Zoho mail adalah layanan email yang aman, dijamin privasi, dan bebas iklan. Menawarkan suite email yang kaya fitur, membuatnya ideal untuk kasus penggunaan pribadi dan bisnis. Jika Anda telah menggunakan Gmail dan ingin beralih ke Zoho Mail, Anda akan melihat berbagai pengaturan yang mungkin membingungkan.
Anda dapat menyesuaikan pengalaman menonton, pembuat email, mengatur email Anda menggunakan filter, mengambil tindakan cepat dengan lampiran, mengelola daftar spam, dan bahkan mengimpor atau mengekspor email sebagai EML. Kami akan menunjukkan Anda mengonfigurasi email Zoho dan beralih dari Gmail dengan mulus.
Langkah-Langkah yang Harus Dilakukan Sebelum Mengonfigurasi Zoho Mail
Sebelum menyesuaikan email Zoho, pastikan Anda telah memetakan domain khusus ke data MX dengan benar dan mengonfigurasi parameter SPF/DKIM ke mencegah email spoofing. Baca panduan kami di bermigrasi dari Gmail ke email Zoho dengan domain khusus Anda dan selesaikan prosesnya.
Saat Anda beralih ke layanan email yang berbeda, perbankan, kartu kredit, penagihan, asuransi, dan penyedia layanan lainnya harus mengetahui alamat email terbaru Anda untuk tujuan komunikasi.
Migrasi adalah proses yang lambat, tetapi dalam jangka panjang, Anda akan dapat menggabungkan email penting di satu tempat. Ini juga merupakan ide yang bagus untuk dipertimbangkan menyiapkan penerusan otomatis di Gmail, hanya untuk menangkap layanan yang Anda lewatkan.
Menulis Email di Zoho Mail
Zoho mail menawarkan perangkat lengkap untuk menulis email kepada Anda. Klik Surat Baru tombol di panel kiri untuk membuka Komposer. Secara default, jendela komposer terbuka di tab baru (Pengaturan > Tulis > Buka Tulis di) tetapi Anda dapat menggunakan inline (ini mereplikasi fitur Gmail) atau jendela baru.
Seperti Gmail, Zoho memiliki opsi pemformatan yang kaya untuk memformat pesan email Anda. Ada opsi untuk menyisipkan tabel (yang tidak dimiliki Gmail) dengan opsi lebar dan batas yang dapat dikonfigurasi. Anda bahkan dapat melampirkan email ke email keluar (sebagai EML) menggunakan drag-and-drop dan mereferensikan pesan lama tanpa menulis ulang.
Untuk menyesuaikan preferensi komposer, buka Pengaturan > Tulis dan melihat seluruh rangkaian pilihan. Anda dapat mengubah arah teks pilihan, menyesuaikan font, secara otomatis menambahkan penerima ke kontak, dan memeriksa pesan Anda untuk kesalahan ejaan.
Tambahkan Lampiran Besar ke Email di Zoho Mail
Gmail mengizinkan lampiran dengan ukuran file maksimum hingga 25MB. Dengan email Zoho, Anda dapat mengirim file besar ke penerima Anda melalui email. Ukuran lampiran tergantung pada paket berlangganan. Ini bervariasi dari 250 MB dengan paket Mail Lite hingga 1 GB dengan Mail Premium.
Mail mengubah lampiran ini menjadi tautan dan mengirimkannya ke penerima. Jika Anda ingin mengirim file yang sama ke penerima yang berbeda, pilih file dari Keterikatan saya > Keterikatan besar dan mengirimkannya lagi. Untuk setiap lampiran, Anda dapat mengatur izin akses.
Akses terbatas cocok untuk mengirim lampiran ke pengguna Zoho lain atau mereka yang memiliki akun tertaut. Dengan akses publik, Anda dapat mengirim file besar ke siapa saja menggunakan tautan yang aman dan unik. Secara default, semua lampiran memiliki Akses terbatas. Klik opsi ini untuk membuatnya Publik dan buat tautan lampiran.
