Google Spreadsheet menyediakan banyak fitur yang disediakan oleh sebagian besar alat spreadsheet premium, tetapi gratis. Salah satu fitur tersebut adalah kemampuan untuk melihat, mengedit, dan menghapus riwayat versi.
Karena kemudahan penggunaan yang disediakan oleh Google Spreadsheet, lebih banyak orang yang beralih untuk mengadopsi rangkaian aplikasi Office Google daripada menggunakan perangkat lunak seperti Excel. Namun, terkadang, fiturnya bisa sedikit berbeda dari yang biasa digunakan pengguna. Panduan ini akan mencakup riwayat versi Google Sheets dan semua yang dapat dilakukannya.
Mengapa Menggunakan Riwayat Versi?
Ketika beberapa karyawan menangani spreadsheet yang sama, pasti ada kesalahan karena miskomunikasi di antara karyawan. Kesalahan ini dapat menyebabkan gangguan pada spreadsheet sensitif yang berisi informasi keuangan. Ketika ini terjadi, sangat bermanfaat untuk memiliki cadangan yang dapat Anda kembalikan.
Anda mungkin juga membuat kesalahan dalam pekerjaan Anda, tetapi tidak dapat menunjukkan dengan tepat apa yang salah. Mampu membuka versi sebelumnya dari spreadsheet bisa menjadi penyelamat mutlak. Ini bisa menjadi penting jika Anda seorang
pengusaha solo menggunakan Google Spreadsheet.Apa itu Riwayat Versi Google Spreadsheet?
Google menambahkan fitur yang menyimpan semua perubahan yang dilakukan pada dokumen. Bahkan perubahan sekecil koma didokumentasikan, dan fitur ini tersedia di sebagian besar layanan di rangkaian aplikasi Google.
Sebagai Google Dokumen dan Google Spreadsheet adalah layanan berbasis cloud, pencadangan dibuat hampir seketika dan dapat diakses kapan saja, asalkan Anda memiliki koneksi internet.
Hanya pemilik spreadsheet yang dapat melihat perubahan ini dan orang-orang yang diberi akses edit oleh pemilik. Orang dengan akses hanya lihat ke spreadsheet tidak dapat melihat atau membuat perubahan pada riwayat versi. Ini terutama fitur privasi.
Fitur riwayat versi di Google Spreadsheet menghilangkan kebutuhan untuk membuat banyak salinan dari spreadsheet yang sama di perangkat keras lokal. Anda cukup mengakses riwayat versi dan menemukan versi tertentu yang Anda cari.
Cara Melihat dan Mengedit Riwayat Versi di Google Spreadsheet
Sebelum melihat atau mengedit riwayat versi, pastikan Anda telah membuat cukup banyak perubahan untuk Google Spreadsheet untuk membuat log perubahan ini. Anda tidak akan dapat melihat riwayat versi pada spreadsheet baru. Sebelum kita mulai, muat spreadsheet Anda.
Berikut adalah langkah-langkah yang perlu Anda ikuti untuk memeriksa riwayat versi di Google Spreadsheet
- Navigasi ke Mengajukan di bilah menu.
- Pilih Riwayat versi. Ini akan membuka sub-menu lain.
- Di sana, klik Lihat riwayat versi. Ini akan menampilkan bilah sisi ke sisi kanan layar dengan daftar yang berisi semua versi spreadsheet.
- Klik pada tiga titik di samping nama versi.
- Untuk versi yang lebih lama, klik pada Pulihkan versi ini, dan Google Spreadsheet akan memuat ulang halaman dengan versi spreadsheet yang lebih lama.
Pada versi spreadsheet saat ini, Anda dapat mengubah nama spreadsheet, atau membuat salinannya. Saat mengklik ikon tiga titik pada versi apa pun selain yang sekarang, Anda juga akan mendapatkan opsi untuk memulihkannya.
