Pesan instan di tempat kerja jarak jauh begitu terintegrasi ke dalam jalinan komunikasi sehingga seringkali sulit untuk mengingat seperti apa hidup tanpanya. Alat seperti Slack telah menjadi platform komunikasi default yang mendukung kolaborasi dan produktivitas tim di lingkungan kerja jarak jauh saat ini.
Namun, meskipun mungkin nyaman, Anda masih perlu menerapkan beberapa praktik terbaik untuk menghindari mengganggu alur kerja Anda. Artikel ini akan membahas beberapa aturan pesan instan penting untuk komunikasi yang efektif di tempat kerja jarak jauh Anda.
1. Tentukan Harapan
Pesan instan biasanya memungkinkan Anda mengirim pesan ke orang-orang secara real-time sambil mengharapkan tanggapan segera. Meskipun ada kalanya ini tepat, dan bahkan perlu, itu juga bisa menjadi sumber gangguan yang signifikan.
Itu karena Anda mungkin menggunakan alat pesan instan untuk berbagai tujuan seperti aktivitas pendingin air virtual, pengumuman, berbagi file, atau mengajukan pertanyaan singkat. Semua ini dapat dengan cepat lepas kendali jika orang saling mengganggu sepanjang hari dengan permintaan atau pemberitahuan.
Inilah sebabnya mengapa sangat penting untuk memastikan bahwa Anda memiliki kebijakan yang membantu mengelola ekspektasi menggunakan alat pesan instan Anda. Misalnya, Anda dapat membuat saluran pendingin air (grup) untuk menghindari obrolan ringan dari saluran terkait pekerjaan lainnya. Anda dapat mendorong kolega jarak jauh Anda untuk mengatur status mereka untuk menunjukkan ketersediaan mereka dan terbuka tentang urgensi permintaan mereka.
Ini kemungkinan akan menjadi proses berkelanjutan yang perlu Anda tinjau kembali seiring pertumbuhan tim dan perusahaan Anda. Kuncinya adalah memiliki sistem, seperti wiki internal, untuk mengirimkannya ke karyawan saat ini dan memperkenalkannya kepada karyawan baru.
2. Sunting Sebelum Mengirim
Sifat langsung dari pesan instan dan fakta bahwa Anda terbiasa menggunakan singkatan, akronim, dan emoji saat mengirim pesan teman dan keluarga dapat membuat Anda mengabaikan potensi kesalahpahaman dan pentingnya profesionalisme di tempat kerja komunikasi.
Karena Anda telah membangun kebiasaan membaca dan mengedit email Anda sebelum mengirimnya, Anda juga harus meluangkan waktu untuk melakukan hal yang sama dengan pesan instan Anda. Tinjau tata bahasa, ejaan, dan nada Anda sebelum menekan kirim. Ingatlah bahwa pesan Anda dapat mengganggu alur kerja rekan kerja Anda, jadi pastikan pesan itu jelas dan ringkas. Anda tidak ingin mereka menghabiskan waktu ekstra untuk mencari tahu apa yang Anda maksud.
Karena itu, hindari penggunaan singkatan atau akronim yang berlebihan dalam komunikasi di tempat kerja Anda. Jika Anda harus menggunakannya, gunakan yang terkenal dan terkait dengan industri Anda.
3. Perhatikan Zona Waktu
Anda mungkin memiliki rekan kerja jarak jauh yang bekerja di berbagai belahan dunia dan zona waktu, yang berarti jam kerja Anda tidak cocok. Jadi, ada baiknya membiasakan untuk mempertimbangkan zona waktu rekan satu tim Anda sebelum mengirim pesan instan.
Itu karena pesan instan menciptakan rasa urgensi, yang dapat menekan rekan jarak jauh Anda untuk merespons selama waktu pribadi mereka, mempromosikan budaya selalu aktif yang dapat dengan cepat mengarah ke habis terbakar. Selain itu, ping dan notifikasi dapat mengganggu mereka selama jam kerja.
Yang mengatakan, untuk bekerja secara produktif dengan tim jarak jauh Anda di berbagai zona waktu, Anda harus lebih berhati-hati saat mengirim pesan. Untuk mencapai ini, Anda dapat menahan keinginan untuk mengirim pesan instan kecuali jika itu mendesak, jadwalkan pesan Slack Anda terlebih dahulu, dan manfaatkan komunikasi asinkron untuk menghindari gangguan rekan kerja Anda.
