Meskipun aplikasi produktivitas dirancang untuk memungkinkan Anda bekerja lebih efisien, terkadang tampaknya aplikasi tersebut melakukan yang sebaliknya. Itu karena memiliki alat produktivitas luar biasa yang Anda inginkan adalah satu hal. Tapi itu hal lain untuk menggunakannya dengan cara yang membuat Anda lebih produktif.
Semuanya bermuara pada bagaimana Anda menggunakannya. Artikel ini mencakup tips untuk membantu Anda memaksimalkan alat produktivitas Anda.
Langkah pertama untuk menggunakan alat produktivitas Anda secara lebih efektif adalah menyadari bahwa mereka tidak dapat melakukan banyak hal secara mandiri. Meskipun hampir setiap aplikasi produktivitas di pasar berjanji untuk "membuat" hidup Anda lebih mudah, kenyataannya adalah mereka hanya dapat melakukan banyak hal. Beberapa mungkin membanggakan fitur dan kemampuan unik dengan potensi untuk membantu Anda melakukan lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat, tetapi pada akhirnya mereka hanya memungkinkan.
Untuk memaksimalkan manfaat alat produktivitas Anda, Anda harus jelas tentang tujuan dan sasaran Anda serta memiliki keterampilan dan sistem untuk mendukungnya. Ini mirip dengan seorang fotografer yang memiliki kamera terbaik dan paling lengkap tetapi masih tidak dapat mengambil foto yang bagus. Mengetahui hal ini dan mengurangi ekspektasi Anda tentang apa yang dapat dibantu oleh alat produktivitas Anda untuk mencapainya adalah titik awal yang bagus.
Anda memerlukan sistem dan proses yang mendukung alat produktivitas Anda untuk menggunakannya secara efektif. Ini adalah pilar produktivitas yang menyatukan semuanya dan memungkinkan Anda untuk mendapatkan hasil maksimal dari aplikasi Anda. Tanpa mereka, Anda akan terus-menerus mengejar aplikasi produktivitas terbaru yang menjanjikan dunia tetapi tidak pernah benar-benar berhasil.
Misalnya, menuliskan semua tugas Anda di aplikasi daftar tugas tidak ada gunanya jika Anda tidak memiliki sistem untuk menanganinya. Salah satu alasannya adalah bahwa setiap tugas memiliki tingkat urgensi dan kepentingan yang berbeda, dan Anda hanya memiliki waktu dan energi yang terbatas setiap hari. Jadi, dalam hal ini, Anda memerlukan sistem prioritas, seperti Matriks Eisenhower, untuk membantu Anda mengetahui tugas mana yang harus dilakukan terlebih dahulu dan memastikan bahwa Anda membuat kemajuan pada hal-hal yang paling penting.
Dalam kasus lain, Anda mungkin memerlukan sistem yang membantu Anda mempertahankan fokus dan membatasi gangguan atau pengalihan konteks. Pengelompokan tugas adalah sistem produktivitas yang sesuai yang dapat membantu dengan ini. Ini melibatkan pengelompokan tugas-tugas serupa bersama-sama dan mengerjakannya satu demi satu untuk meminimalkan gangguan dan memaksimalkan fokus Anda.
Secara keseluruhan, tujuannya adalah untuk menemukan atau menyiapkan sistem yang mendukung alat produktivitas Anda dan membantu Anda mencapai hasil yang diinginkan.
Dengan berbagai alat produktivitas yang tersedia di ujung jari Anda, ini bisa menjadi tantangan untuk memilih yang tepat untuk pekerjaan atau tergoda untuk menggunakan beberapa opsi secara bersamaan untuk hal yang sama tugas. Tetapi lebih sering daripada tidak, menggunakan berbagai alat produktivitas untuk hal yang sama dapat menyebabkan kebingungan dan sebenarnya membuat Anda kurang produktif. Jadi, sangat penting bagi Anda untuk memilih dengan cermat alat produktivitas yang tepat, yang akan bekerja paling baik untuk Anda berdasarkan kebutuhan, tujuan, dan keadaan Anda.
Untuk melakukan ini, mulailah dengan mengevaluasi kebutuhan Anda dan tugas spesifik yang ingin Anda selesaikan. Dari sana, teliti, bandingkan opsi yang berbeda, dan coba (jika mungkin) untuk melihat mana yang paling cocok untuk Anda. Anda mungkin perlu bereksperimen dengan beberapa alat sebelum Anda menemukan yang paling cocok, tetapi pada akhirnya akan sepadan.
