Jika ada banyak orang yang bekerja bersama pada spreadsheet proyek bersama, Anda harus menyiapkan semacam alur kerja atau kontrol proses untuk menyelesaikan sesuatu dengan mudah. Dengan begitu, Anda tidak akan kehilangan jejak tentang apa yang telah dilakukan, dan apa yang perlu dilakukan selanjutnya—ini akan membantu menjaga semua orang pada halaman yang sama.
Di sini, kita berbicara tentang tips penting dan praktik terbaik yang harus Anda ikuti saat berkolaborasi dengan pengguna lain di Excel atau Google Spreadsheet atau yang serupa.
1. Perubahan dan Pembaruan Kunci Dokumen
Saat berkolaborasi pada spreadsheet, penting untuk melacak apa yang berubah. Anda mungkin akan menimpa pekerjaan orang lain jika Anda tidak hati-hati.
Coba tambahkan komentar atau catatan untuk mencatat perubahan—seperti alasan memperbarui item, nama editor yang membuat perubahan, dan mengapa atau bagaimana mereka melakukannya. Anda dapat dengan mudah melakukan ini menggunakan Sorot Perubahan fitur dalam buku kerja bersama. Untuk mengaktifkan fitur ini, ikuti langkah-langkah yang diuraikan di bawah ini:
- Pergi ke File > Opsi > Bilah Alat Akses Cepat. Untuk macOS, buka Excel > Preferensi… > Pita & Bilah Alat > Bilah Alat Akses Cepat.
- Dari opsi tarik-turun, pilih Semua Perintah.
- Pilih Sorot Perubahan dan pilih apakah Anda ingin menambahkan toolbar Akses Cepat di atas pita atau di bawahnya. Klik Oke.
- Setelah selesai, ketuk filter tarik-turun di Toolbar Akses Cepat > Tampilkan Label Perintah. Anda dapat menyesuaikan bagaimana Anda ingin menyorot perubahan di spreadsheet Anda dengan memilih dari opsi di dropdown.
Anda juga dapat memberi kode warna pada item atau tab di spreadsheet bersama sehingga Anda dapat dengan mudah melihat perubahan secara sekilas.
2. Masukkan Data Sumber dengan Benar
Sangat mudah untuk membuat kesalahan saat memasukkan data mentah ke dalam spreadsheet Anda. Masalahnya adalah jika Anda tidak melakukan ini dengan benar, itu dapat sepenuhnya mengubah hasil Anda dan mengarahkan Anda ke arah yang salah.
Untungnya, ada beberapa petunjuk cepat untuk memastikan bahwa Anda memasukkan sumber atau data mentah dengan benar di file Excel Anda.
- Data Anda harus jelas dan akurat. Cobalah untuk menghindari singkatan jika tidak benar-benar diperlukan, dan pastikan bahwa format angka atau tanggal apa pun jelas dan konsisten di seluruh spreadsheet Anda.
- Pastikan untuk menyertakan judul di bagian atas setiap kolom/baris, sehingga pengguna lain dapat menafsirkan tabel dengan lebih baik.
- Gunakan rumus yang relevan (dan benar), bila perlu.
3. Gunakan Kontrol Spreadsheet
Dengan menggunakan kontrol spreadsheet, Anda dapat mengurangi risiko kesalahan dalam input data. Berikut adalah beberapa alat yang dapat Anda gunakan:
Validasi data: Menggunakan alat seperti validasi data memungkinkan Anda mengumpulkan masukan dari banyak pengguna dalam format yang sesuai. Ini juga memastikan keseragaman dalam entri data dan mencegah kesalahan pengguna yang tidak disengaja. Jika Anda memasukkan data yang termasuk dalam kumpulan nilai yang diketahui, seperti "Ya" atau "Tidak" atau "Tidak dapat ditentukan", Anda dapat membuat daftar tarik-turun dengan opsi ini untuk memungkinkan pengguna lain memilih dari daftar yang telah ditentukan sebelumnya pilihan.
Tampilan lembar: Itu Fungsi Tampilan Lembar adalah fitur berguna lainnya yang memungkinkan pengguna spreadsheet membuat tampilan buku kerja yang disesuaikan dan mengatur filter mereka sendiri untuk melihat informasi—tanpa terpengaruh oleh perubahan yang dibuat pada lembar kerja oleh orang lain pengguna.