Cara Menjadwalkan Email di Zoho Mail
Opsi "Kirim Nanti" Zoho mail memungkinkan Anda mengatur jadwal khusus (tanggal/waktu) untuk email Anda. Meskipun fitur ini juga ada di Gmail, Zoho memiliki kemampuan untuk mengatur email berulang secara berkala.
Draf email Anda seperti biasa dan klik Kirim Nanti. Pilih tab jadwal dan pilih tanggal dan waktu.
Untuk mengatur email berulang, ulangi prosedur di atas dan klik tombol Tab berulang. Pilih frekuensi (harian atau mingguan, tanggal akhir, dan zona waktu, jika ada. Mereka berguna ketika Anda ingin mengirimkan pengingat kepada klien Anda mengenai faktur.
Cara Menunda Email di Zoho Mail
Akan ada beberapa email penting yang tidak dapat Anda tanggapi dengan segera tetapi perlu ditanggapi nanti. Fitur Tunda di surat Zoho menyimpan email Anda di folder "Ditunda" yang terpisah dan mengembalikan pesan Anda ke folder asli setelah interval waktu yang ditentukan.
Pilih email yang ingin Anda tunda dan klik Tidur sebentar ikon di menu atas. Pilih durasi atau pilih tanggal dan waktu khusus. Email yang dipilih akan dipindahkan dari aslinya ke Ditunda map.
Membaca Email di Zoho Mail
Terkadang, Anda mungkin ingin melihat email dari pengirim yang Anda terima beberapa hari atau minggu yang lalu. Alih-alih menggulir daftar email, Zoho mail dapat mencantumkan email dari pengirim atau subjek tertentu.
Klik kanan pesan email dan pilih Daftar email dari pengirim ini atau Daftar email dengan subjek ini. Anda bahkan dapat menyesuaikan bidang daftar email Anda seperti bendera, lampiran, jumlah komentar, ukuran, dan banyak lagi.
Sesuaikan Tata Letak dan Opsi Tampilan di Zoho Mail
Secara default, email tercantum dalam tampilan "Klasik". Untuk menyesuaikan perilaku ini, klik tombol Ubah Tampilan ikon dan pilih tampilan "Ringkas atau Super Ringkas". Di setiap tampilan, jarak yang cukup antara email berkurang dan mencantumkan lebih banyak email.
Saat Anda memilih email apa pun, email tersebut akan terbuka di Pratinjau Vertikal modus secara default. Pergi ke Pengaturan > Opsi Tampilan Mail dan pilih Pratinjau Horisontal untuk melihat email Anda di bawah daftar email. Atau, pilih Tab baru untuk melihatnya di tab baru.
Apakah Zoho Mail Menawarkan Tampilan Percakapan?
Di Gmail, saat orang membalas email, tanggapan akan dikelompokkan dalam tampilan percakapan dengan email terbaru di bagian bawah.
Zoho mail menumpuk seluruh percakapan dalam tampilan hierarki dengan detail pengirim, garis waktu, folder, lampiran, dan lainnya bahkan tanpa membuka email. Selain itu, Anda dapat mengurutkan utas percakapan (Pengaturan > Percakapan) dengan email terbaru atau terlama di atasnya.
Lihat dan Kelola Lampiran di Zoho Mail
Salah satu kelemahan terbesar Gmail adalah tidak adanya dasbor untuk melihat/mengelola lampiran. Selagi kamu bisa temukan pesan dengan lampiran menggunakan operator pencarian Gmail, butuh sedikit latihan. Zoho mail menawarkan dasbor terpusat untuk melihat lampiran (baik yang dikirimkan kepada Anda atau ditambahkan ke aplikasi Zoho lainnya) di satu tempat.
Klik Penampil Lampiran ikon untuk melihat file Anda diurutkan dengan rapi berdasarkan jenis filenya. Pilih thumbnail apa pun untuk melihatnya atau ambil tindakan cepat pada lampiran. Klik Buka Email Tertaut untuk membuka email yang ditautkan dengan lampiran Anda, lampirkan dan kirim email baru atau tambahkan ke catatan atau tugas.
