Evernote adalah alat yang ideal untuk membuat dan mengelola catatan rapat Anda. Ada tiga elemen penting untuk pertemuan yang sukses. Persiapan rapat, membuat catatan yang terorganisir, dan tindak lanjut rapat adalah prasyarat untuk rapat yang baik. Fitur Evernote membuatnya mudah untuk melakukan ketiganya.
Buat Catatan Rapat di Evernote
Evernote memungkinkan Anda untuk sambungkan Google Kalender ke akun Anda. Dari tampilan Beranda di aplikasi, rapat Anda yang akan datang terlihat sekilas.
Catatan: Menghubungkan kalender Anda memerlukan langganan Pribadi, Profesional, atau Tim.
Untuk membuat catatan rapat baru, mulai dengan acara rapat di kalender Anda. Kemudian, dari Evernote Home, klik ikon di sebelah acara rapat di widget kalender Anda. Terakhir, klik Buat catatan untuk acara.
Evernote membuat catatan tertaut yang dapat Anda akses dengan satu klik. Catatan tersebut menyertakan tautan ke acara di kalender Google dengan semua detail rapat. Catatan baru telah diformat sebelumnya dengan struktur yang ideal untuk catatan rapat. Ada bagian untuk merekam tugas untuk ditindaklanjuti nanti dan bagian untuk mencatat.
Evernote memiliki fitur untuk menautkan semua materi dukungan yang relevan ke catatan rapat. Materi referensi Anda tidak pernah lebih dari satu klik. Lagi pula, waktu terlalu berharga untuk disia-siakan mencari file dan dokumen saat Anda sedang rapat.
Klik atau ketuk acara rapat dari widget kalender untuk menautkan file atau dokumen. Pilih Catatan tautan. Pilih catatan yang relevan dengan rapat Anda.
Sekarang, Anda akan memiliki apa yang Anda butuhkan tanpa membuang waktu berharga selama rapat.
Setel Pengingat untuk Pemberitahuan Rapat
Pernahkah Anda melewatkan rapat karena Anda membutuhkan pengingat? Solusinya adalah dengan menerapkan pengingat di Pengaturan kalender.
Pengaturan Kalender memungkinkan Anda menentukan jenis pemberitahuan yang Anda terima. Misalnya, Anda dapat menerima pengingat sebelum rapat dimulai, pada waktu mulai, atau setelah rapat berakhir. Selain itu, Evernote dapat mengingatkan Anda untuk membuat catatan atau meninjau catatan Anda.
Untuk mengatur pengingat, klik pada acara kalender. Selanjutnya, pilih Lagi tombol opsi (tiga titik) di kanan atas widget kalender. Kemudian, pilih Pengaturan kalender... (tiga titik).
Anda dapat menyesuaikan pengaturan untuk dua opsi: Ingatkan saya untuk membuat catatan atau Ingatkan saya untuk membuka catatan. Yang pertama adalah untuk acara yang tidak memiliki catatan terkait. Yang terakhir adalah untuk acara yang sudah memiliki catatan tertaut.
Buat Catatan Rapat Terorganisir di Evernote
Catatan rapat yang telah diformat sebelumnya sangat ideal untuk menangkap informasi penting selama rapat Anda. Ada bagian untuk menangkap tugas dan membuat catatan tidak terstruktur.
Fitur tugas di Evernote menjelaskan tiga elemen penting untuk keberhasilan rapat. Itu tergantung pada menjawab tiga pertanyaan, "Siapa melakukan apa kapan?"
- Apa saja tugas yang dapat ditindaklanjuti?
- Siapa yang akan mengerjakan tugas?
- Kapan batas waktu untuk menyelesaikan tugas?
Evernote membuat manajemen tugas menjadi sederhana dengan memungkinkan Anda menangkap tugas secara real-time. Jika Anda mengikuti tip di kami panduan untuk memilih pengelola tugas onliner, Evernote memenuhi syarat sebagai aplikasi produktivitas teratas. Juga, Anda dapat menambahkan tanggal jatuh tempo dan menetapkan tugas untuk diri sendiri atau anggota tim. Pada akhir rapat, Anda memiliki daftar tugas yang terorganisir dengan pertanyaan tentang siapa, apa, dan kapan.
Bagian Catatan adalah tempat untuk mencatat informasi penting, instruksi khusus, atau ide dari rapat. Menuliskannya memastikan Anda tidak akan kehilangan hasil utama rapat.
Evernote Memudahkan Tindak Lanjut Rapat
Rapat yang berhasil mencakup tindakan tindak lanjut dengan tenggat waktu. Evernote membuat perencanaan pasca-pertemuan tidak menyakitkan.
Gunakan Tugas untuk Mengambil Tindakan Setelah Rapat Anda
Catatan rapat yang terorganisir membuat langkah Anda selanjutnya mudah dan jelas. Tugas yang Anda tetapkan ada di catatan menunggu tindakan Anda. Jika Anda mengelola tim, Anda memiliki satu referensi untuk tugas yang diberikan kepada orang lain.
Tidak ada yang mau muncul di pertemuan untuk menyadari bahwa barang-barang penting itu tidak terselesaikan karena kurangnya komunikasi. Catatan rapat yang terorganisir dengan baik menciptakan kejelasan, kesepakatan, dan akuntabilitas bagi individu, tim, atau organisasi. Fitur Evernote menjadikannya ideal aplikasi untuk memprioritaskan dan mengelola tugas.
Tingkatkan Komunikasi Dengan Tim Anda dengan Berbagi Catatan Rapat
Anda dapat berbagi catatan dengan mereka yang menghadiri rapat.
Di sudut kanan atas catatan rapat, klik Membagikan. Kotak dialog bagikan akan terbuka dengan tiga opsi untuk membagikan catatan. Opsi memungkinkan Anda untuk memungkinkan seseorang melihatnya di dalam Evernote, melihatnya melalui tautan publik di browser web, atau sebagai salinan dalam email.
- Mengundang seseorang. Gunakan fitur ini untuk berbagi dengan pengguna Evernote lainnya. Di kotak Undang seseorang, masukkan satu atau beberapa alamat email, atur tingkat izin, dan klik Kirim undangan.
- Tautan yang dapat dibagikan. Gunakan fitur ini untuk berbagi catatan dengan pengguna non-Evernote. Setiap catatan memiliki URL unik yang dapat Anda salin dan tempel untuk dibagikan kepada siapa pun, meskipun orang tersebut bukan pengguna Evernote. Beralih Tautan yang dapat dibagikan untuk mengaktifkannya. Kemudian, salin tautan dan bagikan dengan siapa pun.
- Kirimkan salinannya melalui email. Anda dapat mengirim salinan catatan melalui email dengan isi catatan di badan email. Klik Kirimkan salinannya melalui email, lalu tambahkan satu atau beberapa alamat email. Klik Kirim.
Dengan berbagi catatan rapat, semua orang tetap berada di halaman yang sama. Pada pertemuan berikutnya, ada catatan yang jelas untuk setiap kiriman. Setiap orang tahu tanggung jawab mereka dengan tanggal jatuh tempo. Kejelasan membuat eksekusi lebih efektif.
Evernote Adalah Solusi Hebat untuk Mengelola Catatan Rapat
Evernote adalah aplikasi lintas platform. Ini berfungsi di Mac, Windows, Linux, dan browser web. Fitur dan manfaat Evernote dapat membantu tim menghilangkan gesekan, menangkap semua detail, dan menyederhanakan rapat.