4. Pertimbangkan Alternatif Lain
Pesan instan sangat baik untuk pertukaran cepat dan singkat, tetapi gagal ketika Anda perlu melakukan percakapan yang lebih mendalam. Jadi, jika Anda mendapati diri Anda mengalami pertukaran bolak-balik yang luas atau kesulitan menjelaskan sesuatu, mungkin sudah saatnya untuk berhenti mengirim pesan dan beralih ke metode komunikasi lain.
Bergantung pada konteks dan sifat percakapan Anda, Anda mungkin ingin mempertimbangkan alternatif seperti konferensi audio atau video, karena memungkinkan Anda untuk menyampaikan pesan Anda dengan lebih baik. Atau, jika Anda tidak tersedia secara bersamaan, Anda dapat menggunakan alat komunikasi seperti Memutar atau solusi video asinkron Suka Voodle untuk merekam dan mengirim pesan Anda tanpa mengharapkan tanggapan segera.
Email juga dapat menjadi pilihan yang lebih baik untuk percakapan tertentu, karena menyediakan catatan tertulis yang dapat Anda rujuk nanti. Selain itu, kolega Anda dapat membaca dan membalas pesan Anda pada waktu yang sesuai untuk mereka.
5. Hindari Pesan Terputus
Mengingat bahwa setiap pesan yang Anda kirim sesuai dengan notifikasi baru dan potensi gangguan, Anda harus menghindari pengiriman pesan yang terputus-putus untuk membatasi jumlah notifikasi rekan kerja Anda menerima.
Sebaliknya, kirim pesan gabungan yang berisi semua informasi yang Anda butuhkan untuk berkomunikasi. Dengan cara ini, kolega Anda dapat dengan cepat memindai pesan dan tidak akan terganggu berkali-kali. Misalnya, Anda dapat menggunakan format berikut:
Hai, saya sedang mencari informasi tentang proyek XYZ. Apakah Anda memiliki pembaruan? Terima kasih.
Daripada memisahkan setiap bagian informasi menjadi pesan yang terpisah.
6. Pertahankan Obrolan Ringan Seminimal mungkin
Percakapan pendingin air memiliki tempat mereka di tempat kerja yang jauh. Bahkan, mereka dapat membantu membangun hubungan dan menumbuhkan rasa memiliki di antara karyawan.
Namun, harus ada saluran khusus untuk percakapan santai dan bersosialisasi agar tidak mengganggu rekan kerja saat berusaha fokus pada pekerjaannya. Dengan cara ini, mereka dapat memilih untuk bergabung dalam percakapan kapan pun mereka mau dan tidak merasa harus segera membalas.
Jadi, saat mengirim pesan langsung ke kolega jarak jauh Anda, terutama selama jam kerja, cobalah untuk meminimalkan obrolan ringan untuk menghormati waktu dan fokus mereka.
7. Akui Penerimaan Pesan
Saat Anda menerima pesan, adalah praktik yang baik untuk memberi tahu pengirim bahwa Anda telah melihat pesan mereka, meskipun Anda tidak dapat segera membalasnya. Dengan cara ini, mereka tidak akan merasa seperti Anda mengabaikannya dan dapat fokus pada tugas lain sambil menunggu tanggapan. Selain itu, ini menyelamatkan Anda dari pesan tindak lanjut yang berpotensi mengganggu.
Jika Anda sibuk saat menerima pesan yang membutuhkan tanggapan, Anda dapat memberi tahu pengirimnya dengan mengatakan sesuatu seperti, “Terima kasih telah memberi tahu saya. Aku akan kembali padamu." Jika pesan tidak memerlukan tanggapan, Anda dapat mengetik "Terima kasih" atau bereaksi dengan emoji.
Terapkan Tips Ini untuk Komunikasi yang Lebih Produktif di Tempat Kerja
Menempatkan upaya untuk mengembangkan kebiasaan komunikasi yang lebih baik sangat penting untuk setiap tim jarak jauh. Menerapkan tips di atas dapat mendorong kolaborasi yang lebih produktif dan efisien dengan rekan kerja Anda, di mana pun lokasinya.