Cara khas manajemen kontrak manual adalah dengan menandatangani selembar kertas dan menyimpannya di lemari arsip. Proses manual lambat dan kurang efisien dalam memantau dan melacak karyawan jarak jauh.
Dengan pekerjaan jarak jauh yang menjadi "normal" baru bagi banyak perusahaan, memastikan bahwa kontrak dan proses manajemen berjalan dengan lancar adalah hal yang sangat penting.
Hal baiknya adalah Anda dapat menggunakan perangkat lunak manajemen kontrak untuk mengotomatiskan seluruh siklus hidup kontrak mulai dari pembuatan hingga negosiasi, penandatanganan, dan pembaruan. Ada banyak manfaat dari perangkat lunak manajemen kontrak. Berikut adalah enam teratas.
1. Meningkatkan Privasi dan Keamanan
Salah satu tantangan dalam mengelola kontrak secara manual adalah sangat bergantung pada kertas. Masalah dengan dokumen fisik adalah bahwa mereka lebih rentan terhadap kerusakan dan kehilangan. Meskipun kerja jarak jauh berisiko terhadap pelanggaran, kebocoran, dan peretasan data, perangkat lunak manajemen kontrak menghilangkan risiko ini dengan memungkinkan Anda mencadangkan semua dokumen Anda.
Perangkat lunak manajemen kontrak memungkinkan Anda menyimpan dokumen di cloud, membantu mengurangi kemungkinan dokumen hilang atau rusak. Perangkat lunak ini juga melindungi informasi kontrak yang sensitif dari akses yang tidak sah. Alat manajemen mencakup kontrak dan perjanjian dengan tingkat akses yang berbeda, memungkinkan Anda menentukan siapa yang dapat mengakses, mengedit, dan berbagi dokumen tertentu.
Misalnya, administrator sistem dapat mengonfigurasi aturan berbasis izin, memutuskan siapa yang dapat mengakses apa informasi, apakah mereka secara fisik berada di kantor atau bekerja dari jarak jauh di mana saja di dunia. Selain itu, beberapa program melindungi dokumen menggunakan otentikasi dua faktor dan teknologi enkripsi terbaru.
2. Menghemat Waktu
Mengelola kontrak secara manual adalah proses yang lambat dan memakan waktu. Ini sering melibatkan percakapan tatap muka, menandatangani salinan kertas, mengirim bolak-balik, memindai, dan mengunggah dokumen untuk dibagikan. Selain itu, Anda harus mengulangi seluruh proses kapan pun Anda mengubah kontrak.
Dengan perangkat lunak manajemen kontrak, ada sedikit waktu tunggu untuk mendapatkan kontrak di mana pun di dunia. Perangkat lunak seperti Opsi Standar Zapendo memungkinkan Anda memanfaatkan tanda tangan elektroniknya untuk menghemat waktu dalam kontrak dan perjanjian.
Untuk beberapa perusahaan, penundaan dimulai selama pembuatan kontrak. Dalam hal ini, beberapa perangkat lunak memanfaatkan templat yang telah disetujui sebelumnya untuk memulai draf, serta persyaratan dan klausa standar untuk kasus penggunaan tertentu.
Pekerja jarak jauh tanpa akses ke dokumen kontrak cenderung meminta jawaban atas pertanyaan yang dijawab dalam kontrak. Hal ini dapat mempersulit tim internal untuk mempertahankan kendali atas beban kerja mereka.
Perangkat lunak manajemen kontrak menyimpan semua versi kontrak dalam format yang terorganisir. Dengan cara ini, pekerja jarak jauh dapat mengakses versi terbaru dan menemukan jawaban atas pertanyaan mereka. Proses yang memakan waktu yang dapat diotomatisasi termasuk penandatanganan, pembaruan, dan tindakan manajemen kontrak yang tidak terjadwal.
3. Menyederhanakan Berbagi dan Kolaborasi
Bisnis dalam lingkungan kerja jarak jauh dapat berkonsultasi dan berkolaborasi dengan anggota tim yang bekerja dari rumah atau bekerja saat bepergian saat bepergian.
Perangkat lunak manajemen kontrak berbasis cloud memberi pengguna yang berwenang akses real-time ke informasi yang mereka butuhkan. Ini memungkinkan Anda untuk masuk, membuat kontrak, dan berkolaborasi dengan rekan kerja dari mana saja di dunia.
Perangkat lunak ini juga memiliki alat kolaborasi dan komunikasi seperti komentar dan obrolan dokumen, membuatnya mudah untuk bernegosiasi dan memperbarui persyaratan secara real-time. Alat ini memungkinkan tim jarak jauh untuk memasukkan data, membantu menciptakan tenaga kerja mandiri di lingkungan yang terkendali.
