Berkolaborasi dengan rekan kerja Anda seharusnya mudah, dengan begitu banyak cara untuk menjangkau mereka. Namun, terkadang menggunakan beberapa alat komunikasi bisa menjadi berlebihan, dan menggunakan alat yang salah bisa menghalangi percakapan.
Jadi, kapan waktu paling efektif untuk menulis email, mengirim pesan, atau menggunakan perangkat lunak manajemen proyek? Baca terus untuk mengetahui alat komunikasi mana yang ideal untuk diskusi Anda.
Kapan Mengirim Email?
Jika Anda memiliki banyak informasi untuk diringkas dan detail untuk disertakan dalam pesan Anda, mengirim email adalah pilihan yang ideal. Ini juga merupakan rute terbaik untuk permintaan.
Karena percakapan email biasanya lebih lambat daripada percakapan yang diadakan di aplikasi perpesanan, ini memberi penerima Anda lebih banyak waktu untuk mempertimbangkan informasi tersebut. Mereka dapat duduk bersamanya jika perlu dan memberikan respons yang dipikirkan dengan matang saat mereka siap.
Meskipun umumnya berpikir rekan kerja Anda tidak akan menghargai email yang panjang, ada
banyak cara untuk memformat email yang panjang sehingga informasi penting menonjol. Bukan berarti Anda ingin menulis novel, tetapi email memungkinkan Anda menyajikan semua informasi sekaligus, dalam media yang terasa kurang mendesak.Pikirkan saja preferensi Anda sendiri. Apakah Anda lebih suka mendapatkan satu email panjang namun tepat yang Anda rasa memiliki waktu untuk dipertimbangkan, atau menerima pesan Slack yang panjang saat mencoba fokus pada proyek lain?
Selain tidak terburu-buru, email lebih cepat ditemukan dan dirujuk nanti, mudah diteruskan ke orang lain, dan mudah menyertakan orang lain dari luar tempat kerja Anda. Ini juga memberi pesan Anda lebih formalitas daripada Slack atau aplikasi serupa. Beberapa situasi di mana email cenderung ideal adalah:
- Meringkas acara, laporan, proyek, atau umpan balik.
- Membuat permintaan.
- Mengirim sesuatu yang formal.
- Termasuk seseorang dari luar tempat kerja Anda.
- Apa pun yang panjang atau penting—terutama jika penerima perlu merujuknya nanti.
Kapan Mengirim Pesan
Alat perpesanan seperti Slack kemungkinan akan memberi Anda jawaban yang lebih cepat daripada email. Ini adalah tempat yang sangat baik untuk mengajukan pertanyaan sederhana, dengan cepat menghubungi rekan kerja Anda, dan berbagi ide.
Meskipun jawaban cepat terkadang adalah yang Anda butuhkan, penting untuk diingat bahwa Anda harus menjaga pertanyaan Anda tetap sederhana agar hal itu terjadi. Karena respons cepat yang khas dari aplikasi, mudah bagi penerima untuk mengabaikan detail atau seluruh pesan, terutama di saluran atau ruang kerja yang bising.
Hal ini dapat menyebabkan percakapan yang lebih lama dari yang diperlukan atau pembaruan penting tidak diperhatikan—terutama jika saluran tersebut sangat sibuk sehingga rekan kerja Anda membisukannya.
Menggunakan sebutan di Slack dapat membantu mengarahkan percakapan dalam grup atau saluran sedikit, tetapi yang terbaik adalah menjaga pesan Anda singkat dan langsung pada intinya. Jika Anda tidak bisa dan Slack adalah tempat favorit tim Anda, coba gunakan poin-poin untuk meringkas. Anda juga ingin mempertimbangkan apakah Anda punya waktu untuk percakapan saat mengirim pesan. Rekan kerja Anda mungkin cepat menindaklanjuti, mencari klarifikasi atau mengajukan pertanyaan sendiri.
Jika percakapan di Slack berlarut-larut karena hal-hal yang tidak jelas, mungkin lebih cepat untuk menelepon rekan kerja Anda di telepon atau menggunakan Alat ngerumpi khusus suara Slack untuk memperjelas. Slack tentu saja bukan satu-satunya alat perpesanan yang tersedia, tetapi jika Anda ingin menjaga semuanya tetap efisien, yang terbaik adalah memilih satu aplikasi yang akan digunakan semua orang di organisasi Anda.