Setelah Anda menemukan alat yang tepat, hindari godaan untuk terus-menerus mencari aplikasi terbaru dengan fitur baru yang mengilap. Kemungkinannya adalah, Anda tidak perlu menambahkan lebih banyak alat produktivitas untuk tugas yang sama karena yang Anda miliki sudah memenuhi semua kebutuhan Anda. Jadi, Anda dapat tetap menggunakan alat Anda saat ini dan fokus menggunakannya secara lebih efektif.
Sekarang, Anda perlu mempelajari seluk beluk perangkat produktivitas Anda saat ini. Ini penting jika Anda ingin mendapatkan hasil maksimal dari mereka dan mencapai hasil yang Anda inginkan. Selain itu, karena tujuan utamanya adalah untuk menghemat waktu, mengetahui setiap sudut dan celah alat Anda akan membantu Anda menggunakannya dengan lebih efisien dan menyelesaikan lebih banyak hal dalam waktu yang lebih singkat.
Misalnya, jika Anda adalah Pengguna Slack, mempelajari fitur-fiturnya yang paling canggih akan memudahkan alur kerja Anda, menghemat waktu, dan membuat komunikasi dengan tim Anda lebih efisien. Selain itu, Anda juga dapat meningkatkan ruang kerja Slack Anda dengan menambahkan beberapa integrasi.
Hal yang sama berlaku untuk pengguna Gmail. Belajar paling banyak pintasan keyboard yang berguna akan membantu Anda zip melalui kotak masuk Anda lebih cepat, menghemat waktu Anda untuk tugas-tugas penting lainnya. Secara umum, meluangkan waktu untuk mempelajari cara menggunakan alat Anda secara lebih efektif akan terbayar dalam jangka panjang dengan meningkatkan produktivitas Anda.
Kami telah menetapkan bahwa, dalam banyak kasus, Anda tidak memerlukan banyak aplikasi untuk tugas yang sama. Namun, di tempat kerja biasa, Anda akan memerlukan solusi yang berbeda untuk komunikasi, manajemen tugas, penyimpanan cloud, dan banyak lagi. Ini berarti Anda akan membuang waktu berharga untuk beralih antar aplikasi secara terus-menerus dan berisiko kehilangan informasi penting.
Untuk menghindari hal ini, Anda perlu mengintegrasikan alat produktivitas Anda untuk membuatnya bekerja sama dengan mulus. Untungnya, sebagian besar alat produktivitas populer menawarkan integrasi dengan beragam aplikasi, sehingga Anda dapat dengan mudah menghubungkan aplikasi yang Anda gunakan dan merampingkan alur kerja Anda. Anda juga bisa menggunakan Integrasi Zapier untuk mengotomatiskan alur kerja manajemen tugas Anda.
Atau, saat mencari alat yang tepat untuk kebutuhan Anda, Anda dapat memilih rangkaian ruang kerja yang mencakup semua yang Anda butuhkan di satu tempat. Contohnya, Notion adalah ruang kerja all-in-one yang menggabungkan beberapa fitur, termasuk manajemen tugas, pembuatan catatan, dan kolaborasi dokumen pada platform yang sama.
6. Sesuaikan Notifikasi Anda
Terakhir, tetapi sama pentingnya, Anda perlu mengelola notifikasi dengan hati-hati untuk menghindari gangguan dan fokus pada pekerjaan Anda. Secara default, sebagian besar aplikasi diatur untuk mengirim pemberitahuan untuk semuanya, yang dapat dengan cepat menjadi berlebihan dan membuat sulit untuk berkonsentrasi.
Pertama, tentukan notifikasi apa yang penting bagi Anda dan seberapa sering Anda ingin menerimanya. Kemudian, Anda dapat masuk ke pengaturan aplikasi dan menyempurnakan preferensi notifikasi agar sesuai dengan kebutuhan Anda. Di lain waktu, saat mengerjakan tugas membosankan yang membutuhkan fokus mendalam, Anda dapat menonaktifkan semua notifikasi agar tetap fokus.
Alat produktivitas dapat membantu Anda mencapai lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat, tetapi hanya jika Anda menggunakannya dengan cara yang benar. Dengan begitu banyak pilihan yang tersedia di pasar, mudah untuk terjebak dalam sindrom aplikasi baru yang mengilap dan kehilangan jejak kebutuhan dan tujuan Anda.
Kuncinya adalah menjadi strategis tentang perangkat produktivitas Anda dan hanya menggunakan alat yang sesuai dengan kebutuhan spesifik Anda. Kiat yang kami bagikan di atas akan membantu Anda melakukannya dan meningkatkan produktivitas Anda ke tingkat berikutnya.