Cara Memberi Nama Versi Google Sheets Penting
Melihat tanggal sebagai nama file bisa sangat mengejutkan dan menjadi membingungkan dengan cepat, terutama jika beberapa perubahan dilakukan per hari pada lembar. Alih-alih tanggal, akan lebih membantu jika Anda dapat memberi nama lembar berdasarkan perubahan yang dibuat.
Katakanlah ada lembar yang berisi semua perubahan dan versi terbaru. Akan lebih baik untuk menamakannya "Final" daripada "14 Juni, 09:38", bukan?
Memberi nama versi spreadsheet yang penting dapat sangat bermanfaat bagi Anda nanti ketika Anda perlu menemukan versi tertentu di antara lautan suntingan. Berikut adalah langkah-langkah yang harus diikuti untuk memberi nama versi saat ini:
- Klik Mengajukan di bilah atas.
- Memilih Riwayat versi.
- Klik Beri nama versi saat ini.
Ini akan membuka jendela baru di tengah layar, memungkinkan Anda untuk menetapkan nama. Setelah selesai, klik Menyimpan.
Jika Anda ingin mengganti nama versi yang lebih lama, ikuti langkah yang sama seperti sebelumnya, tetapi alih-alih memilih Nama versi saat ini, klik Lihat riwayat versi. Ini akan menampilkan daftar perubahan yang dibuat pada spreadsheet. Di sana, klik nama versi yang ingin Anda ganti namanya dan ketikkan namanya. Tekan Memasuki untuk menyimpan perubahan setelah Anda selesai.
Cara Menghapus Riwayat Versi di Google Spreadsheet
Saat ini tidak ada cara untuk menghapus versi tertentu di riwayat versi Google Spreadsheet. Namun, Anda dapat memulai dari awal dengan membuat salinan spreadsheet. Ini akan menghapus semua perubahan dalam riwayat versi. Hanya versi terbaru yang akan disimpan dan disalin.
Langkah-langkah untuk melakukan ini sederhana, klik Mengajukan di bilah atas. Ini akan menampilkan menu tarik-turun. Di sini, klik Buat salinan.
Anda akan diminta untuk memasukkan nama untuk spreadsheet baru. Setelah menambahkan nama, pilih lokasi spreadsheet dan pilih apakah Anda ingin spreadsheet dibagikan dengan orang yang sama dengan yang dibagikan sebelumnya. Anda juga dapat memilih apakah Anda ingin komentar disalin. Setelah Anda selesai memilih opsi yang Anda inginkan, klik hijau Buat tombol salin.
Hal yang Perlu Diketahui Tentang Riwayat Versi di Google Spreadsheet
Berikut adalah beberapa hal yang harus Anda ketahui tentang riwayat versi di Google Spreadsheet:
- Riwayat Versi dapat mengembalikan nilai tak terbatas. Namun, Spreadsheet mengoptimalkan ruang Google Drive dengan menggabungkan versi yang lebih lama. Ini juga dapat menghapus beberapa perubahan sebelumnya jika penyimpanan hampir penuh.
- Jika Anda tidak dapat melihat Riwayat Versi, mungkin karena Anda tidak memiliki izin yang diperlukan atau bahkan terkunci sepenuhnya. Anda harus meminta pemilik spreadsheet untuk mengubah izin Anda menjadi "dapat mengedit" daripada "dapat melihat".
- Riwayat versi dapat diakses oleh individu yang memiliki file di akun mereka. Jika Anda menggunakan fitur berbagi di Google Spreadsheet, maka hanya orang yang dapat melihat riwayat versi adalah individu dengan hak istimewa pemilik atau editor.
Menguasai Google Spreadsheet
Melihat dan mengedit riwayat versi hanyalah sebagian kecil dari lingkungan kolaboratif di Google Spreadsheet. Sekarang setelah Anda menguasainya, Anda harus terus belajar agar tim Anda tampil dengan kapasitas penuh di aplikasi berbasis web yang hebat ini.