4. Mengurangi Risiko dan Meningkatkan Kepatuhan
Masalah seperti persyaratan yang tidak disetujui dan kewajiban yang terlewatkan dapat membahayakan organisasi. Untungnya, perangkat lunak manajemen kontrak dapat membantu mengurangi risiko menggunakan klausul yang telah disetujui sebelumnya dan alat audit kontrak.
Menggunakan perangkat lunak manajemen kontrak, tim manajemen dapat memverifikasi bahwa hasil dari setiap kontrak memenuhi harapan dan bahwa karyawan jarak jauh mematuhi kontrak dengan alat audit.
Perangkat lunak ini memungkinkan Anda untuk melacak dan mengaudit setiap langkah dari tonggak kontrak dari mana saja, memungkinkan Anda untuk meminta semua karyawan, termasuk pekerja jarak jauh, bertanggung jawab atas tindakan mereka. Ini membantu meningkatkan efisiensi sekaligus melindungi perusahaan Anda dari ketidakpatuhan.
Alat ini juga menyertakan jejak audit yang memungkinkan Anda melihat seluruh riwayat kontrak hanya dengan beberapa klik. Pengguna yang berwenang dapat melihat tahap kesepakatan dan statusnya (aktif, tertunda, kedaluwarsa, dll.), meningkatkan akuntabilitas dan kepatuhan.
Anda juga dapat menggunakan perangkat lunak untuk menganalisis kesehatan hubungan bisnis Anda. Perangkat lunak manajemen kontrak mencakup laporan yang membantu Anda menilai tingkat kepatuhan pihak ketiga terhadap kebijakan dan peraturan.
Komunikasi karyawan yang lebih baik dan memungkinkan akses seluruh perusahaan ke kebijakan internal menumbuhkan rasa inklusi, memungkinkan kepatuhan yang lebih besar. Ini terutama berlaku untuk karyawan yang bekerja dari rumah.
5. Mengotomatiskan Peringatan untuk Tanggal dan Hasil Penting
Bekerja dengan tim jarak jauh meningkatkan kemungkinan melewatkan tenggat waktu dan peluang. Untungnya, perangkat lunak manajemen kontrak dapat menangkap tanggal dan hasil kontrak utama dan mengirim pemberitahuan ke pihak yang bertanggung jawab.
Perangkat lunak manajemen kontrak adalah salah satu yang terbaik alat untuk merampingkan proses kerja jarak jauh. Misalnya, Anda dapat mengonfigurasi alat pemberitahuan perangkat lunak untuk memberi tahu manajer tentang kontrak yang harus dibatalkan atau diperbarui, menjaga kepentingan keuangan Anda tetap aman.
Pekerja jarak jauh dapat diberi tahu dan mulai mengerjakan tugas lebih awal, memberi Anda kontrol lebih besar atas proyek. Anda juga dapat mengirim pemberitahuan kepada semua karyawan jarak jauh mengenai perubahan kebijakan atau perlunya peninjauan kebijakan.
Pemberitahuan pemicu adalah fitur penting dari perangkat lunak manajemen kontak dan dapat mengingatkan Anda ketika bagian penting dari kontrak telah ditandatangani. Plus, beberapa perangkat lunak memungkinkan Anda mengatur alarm berulang otomatis yang tidak diatur ulang sampai tim yang ditugaskan mengambil tindakan yang diharapkan.
6. Memusatkan Data untuk Meningkatkan Visibilitas
Masalah umum dengan menggunakan manajemen kontrak manual adalah menemukan kontrak yang salah tempat. Dengan perangkat lunak manajemen kontrak, Anda tidak harus bergantung pada lemari berantakan yang menyulitkan pencarian dokumen penting dengan cepat.
CMS berbasis cloud menyelesaikan masalah dengan menyediakan repositori pusat yang dapat dicari. Pusat dokumen terpusat mencakup alat pencarian dan filter untuk memastikan anggota tim, termasuk pekerja jarak jauh, mengakses informasi penting kapan saja, di mana saja.
Menyimpan semua dokumen dalam repositori virtual terpusat meningkatkan visibilitas kontrak. Ini juga memberi Anda kendali atas akses ke dokumen kontrak dan menciptakan satu sumber kebenaran. Beberapa perusahaan mengizinkan anggota tim untuk melihat kewajiban yang sedang berlangsung, kiriman, proyek yang akan datang dan tanggal pembaruan, dan pengeluaran kontrak.
Merampingkan Proses dan Alur Kerja Dengan Perangkat Lunak Manajemen Kontrak
Mengelola kontrak dari jarak jauh bukanlah salah satu tugas paling glamor dalam sebuah organisasi. Memantau dan melacak karyawan jarak jauh bahkan lebih menantang saat mengelola kontrak secara manual.
Teknik manual dan paper-based membuat proses manajemen kontrak menjadi lebih lambat dan kurang efisien. Tetapi dengan perangkat lunak manajemen kontrak yang andal, perusahaan dapat dengan mudah menangani kontrak, bahkan ketika bekerja dengan tim jarak jauh.