Menindaklanjuti Email Penting di Zoho Mail
Kita sering perlu menindaklanjuti email terlepas dari tanggapannya. Zoho Mail memiliki opsi bawaan untuk menambahkan pengingat ke email Anda. Draf email Anda dan klik ikon jam.
Anda dapat mengatur waktu tertentu untuk mengingatkan Anda tentang email, apakah Anda menerima balasan atau tidak. Atau tetapkan tanggal tenggat waktu, dan jika tidak ada yang membalas email, Anda akan diberi tahu setelah tenggat waktu berakhir. Zoho mail dapat mengingatkan Anda tentang email tersebut melalui notifikasi atau email.
Dengan cara yang sama, Anda dapat mengatur pengingat untuk email masuk. Pilih email yang ingin Anda tambahkan pengingat, lalu klik Opsi Lainnya > Pengingat. Pilih opsi pilihan Anda dan lanjutkan. Menuju ke Pengaturan > Prasetel untuk menyesuaikan opsi alarm sesuai dengan pengaturan waktu yang Anda inginkan.
Atur Email di Zoho Mail
Filter di Zoho mail membantu Anda mengatur email masuk/keluar secara otomatis. Sama seperti Gmail, Anda dapat menyetel ketentuan dan mengambil tindakan untuk ketentuan tersebut. Namun di Zoho, Anda dapat menggunakan operator DAN/ATAU untuk menentukan apakah salah satu atau semua kondisi harus dipertimbangkan.
Untuk memulai, pergilah ke Pengaturan > Filter dan buat filter baru. Sekarang atur jenis ketentuan (kombinasi ketentuan dalam DAN/ATAU), ketentuan (Dari, Subjek, Kepada, Cc, Bcc, Jenis lampiran), dan tindakan (Pindahkan ke folder, Tandai sebagai, Teruskan email ke, Hapus email).
Di Gmail, kami menggunakan "Label" untuk mengatur pesan. Di Zoho, Anda dapat membuat beberapa folder di tingkat yang berbeda untuk mengatur atau mengelola email. Klik tanda (+) di sebelah Folder untuk membuat folder dan memilih lokasinya. Selain itu, Anda dapat membuat tag (Pilih email > Tandai sebagai) untuk mengaturnya lebih lanjut sesuai dengan proyek, tim tertentu, klien, dan banyak lagi.
Integrasi Zoho Mail dengan Layanan Pihak Ketiga
Zoho mail memiliki integrasi yang sangat baik dengan aplikasi eksternal dan internal untuk melengkapi alur kerja Anda. Yang internal adalah aplikasi Zoho (Zoho Invoice, Zoho Workdrive, Zoho CRM), dan yang eksternal terintegrasi dengan email melalui API yang disediakan oleh aplikasi pihak ketiga. Untuk melihat integrasi mana yang tersedia, buka Pengaturan > Integrasi.
Klik Pergi ke Marketplace dan pilih aplikasi favorit Anda. Beberapa yang populer adalah Asana, Trello, Google Drive, Dropbox, OneDrive, Clearbit, Google Calendar, GoToMeeting, dan Integrately. Buka halaman ekstensi dan aktifkan. Kemudian, kembali ke bagian Integrasi dan alihkan tombol Memungkinkan tombol.
Sekarang Setelah Zoho Mail Dikonfigurasi, Cobalah Atasi Kecanduan Email Anda
Zoho Mail adalah alternatif yang bagus untuk Gmail. Halaman Pengaturan Email sulit dinavigasi, dan perlu waktu untuk membiasakannya, tetapi jika Anda telah mengikuti prosedurnya, Anda dapat mulai menggunakan email Zoho dalam beberapa saat.
Salah satu tren umum yang terlihat saat ini pada orang adalah memeriksa email setiap beberapa menit. Meskipun kebiasaan memeriksa kotak masuk yang obsesif ini tampaknya tidak berbahaya, itu dapat berdampak negatif pada kesejahteraan dan produktivitas Anda. Untuk mengetahui lebih lanjut, baca panduan kami untuk menemukan cara mengatasi kecanduan email.