4. Gunakan Tabel dan Bagan
Mari kita hadapi itu: spreadsheet pada awalnya cukup banyak, terutama jika Anda tidak terbiasa bekerja dengan volume data yang besar. Itulah mengapa kami menyarankan Anda menggunakan tabel, bagan, atau grafik untuk menyiapkan data Anda dengan cara yang intuitif.
Sementara tabel membantu Anda mengatur dan mengurutkan informasi Anda, menggunakan bagan atau grafik dapat membantu dalam representasi visual. Ini memudahkan untuk merencanakan tren atau menunjukkan perbandingan antara kelompok variabel yang berbeda dari waktu ke waktu sehingga Anda dapat melihat hubungan dan tren penting dalam nilai data Anda.
5. Sorot Nilai Penting Dengan Warna dan Pemformatan
Dengan menambahkan warna pada teks dan judul, Anda dapat mengatur data dengan cara yang lebih mudah dibaca.
Dengan cara ini, Anda dapat fokus pada aspek tertentu dari data tanpa terbebani oleh semua informasi sekaligus. Anda juga dapat menggunakan alat seperti pemformatan bersyarat, yang memungkinkan Anda untuk menyorot sel tertentu berdasarkan kriteria seperti apakah mereka berada dalam rentang nilai tertentu.
Fitur "Freeze Panes" sangat membantu jika Anda perlu melacak area tertentu saat menggulir spreadsheet yang panjang. Inilah cara Anda dapat melakukannya:
- Pilih baris atau kolom yang aktif.
- Pergi ke Melihat tab pita dan pilih Panel Beku.
- Dari menu tarik-turun, pilih apakah Anda ingin membekukan kolom atau baris.
Menggunakan fungsi Hyperlink, Anda dapat menautkan teks jangkar ke file, halaman web, atau lembar kerja.
- Untuk melakukan ini, pilih sel di spreadsheet Anda yang berisi teks.
- Pergi ke Memasukkan tab pada pita.
- Di sebelah kanan pita, ketuk Tautan dan pilih opsi dari menu sebelah kiri. Anda dapat memilih untuk menautkan ke file di penyimpanan lokal Anda, atau tautan web, atau ke sumber lain.
Ini membantu anggota tim Anda menemukan referensi atau file sumber dengan mudah. Misalnya, jika halaman web perusahaan Anda mencantumkan produk dan layanan, Anda dapat dengan mudah membuat hyperlink di dalam sel yang membawa anggota tim langsung ke halaman saat mereka mengkliknya.
Seringkali, sulit untuk mengetahui apa yang sedang dikerjakan rekan kerja Anda. Namun, alat spreadsheet seperti Google Spreadsheet memudahkan beberapa editor untuk berkolaborasi pada dokumen bersama secara real-time. Anda dapat membuka bilah samping obrolan dengan mengetuk gelembung ikon obrolan di sebelah daftar pengguna aktif.
Ini adalah fitur yang berguna—Anda dapat mendiskusikan masalah apa pun yang mungkin Anda temui saat mengerjakan file bersama. Ini juga memungkinkan Anda untuk berkomunikasi satu sama lain dengan cepat jika Anda memerlukan bantuan atau bantuan dengan sesuatu yang spesifik dalam dokumen mereka.
9. Berikan Kolaborator Dengan Akses Edit/Lihat
Salah satu langkah pertama dalam berkolaborasi pada spreadsheet bersama adalah memastikan bahwa anggota tim memiliki akses edit/lihat (hanya baca). Anda harus memastikan bahwa Anda telah mengaktifkan berbagi sejak awal.
Kedua, tambahkan kolaborator ke buku kerja individual Anda sesuai kebutuhan, dan beri mereka akses baca-saja atau edit sesuai keinginan. Pastikan semua orang memiliki akses ke versi file yang kompatibel, sehingga mereka tidak memiliki masalah dengan sinkronisasi atau penyimpanan saat mereka bekerja.
Kolaborasi Lebih Cerdas Dengan Spreadsheet yang Mudah Dibaca
Pada akhirnya, ini semua tentang komunikasi. Saat Anda mengerjakan proyek bersama dengan sekelompok orang, penting untuk memastikan bahwa komunikasi tim Anda berjalan semulus mungkin.
Kiat-kiat di atas akan membantu membuat spreadsheet Anda lebih ramah pengguna dan lebih mudah dibaca, sehingga berbagi dan menafsirkan informasi selalu mudah.
