Teknologi berbagi file memudahkan berbagi data dengan siapa saja, di mana pun lokasinya. Meskipun ini melegakan bagi tim kerja, ini menawarkan kesempatan bagi penyerang siber untuk menyerang.
Jika Anda tidak melindungi file yang dibagikan dari akses yang tidak sah, kami mohon maaf untuk mengatakan bahwa penjahat dunia maya akan dengan senang hati mencuri atau mengeksposnya. Anda tidak ingin itu terjadi, bukan?
Jadi, di sini, kami akan mencantumkan praktik berbagi file terbaik untuk mengamankan data Anda.
1. Mengadopsi Perangkat Lunak Berbagi File Terintegrasi
Mengadopsi solusi atau perangkat lunak berbagi file terintegrasi adalah salah satu cara terbaik untuk mengamankan file Anda dari penyerang cyber. Solusi berbagi file diatur sehingga pengguna hanya dapat berbagi file di dalam perangkat lunak, bukan secara eksternal.
Menggunakan sistem berbagi file terintegrasi mencegah pengiriman file ke penerima yang salah karena setiap pengguna yang merupakan anggota tim memiliki akun pengguna khusus.
Satu-satunya downside adalah bahwa sebagian besar dari ini adalah perangkat lunak berbayar. Yang gratis menawarkan penyimpanan dan penggunaan terbatas untuk pengguna yang tertarik, yang meliputi Dropbox, Google Drive, Box, OneDrive, iCloud Drive, dan banyak lagi.
2. Hindari Berbagi File melalui Email
Selain kehilangan file yang tidak bisa masuk ke kotak masuk penerima, penipuan email semakin merajalela.
Satu tempat peretas mencari informasi sensitif pengguna ada di email korban mereka. Dengan kebanyakan orang memiliki kata sandi email yang lemah, meretas email setiap hari hampir tidak mudah dilakukan oleh penjahat dunia maya. Selain itu, mereka menyerang korban bodoh mereka melalui email phishing, menampilkan tautan yang terinfeksi sebagai file. Pengguna jatuh ke dalam perangkap mereka begitu mereka mengklik tautan atau mengunduh file.
Untuk mencegah organisasi Anda rentan terhadap penipuan ini, dorong karyawan Anda untuk tidak mengirim atau menerima file melalui email. Sebaliknya, mereka harus menerapkan penggunaan perangkat lunak berbagi file yang hanya dapat diakses oleh anggota tim internal.
3. Gunakan Koneksi Aman untuk Berbagi File
Sambungan jaringan awalnya mungkin melibatkan dua pihak atau lebih, tetapi penyusup dapat menyusup ke jaringan. Jadi, penting untuk mempertimbangkannya dan amankan jaringan Anda dengan enkripsi.
Sambungan aman mengenkripsi satu atau lebih protokol keamanan, sehingga menyulitkan orang untuk mengaksesnya. Ketika sebuah jaringan tidak terenkripsi, jaringan tersebut akan terbuka kepada siapa saja yang tahu cara membajak dan mengancam dengan mudah.
Ketika tidak ada penghalang kuat yang mengenkripsi jaringan, penjahat dunia maya dapat menembusnya dan mengambil kembali jaringan Anda informasi sensitif seperti kredensial login, catatan keuangan, kata sandi, dan informasi pribadi lainnya informasi.
4. Mengadopsi Layanan Cloud Aman
Layanan cloud yang aman menawarkan lapisan keamanan data tambahan. Mereka memiliki fleksibilitas, aksesibilitas, dan kapasitas yang lebih baik dibandingkan dengan metode komputasi dan penyimpanan konvensional. Selain itu, komputasi awan dengan cepat menggantikan komputasi tradisional sebagai landasan bagi banyak perusahaan saat ini.
Sebagian besar penyedia layanan cloud secara aktif menjaga integritas server mereka dengan mengikuti praktik keamanan standar. Vendor pihak ketiga ini bertanggung jawab untuk mengelola infrastruktur layanan cloud serta keamanan dan akuntabilitas aset data.
5. Terapkan Format File Arsip
Format file arsip adalah tentang menumpuk satu atau lebih file dan metadata. Anda dapat menggabungkan beberapa file data ke dalam satu file arsip untuk aksesibilitas dan penyimpanan yang mudah. Ini juga memungkinkan Anda untuk mengompres file untuk mengambil lebih sedikit ruang penyimpanan.
Menyimpan data Anda dalam format arsip melindungi data tersebut dari kebocoran atau paparan. Dengan banyak file berada dalam file arsip, akan sulit bagi scammer untuk mengidentifikasi file tertentu dengan cepat.
