Kebanyakan orang menggunakan perangkat lunak spreadsheet untuk mengumpulkan data atau menyajikan informasi menggunakan bagan dan grafik. Namun, ketika berpikir di luar kotak, ada beberapa kegunaan untuk Google Spreadsheet. Salah satu kegunaan alternatif yang paling mudah adalah membuat jadwal.
Dan, Anda bahkan tidak harus memulai dari awal. Pustaka template memiliki lembar premade yang siap digunakan. Baca terus selagi kami merinci bagaimana Anda dapat membuat dan memformat jadwal dengan benar dan mengapa Anda harus mempertimbangkan untuk menggunakan lembar untuk penjadwalan Anda.
Cara Membuat Jadwal di Google Spreadsheet
Meskipun Anda dapat membuat jadwal dari awal di Google Spreadsheet, sebaiknya gunakan template, terutama jika Anda sedang terburu-buru dan tidak memerlukan banyak penyesuaian.
Anda dapat menggunakan galeri template di Google Spreadsheet untuk menemukan sheet bawaan. Untuk memulai, Anda harus menuju ke Google Spreadsheet dan membuat akun. Jika Anda sudah memiliki akun Google, Anda dapat menggunakannya untuk masuk. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu Anda ikuti untuk membuat jadwal menggunakan galeri template di Google Spreadsheet:
- Navigasikan ke halaman utama Google Spreadsheet.
- Klik galeri template di bawah bilah pencarian. Ini akan membuka halaman baru yang berisi beberapa template untuk Anda pilih.
- Kami akan menggunakan Jadwal template untuk tutorial ini, jadi klik yang itu. Ini akan membuka spreadsheet baru dengan template yang sudah diterapkan.
Template Google Sheets sudah memiliki baris dan kolom yang diatur sehingga ada pembagian per jam sepanjang hari. Anda dapat mengatur hari awal dalam seminggu di sel C2. Tanggal ditentukan di baris ke-3 secara otomatis tergantung pada input di sel C2. Baris ke-4 berisi rumus yang secara otomatis mengubah tanggal menjadi hari dalam seminggu.
Di bagian bawah jadwal adalah bagian catatan tempat Anda dapat meninggalkan pesan untuk tim. Ada juga bagian yang harus dilakukan di sisi kanan tempat Anda dapat menetapkan tugas tertentu ke tim Anda.
Menggunakan Pemformatan Bersyarat di Jadwal Anda
Anda dapat menggunakan pemformatan bersyarat di spreadsheet untuk memeriksa kata tertentu dalam spreadsheet. Tindakan tertentu akan diambil jika kondisi itu terpenuhi.
Untuk demonstrasi, mari tambahkan pemformatan bersyarat untuk memeriksa apakah kata "rapat" ada di sel. Jika ya, sel akan berubah menjadi merah. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu Anda ikuti untuk melakukannya:
- Pilih area di spreadsheet tempat Anda ingin menerapkan pemformatan bersyarat.
- Klik Format di bilah alat utama layar.
- Di sana, klik Pemformatan bersyarat. Ini akan membuka bilah sisi di sisi kanan layar.
- Rentang akan otomatis ditambahkan jika Anda memilihnya di langkah pertama. Jika tidak, tulis kisarannya di Terapkan ke rentang kotak teks.
- Dalam Format sel jika bagian, Anda dapat memilih aturan pemformatan. Kami memilih Teks berisi pilihan dan menambahkan kata kunci "rapat".
- Sekarang pilih efek yang akan diterapkan pada konten dalam sel. Dalam hal ini, kami memilih warna merah untuk diterapkan ke sel.
- Klik Selesai untuk menyimpan perubahan.
Seperti yang Anda lihat, efeknya ditambahkan ke sel mana pun yang berisi kata kunci yang ditentukan. Ini bisa sangat berguna ketika Anda ingin mewarnai tugas yang akan datang seperti rapat dan tenggat waktu. Anda juga dapat menambahkan beberapa aturan, yang berarti Anda dapat memiliki jadwal berkode warna sepenuhnya.
