excel secara real-time. Untungnya, Anda dapat menikmati fitur ini jika Anda menggunakan Microsoft Forms. Ada cara berulang dan dinamis (otomatis) di sekitarnya.
Metode otomatis lebih mudah, tetapi dalam artikel ini, Anda akan melihat cara melakukannya.
Cara Mengekspor Respons Microsoft Forms ke Excel
Mengekspor tanggapan Microsoft Forms ke Excel membantu Anda mendapatkan balasan terbaru untuk survei Anda. Ini melibatkan mengunduh tanggapan survei ke komputer Anda sebagai file Excel. Prosesnya mudah jika sudah membuat formulir survei Microsoft Anda sudah:
- Di Microsoft Forms, buka Tanggapan di kanan atas.
- Klik Buka di Excel di sisi kanan layar untuk mengunduh respons saat ini ke komputer Anda.
- Anda harus mengulangi proses ini setiap kali Anda ingin mendapatkan pembaruan tanggapan.
Tetapi metode ini bukan yang terbaik, karena Anda harus sering menemukan kembali roda untuk memperbarui spreadsheet Anda; ini berarti mengunduh file Excel baru setiap kali seseorang mengirimkan tanggapan. Itu bisa melelahkan, terutama jika banyak orang merespons secara real-time.
Untuk membuat hidup Anda lebih mudah, Anda dapat mengotomatiskan proses dengan OneDrive for Business dan Power Automate, seperti yang dijelaskan di bagian berikut ini.
Cara Menyinkronkan Formulir Microsoft Dengan Excel melalui OneDrive for Business
Anda dapat memperbarui lembar bentang Excel secara dinamis jika menggunakan akun Microsoft 365 Business. Untuk melakukannya, Anda akan membuat formulir survei yang dapat menulis respons secara dinamis ke Excel langsung dari OneDrive.
Saat Anda menggunakan OneDrive for Business untuk membuat Microsoft Forms for Excel, itu membuat versi lembar bentang Excel dari formulir tersebut dengan kolom yang memuat atribut bidang formulir yang sesuai.
Untuk membuat formulir Excel yang memperbarui respons Microsoft Forms secara otomatis secara real-time:
- Masuk ke akun Anda Pusat Admin Bisnis Microsoft 365.
- Klik ikon menu persegi di kiri atas dan pergi ke OneDrive.
- Setelah di OneDrive, klik Baru di kiri atas.
- Dari opsi, pilih Formulir untuk Excel.
- Beri nama survei Anda dan klik Membuat.
- OneDrive akan meluncurkan browser Anda ke tempat Anda dapat membuat bidang formulir sesuka Anda.
- Spreadsheet Excel yang memuat nama formulir Anda akan muncul di OneDrive.
- Setelah membuat dan membagikan survei Anda, buka spreadsheet Excel secara online, dan sekarang Anda akan melihat data baru saat data diperbarui secara real-time.
- Jika Anda berbagi lembar bentang Excel dengan anggota tim Anda, mereka juga akan mendapatkan pembaruan tanggapan secara real-time saat orang-orang menanggapi survei Anda.
Cara Menyinkronkan Tanggapan Microsoft Forms ke Excel melalui Power Automate
Power Automate adalah alat otomatisasi tugas rutin yang kuat. Menariknya, ini juga menyediakan cara terbaik untuk menyinkronkan Microsoft Forms dengan Excel. Ini adalah metode terbaik jika Anda sudah membagikan formulir survei Anda.
Metode Power Automate hanya berfungsi dengan Microsoft Forms yang dibuat menggunakan akun Microsoft Business Anda. Dan itu melibatkan pembuatan aliran cloud otomatis di Power Automate.
Oleh karena itu, Anda juga harus menggunakan akun Microsoft Business untuk menggunakan fitur alur ini di Power Automate. Gunakan langkah-langkah di bawah ini untuk menghubungkan Microsoft Forms dengan Microsoft Excel secara otomatis menggunakan Power Automate:
Masukkan Tabel Ke Buku Kerja Excel Anda Secara Online
Buku kerja Excel online Anda harus dalam format tabel, karena Formulir hanya menulis ke tabel dalam lembar bentang Excel.
Jika Anda telah mengunduh lembar bentang Excel dari tanggapan Microsoft Forms, Anda dapat mengunggahnya ke OneDrive, abaikan subbagian ini dan langsung menyinkronkan Microsoft Forms dengan Excel.