Selain itu, jika Anda ingin menjaga segala sesuatunya tetap profesional, Anda sebaiknya menghindari penggunaan aplikasi pribadi seperti Facebook Messenger atau SMS. Beberapa situasi di mana aplikasi perpesanan ideal adalah:
- Mengajukan pertanyaan cepat.
- Berbagi ide dan berkolaborasi.
- Mengirim pembaruan cepat.
- Membuat pengumuman—di saluran yang tepat.
Kapan Menggunakan Perangkat Lunak Manajemen Proyek
Terkadang ideal untuk menggunakan alat komunikasi dalam perangkat lunak manajemen proyek seperti ClickUp. Manfaat utama dari melakukannya adalah Anda dan Anda rekan kerja akan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk berkomunikasi, serta mencari sedikit informasi di kotak masuk, pesan, dan di mana pun Anda berdiskusi kerja.
Menggunakan ClickUp, Anda dapat menyimpan tugas atau proyek apa pun di satu tempat.
Bagian komentar dalam kartu tugas di ClickUp memungkinkan Anda mengirim pertanyaan atau klarifikasi kepada rekan kerja Anda. Di sini Anda dapat menandai orang lain, memberikan komentar, dan melampirkan dokumen pendukung.
Anda juga dapat berbagi tugas atau proyek dengan mengisi informasi yang tepat dan menugaskan orang lain ke proyek itu sendiri atau sebagai pengamat. Pastikan untuk menggunakan bagian deskripsi untuk menambahkan lebih banyak detail—seperti email.
Selain itu, Anda dapat buat papan permintaan proyek dalam ClickUp sebagai cara bagi Anda dan tim Anda untuk saling menugaskan tugas dan meminta bantuan dengan cepat. Beberapa situasi di mana komunikasi dengan perangkat lunak manajemen proyek sangat ideal:
- Untuk mengajukan pertanyaan khusus proyek.
- Untuk membagikan komentar, ide, atau saran khusus proyek.
- Anda memiliki tugas untuk didelegasikan kepada orang lain.
- Anda memiliki dokumen pendukung yang akan membantu proyek.
Tips Lain untuk Komunikasi yang Efektif
Apa pun media yang Anda pilih, berikut adalah daftar tip lainnya untuk membantu Anda berkomunikasi secara efektif:
- Kirim semuanya sekaligus—jika Anda memiliki berita, umpan balik, pembaruan, atau benar-benar sesuatu untuk dikatakan, kirimkan semuanya sekaligus daripada sedikit demi sedikit. Menyatukan semuanya membantu membatasi notifikasi—dan gangguan atau antisipasi yang muncul setelah seseorang mengirim pesan "hei."
- Gunakan baris subjek dan saluran—tidak hanya menjaga baris subjek dan saluran yang relevan membantu Anda mendapatkan jawaban yang Anda cari, tetapi Anda dan rekan kerja Anda juga akan dapat menemukan informasinya nanti.
- Tetap pada satu metode—jika Anda menerima email, balas melalui email. Jika itu adalah pesan, balas di aplikasi yang sama. Tetap konsisten akan membuat percakapan Anda dapat diakses dan terorganisir.
Merampingkan Komunikasi dan Meningkatkan Produktivitas Anda
Meskipun memiliki begitu banyak alat komunikasi di ujung jari Anda membuat berbicara dengan rekan kerja Anda menjadi nyaman, terkadang menggunakan alat yang salah bisa menjadi rintangan. Jika Anda memiliki banyak hal untuk dikatakan, email adalah pilihan terbaik Anda. Jika Anda ingin cepat dan langsung, gunakan messenger seperti Slack.
Pada akhirnya, jika pemikiran atau ide Anda berkaitan dengan suatu tugas, bantulah diri Anda dan rekan kerja Anda dengan membagikannya di perangkat lunak manajemen proyek Anda di bawah tugas masing-masing. Saat menyampaikan percakapan, Anda juga harus mempertimbangkan bagaimana Anda dan rekan kerja Anda akan menemukannya nanti, jika perlu.
