Memulai yang baru dengan perangkat lunak manajemen proyek baru adalah proyek itu sendiri. Masing-masing berbeda dari yang berikutnya, jadi selain mencoba memetakan semua proyek Anda, Anda mungkin berurusan dengan kurva pembelajaran. Hal ini dapat menjadi luar biasa.
Namun, satu kesamaan yang mereka semua miliki adalah bahwa perencanaan ke depan dapat membantu membuat transisi yang mulus. Selain itu, Anda akan mengatur diri sendiri untuk menjaga ruang kerja yang bersih dan konsisten. Baca terus untuk mengetahui langkah apa yang dapat Anda ambil saat memulai dengan perangkat lunak manajemen proyek baru.
Memutuskan Bagaimana Anda Ingin Menggunakan Perangkat Lunak Manajemen Proyek
Sebelum Anda mengatur perangkat lunak Anda, Anda memerlukan rencana bagaimana Anda ingin menggunakannya. Mengetahui siapa yang akan menggunakan akun dan jenis papan proyek di dalamnya akan membantu Anda memulai.
Dengan Siapa Anda Akan Bekerja?
Apakah ada orang lain yang ada di akun itu? Siapa saja mereka, dan apa peran mereka? Tingkat privasi dan izin yang dapat Anda atur untuk tim Anda akan bervariasi tergantung pada yang Anda gunakan dan tingkat langganan Anda. Jadi, ada baiknya untuk merencanakan terlebih dahulu, bahkan sebelum memilih satu, siapa yang menggunakan akun tersebut dan apa yang ingin Anda berikan aksesnya kepada mereka.
Misalnya, versi pribadi dari Notion sangat berbeda dari Tim akun, tetapi Anda dapat berkolaborasi menggunakan keduanya. Yang pribadi menawarkan halaman yang mulai pribadi dan memungkinkan Anda untuk mengundang tamu, sementara Tim akun membuka ruang kerja kolaboratif yang memungkinkan Anda berbagi dengan seluruh organisasi Anda dengan benar jauh.
Dalam organisasi Anda, Anda juga ingin mempertimbangkan kepada siapa Anda ingin memberikan izin admin. Selain itu, jika perangkat lunak Anda mengizinkan tamu, Anda dapat menentukan apakah berbagi papan proyek dengan klien, kontraktor, atau orang lain di luar tempat kerja Anda diperlukan atau tidak.
Jenis Papan Proyek Apa yang Akan Anda Gunakan?
Anda dapat melakukan lebih dari sekadar membuat garis besar proyek sederhana dalam perangkat lunak manajemen proyek Anda. Anda juga bisa:
- Buat papan permintaan proyek tempat Anda dan rekan kerja Anda dapat mendelegasikan tugas lain-lain atau meminta bantuan. ClickUp adalah perangkat lunak yang sangat baik untuk membangunnya, tetapi Anda dapat membuatnya dalam perangkat lunak manajemen proyek apa pun.
- Uraikan alur kerja yang sedang berlangsung dari awal hingga akhir untuk mendapatkan gambaran singkat tentang langkah-langkah proyek.
- Siapkan papan tugas terbuka di mana Anda dan rekan kerja Anda dapat menugaskan diri Anda untuk tugas-tugas yang tersedia.
Memutuskan Cara Mengatur Perangkat Lunak Manajemen Proyek
Sekarang setelah Anda mengetahui dengan siapa Anda bekerja dan jenis papan proyek yang akan Anda gunakan, Anda perlu menentukan bagaimana Anda ingin mengatur akun.
Bagaimana Anda melakukan ini benar-benar masalah preferensi, tetapi jumlah orang yang bekerja dengan Anda juga akan membantu Anda memutuskan. Ada banyak cara Anda dapat mengatur papan proyek Anda, seperti dengan:
- Klien
- Proyek
- Departemen
- Tim
Anda bahkan dapat menggunakan kombinasi di atas. Namun, jika Anda bekerja dengan perusahaan besar, pengorganisasian berdasarkan departemen atau tim akan menyederhanakan pencarian proyek dan tugas untuk semua orang.