Jadi sebelum Anda mulai, buat lembar bentang Excel baru di OneDrive. Pastikan Anda mengakses OneDrive melalui akun Microsoft Business Anda:
- Klik Baru di kiri atas OneDrive.
- Pilih buku kerja excel.
- Dari lembar bentang Excel yang dibuka di browser, klik Disimpan di kiri atas. Kemudian masukkan nama pilihan di Nama file bidang. Klik ruang kosong apa pun untuk menutup kotak modal itu.
- Sekarang buat kolom Anda, dan pastikan kolom tersebut sesuai dengan bidang dalam formulir survei Microsoft Anda. Misalnya, jika Anda telah membagikan formulir yang meminta email dan jenis kelamin, buku kerja Excel Anda akan memiliki kolom email dan jenis kelamin.
- Sorot kolom. Lalu pergi ke Memasukkan tab pada pita dan klik Meja.
- Kutu Meja saya memiliki header tanda centang dan klik Oke.
Sinkronkan Formulir Microsoft Dengan Excel Menggunakan Power Automate
- Masuk ke akun Anda Otomatisasi Daya Akun.
- Klik Membuat di bilah sisi kiri.
- Pilih Aliran awan otomatis.
- Selanjutnya, klik Ketika tanggapan diajukan dari kotak modal.
- Lalu klik Membuat di bagian bawah kotak modal yang terbuka.
- Klik Masuk jika diminta. Pastikan Anda menggunakan akun Microsoft 365 Business untuk masuk jika Anda menggunakan akun Microsoft pribadi. Anda dapat melakukannya dengan mengklik Gunakan akun lain pada kotak masuk.
- Setelah masuk, klik Pilih formulir bidang di Power Automate.
- Selanjutnya, pilih dari formulir yang telah Anda buat sebelumnya.
- Klik Langkah baru. Kemudian gunakan bilah pencarian untuk mencari "formulir".
- Klik Microsoft Forms dan pilih Dapatkan detail respons dari opsi di bawah tindakan.
- Klik Id Formulir lapangandan pilih formulir survei Anda lagi. Kemudian pilih Id Tanggapan dari Id Tanggapan bidang.
- Klik Langkah baru. Kemudian pilih Excel Online.
- Selanjutnya, pilih Tambahkan baris ke dalam tabel dari opsi di bawah tindakan.
- Di bawah Lokasi lapangan, pilih OneDrive untuk Bisnis.
- Pilih OneDrive dari Perpustakaan Dokumen Bidang.
- Klik browser file pada Mengajukan dan pilih buku kerja Excel yang Anda buat sebelumnya. Atau Anda dapat memilih yang diunggah dari komputer Anda jika Anda menggunakan spreadsheet yang diekspor sebelumnya.
- Pilih nama tabel dari lembar Excel. Bidang baru yang sesuai dengan kolom Excel di spreadsheet itu sekarang akan muncul. Ini juga harus berkorelasi dengan bidang formulir survei.
- Klik masing-masing bidang baru dan pilih bidang formulir yang sesuai dari Konten dinamis pilihan.
- Terakhir, klik Menyimpan.
Itu dia! Anda sekarang telah membuat aliran cloud otomatis untuk Microsoft Forms di Power Automate.
Power Automate sekarang akan menulis respons baru secara dinamis ke buku kerja Excel Anda saat responden mengirimkan balasan secara real-time.
Jika Anda telah mengekspor tanggapan Microsoft Forms ke Excel di PC Anda sebelumnya, Anda bisa menyalin dan menempelkan data yang ada ke dalam buku kerja Excel otomatis yang baru. Tindakan ini tidak akan menghentikan aliran Power Automate Anda.
Perbarui Respons Survei di Excel Real-Time
Mengotomatiskan pembaruan respons Microsoft Forms real-time di Microsoft Excel membuat hidup menjadi mudah. Sementara opsi OneDrive for Business langsung menyediakan sinkronisasi yang mudah jika Anda belum membagikan formulir Anda, Power Automate lebih mudah jika Anda telah membagikan survei Microsoft Forms dan orang-orang sudah menanggapi.
Meskipun Anda dapat memanfaatkan Microsoft Forms di akun pribadi, penulisan respons dinamis ke Excel tetap mengharuskan Anda memiliki akun Microsoft Business. Anda mungkin juga ingin melihat bagaimana Google Forms dibandingkan dengan Microsoft karena ini adalah pesaing dekat.