6. Hasilkan Kata Sandi yang Kuat
Kata sandi yang lemah adalah cara nomor satu yang digunakan penjahat dunia maya untuk mengakses akun atau jaringan korban mereka. Mereka melakukan ini dengan menebak kata sandi atau memecahkan kata sandi melalui a serangan membabi buta.
Membuat kata sandi yang kuat harus menjadi bagian dari budaya keamanan siber Anda. Anda perlu mendidik anggota tim Anda tentang pentingnya dan kegunaan menggunakan kata sandi yang kuat dan aman. Alih-alih menggunakan angka, tanggal lahir, atau acara, mereka harus memilih frasa sandi.
Mengingat banyak kata sandi bisa melelahkan dan menyebabkan kelelahan kata sandi. Permudah tim Anda dengan mengadopsi alat manajemen kata sandi yang efektif untuk memenuhi kebutuhan kata sandi mereka.
7. Batasi Penggunaan USB
Untuk melindungi data sensitif dan file kerja Anda secara umum, larang penggunaan USB di jaringan Anda. Dan itu karena mudahnya mentransfer informasi, file, dan data dalam satu sapuan dengan USB atau flash drive.
Alasan lain Anda harus melarang USB di organisasi Anda adalah untuk mencegah transfer virus atau file rusak ke jaringan Anda. Anda tidak tahu di mana perangkat itu berada dan apa yang mereka kontrak. Menggunakan USB yang terinfeksi virus dapat merusak data Anda sepenuhnya tanpa ada kesempatan untuk pemulihan data.
8. Pilih Sistem Berbagi File yang Mudah Digunakan
Meskipun menggunakan teknologi atau perangkat lunak terbaru untuk berbagi file dalam organisasi Anda mungkin tampak seperti ide yang bagus, jangan menukarnya dengan kesederhanaan. Sistem berbagi file yang canggih tidak ada gunanya jika Anda dan tim Anda tidak dapat menggunakannya tanpa bantuan, panduan, atau pelatihan.
Jika sistem file-sharing sulit digunakan, ada kecenderungan data Anda bisa hilang di dalamnya, dan Anda tidak akan bisa memulihkannya. Ada juga kemungkinan secara tidak sengaja mengirimkan informasi sensitif ke orang yang salah saat mencoba menavigasi sistem.
9. Gunakan VPN yang Dapat Dipercaya Saat Berbagi File
Dengan Teknologi Jaringan Pribadi Virtual (VPN), pengguna dapat mengirim dan menerima konten melalui koneksi internet bersama atau terbuka, seolah-olah perangkat mereka terhubung ke jaringan pribadi. Ini menguntungkan kantor regional atau karyawan jarak jauh yang memerlukan akses jarak jauh ke data dan file dari sistem pusat atau database.
Ada VPN yang tersebar luas dan kredibel seperti ExpressVPN, CyberGhost, Torguard VPN, NordVPN, dan banyak lagi. Selain itu, jika Anda menggunakan solusi atau layanan berbagi file seperti DropBox, Anda tidak perlu membeli layanan VPN eksternal karena mereka menyediakan layanan alternatif VPN. Ini membuatnya hemat biaya.
Praktik keamanan berbagi file lain yang sederhana namun sangat efektif adalah selalu memeriksa ulang tautan sebelum mengkliknya. Sesederhana kelihatannya, mengabaikannya dapat menyebabkan konsekuensi kehilangan data yang sangat besar.
Tanamkan etika bisnis dengan mendidik rekan kerja dan karyawan Anda tentang betapa pentingnya aktivitas bisnis sederhana ini. Membayar pemeriksaan lebih dekat terhadap tautan sebelum mengkliknya mencegah pembajakan dan peretasan jaringan. Seringkali, peretas menutupi tautan dengan tautan yang meragukan yang dapat langsung mengendalikan file bisnis Anda atau bahkan login.
Cegah Serangan Siber Dengan Praktik Berbagi File yang Aman
Berbagi file tidak dapat dihindari untuk kolaborasi. Selama dua atau lebih bekerja bersama, mereka perlu berbagi file, terutama ketika mereka berada di lokasi yang berbeda. Namun, itu adalah tanggung jawab mereka untuk mengamankan file mereka.
Memupuk praktik berbagi file yang aman adalah cara yang pasti untuk menghindari menjadi mangsa penjahat dunia maya yang terlalu bersemangat yang menunggu kesempatan sekecil apa pun untuk menyerang.