Saat Anda mengatur item, Anda ingin menghindari terlalu rumitnya nama tugas, proyek, papan, dan folder Anda. Anda dan rekan kerja Anda akan menemukan apa yang Anda butuhkan dengan cepat jika Anda menjaga segala sesuatunya sesederhana mungkin.
Ini terutama berlaku untuk subfolder. Jika alat yang Anda gunakan menawarkan subfolder, tanyakan pada diri Anda sebelum membuatnya apakah itu benar-benar diperlukan, dan jika demikian, tentukan nama yang optimal saat orang lain mencarinya. Menyertakan serangkaian folder kecil, kosong, atau salah label hanya akan membuat bingung.
Anggap saja hampir seperti folder file di komputer Anda. Anda ingin dapat menemukan apa yang Anda cari dalam klik sesedikit mungkin.
Menambahkan Tugas ke Perangkat Lunak Manajemen Proyek
Setelah Anda menentukan bagaimana Anda ingin mengatur tugas dan proyek Anda, Anda dapat mulai memetakannya. Pertama, akan sangat membantu jika Anda membuat daftar proyek yang sedang berjalan dan memecahnya menjadi item tindakan. Anda dapat melakukannya di atas kertas atau dalam perangkat lunak pengolah kata—metode apa pun yang paling cocok untuk Anda.
Berpegang teguh pada proyek saat ini akan membantu menyederhanakan proses. Buat papan dan tugas hanya untuk proyek yang sedang Anda kerjakan atau yang akan datang, daripada menyertakan informasi yang sudah ketinggalan zaman atau placeholder.
Pastikan untuk memberi nama papan proyek Anda sesuai dan hanya sertakan tugas terkait di dalamnya. Hirarki ini akan membantu Anda menemukan detail dengan lebih cepat dan memberi Anda serta rekan kerja Anda ikhtisar singkat tentang status proyek.
Sebagai contoh, jika Anda mengembangkan situs web baru untuk suatu produk, Anda akan membuat papan proyek dan menyebutnya seperti Situs Web Produk. Kemudian, Anda akan mencantumkan semua item tindakan yang membentuk situs web sebagai tugas di dalamnya. Jadi, hal-hal seperti memilih nama domain, menyiapkan hosting, mendesain wireframe, dan sebagainya.
Jika Anda menjaga sistem Anda untuk menambahkan proyek dan tugas tetap konsisten, kecil kemungkinan Anda perlu menghabiskan waktu untuk merapikan atau mengatur ulang.
Apa yang Harus Dihindari Saat Menyiapkan Perangkat Lunak Manajemen Proyek
Beberapa hal yang ingin Anda hindari saat menyiapkan perangkat lunak manajemen proyek baru adalah:
- Melakukan semuanya sekaligus—mulai dari yang kecil dengan daftar proyek saat ini untuk menghindari kewalahan atau mengacaukan ruang kerja Anda.
- Memanfaatkan setiap fitur—terutama jika itu adalah akun berbayar, Anda mungkin berpikir Anda ingin mendapatkan nilai uang Anda. Namun, ada banyak lonceng dan peluit yang datang dengan perangkat lunak manajemen proyek yang mungkin hanya menghalangi. Meneliti produk terlebih dahulu adalah salah satu cara Anda dapat menghindari kelelahan fitur.
- Proyek yang terlalu rumit—ambil pendekatan yang lebih sedikit lebih banyak saat memetakan proyek Anda. Misalnya, banyak perangkat lunak manajemen proyek menawarkan subtugas yang kurang terlihat yang dapat Anda sarangkan di dalam subtugas yang lebih besar. Namun, mungkin membosankan bagi Anda untuk membuat daftar langkah-langkah dalam tugas dan rekan kerja Anda untuk memeriksanya.
Mulailah Dengan Perangkat Lunak Manajemen Proyek Anda
Memulai dengan perangkat lunak manajemen proyek baru tidak terlalu membebani jika Anda melakukan sedikit perencanaan ke depan, dan Anda memulai dari yang kecil. Daripada membangunnya dengan proyek usang atau informasi placeholder, buat item sambil jalan, dan pertahankan sistem penamaan yang konsisten untuk tugas, proyek, dan folder.
Ingatlah untuk tetap sederhana. Semakin sedikit klik yang Anda butuhkan untuk menemukan apa yang Anda butuhkan, semakin baik.