Melakukan ini berarti Anda tidak perlu memberi kode warna secara manual setiap sel setiap kali ada perubahan pada jadwal Anda.
Pro dan Kontra Membuat Jadwal di Spreadsheet
Meskipun ada beberapa manfaat untuk membuat a jadwal kerja produktif dengan Google Spreadsheet, ini jauh dari sempurna. Mari kita bahas pro dan kontra membuat jadwal dengan Google Spreadsheet:
Pro: Gratis untuk Digunakan
Meskipun ada beberapa perangkat lunak pembuatan jadwal di pasaran, sebagian besar berbayar. Di sisi lain, Google Spreadsheet dapat bermanfaat saat membuat jadwal, karena gratis untuk individu dan bisnis kecil. Ini adalah cara sederhana untuk buat cadangan jadwalmu gratis tanpa melakukan penyimpanan manual.
Pro: Mudah Dibagikan
Bagian terbaik tentang menggunakan Google Spreadsheet dibandingkan program spreadsheet lainnya adalah memungkinkan Anda berbagi spreadsheet hanya dengan beberapa klik. Anda juga dapat menentukan izin sehingga hanya beberapa orang terpilih yang dapat mengedit spreadsheet, sementara yang lain hanya dapat melihatnya. Ini bisa sangat membantu jika Anda buat jadwal kerja jarak jauh untuk dibagikan dengan kolaborator Anda.
Con: Tidak Ada Pemberitahuan untuk Pengguna Tanpa Akses Edit
Google Spreadsheet memiliki keunggulan berbagi waktu nyata, yang berarti bahwa perubahan yang dilakukan pada file dapat dilihat secara waktu nyata oleh pemirsa. Namun, jika Anda hanya memiliki izin melihat, Spreadsheet tidak akan memberi tahu Anda tentang perubahan apa pun yang dilakukan pada spreadsheet.
Hanya orang dengan akses edit yang dapat mengaktifkan notifikasi email. Anda dapat menggunakan add-on yang mengirim pemberitahuan push untuk membantu menghilangkan masalah, tetapi ini jauh dari ideal.
Con: Kurangnya Otomatisasi
Menggunakan perangkat lunak khusus untuk membuat jadwal Anda tidak mengharuskan Anda memasukkan setiap detail secara manual. Bagian lain secara otomatis diperbarui jika Anda mengubah satu bagian dari jadwal.
Perangkat lunak canggih juga akan memberi tahu Anda jika Anda berlebihan dengan shift atau membuat kesalahan potensial. Jika Anda seorang ahli, Anda dapat melakukan otomatisasi di Spreadsheet. Namun, kebanyakan orang tidak memiliki waktu atau pengetahuan teknis lanjutan untuk melakukannya.
Con: Membutuhkan Lebih Banyak Waktu
Saat Anda menggunakan spreadsheet, Anda harus memasukkan banyak hal secara manual atau membuat daftar drop-down. Perangkat lunak canggih menghemat banyak pengeditan manual karena menampilkan pembuat jadwal seret dan lepas. Mereka juga dapat mengirimkan email otomatis setiap kali terjadi perubahan jadwal.
Con: Tidak Memiliki Fitur Modern
Google Sheets tidak memiliki fitur seperti pelacakan GPS, pertukaran shift, dan manajemen PTO. Fitur-fitur ini tidak diperlukan, tetapi dapat membantu membuat hidup Anda lebih mudah dalam situasi tertentu.
Jadwalkan Hidup Anda Secara Efektif
Google Spreadsheet hanyalah salah satu dari banyak cara untuk menjadwalkan kehidupan dan pekerjaan Anda. Meskipun ada beberapa kekurangannya, fakta bahwa itu gratis dan mudah digunakan menjadikannya pilihan yang layak, terutama ketika Anda menggabungkannya dengan aplikasi Google Suite lainnya seperti Google Kalender.