Menjalankan tim terdistribusi dapat menjadi tantangan. Bagaimana Anda memastikan kolaborasi ketika Anda memiliki anggota tim yang berada di zona waktu yang berbeda? Dan apakah setiap orang memiliki sumber daya yang mereka butuhkan untuk bekerja secara produktif dan mencapai tujuan tim Anda?
Meskipun ada banyak hal yang harus dipikirkan saat mengelola tenaga kerja jarak jauh, banyak tantangan dapat diatasi saat Anda menggunakan sistem manajemen proyek monday.com untuk tetap terhubung. Tetapi karena ini adalah platform dengan opsi yang tak terhitung jumlahnya, ada baiknya mengetahui beberapa praktik terbaik, sehingga tim jarak jauh Anda akan berkembang di mana pun mereka berada. Berikut adalah delapan yang terbaik.
1. Mengelola Jadwal Tim Anda
Karyawan jarak jauh mungkin berbasis di zona waktu yang berbeda, sehingga sulit untuk melacak siapa yang online dan pada jam berapa. Bahkan bagi mereka yang berbasis lokal, keindahan kerja jarak jauh berarti anggota tim Anda mungkin lebih suka masuk saat mereka merasa paling produktif. Beberapa mungkin burung hantu malam, sementara yang lain mungkin bangun pagi dan mulai bekerja sebelum matahari terbit.
Alih-alih mengandalkan kalkulator zona waktu atau mencoba melacak jadwal semua orang di kepala Anda, gunakan Senin untuk memetakan semuanya dalam hitam dan putih. Gunakan bagian pembaruan jadwal mingguan Anda untuk mencatat ketidakhadiran atau meminta perubahan shift.
2. Gunakan Direktori Perusahaan
Bergantung pada ukuran organisasi Anda, Anda mungkin memiliki ratusan atau bahkan ribuan karyawan yang bekerja di berbagai lokasi. Siapkan direktori perusahaan agar semua orang tetap terhubung dan berkolaborasi pada monday.com.
Anda akan menambahkan anggota tim sesuai dengan perannya, lalu menambahkan kolom untuk menampilkan gambar profil, informasi kontak, dan zona waktu lokal mereka. Lebih baik lagi, klik ke tampilan peta untuk melihat lokasi global mereka.
3. Mengorganisir Rapat
Rapat video jarak jauh mungkin penting untuk mengejar ketertinggalan tim, tetapi mengoordinasikannya bisa jadi rumit saat anggota tim berada di zona waktu yang berbeda. Penting juga bahwa interaksi tatap muka ini tidak menghalangi produktivitas.
Gunakan monday.com untuk membuat papan rapat, dengan item baris untuk menjelaskan topik rapat. Agar semuanya berjalan lancar, unggah agenda rapat sebelumnya dan tetapkan tindakan kepada anggota tim tertentu. Dengan cara ini, semua orang tahu apa yang perlu didiskusikan dan dapat mempersiapkan kata-kata dan dokumentasi mereka sendiri sebelumnya.
Tambahkan ringkasan sorotan rapat setelah rapat selesai, sehingga semua orang mengetahui apa yang telah dibahas, termasuk poin tindakan yang diperlukan. Dan jika ada yang tidak bisa membuatnya? Monday.com terintegrasi dengan Perbesar, sehingga Anda dapat menambahkan rekaman rapat untuk ditindaklanjuti oleh tim Anda nanti.
4. Menyiapkan Pustaka Sumber Daya Tim
Karyawan jarak jauh memerlukan akses ke sumber daya bersama, seperti pedoman branding perusahaan, template, dan dokumen orientasi karyawan. Tetapi memilah-milah drive atau folder bersama di atas folder email untuk menemukan dokumen yang tepat dapat memakan waktu.
Sebagai gantinya, siapkan pustaka sumber daya di Monday.com, dan tambahkan semua file dan tautan yang relevan di satu tempat terpusat. Anda juga dapat menambahkan komentar ke setiap dokumen, sehingga anggota tim dapat mengajukan pertanyaan atau memberikan umpan balik tanpa harus mencari orang yang tepat untuk dihubungi.
5. Lacak Sasaran Tim
Menjaga transparansi adalah kunci untuk menjalankan tim jarak jauh yang sukses. Ketika semua orang dapat melihat bagaimana kinerja tim dan apa yang masih perlu dicapai, mereka dapat tetap fokus dan termotivasi.
Gunakan fitur pelacakan sasaran monday.com untuk menetapkan tujuan dan hasil utama (OKR) untuk tim Anda. Gunakan widget seperti tampilan Baterai atau Bagan, sehingga semua orang dapat melihat seberapa dekat Anda dengan target Anda.
6. Menggunakan Otomatisasi
Monday.com menawarkan berbagai fitur untuk mengotomatisasi tugas dan menjaga tim Anda tetap terhubung, bahkan saat Anda tidak di kantor. Otomatisasi memudahkan untuk memaksimalkan efisiensi tanpa mengganggu alur kerja Anda. Mereka dapat diatur untuk melakukan hal-hal seperti mengirim pengingat, memperbarui status, dan menetapkan tugas.
Misalnya, Anda bisa membuat otomatisasi yang mengirim pesan ke anggota tim saat mereka diberi tugas. Atau, Anda dapat mengatur otomatisasi untuk memperbarui status tugas ketika seseorang mengomentarinya. Maksimalkan kemampuan platform untuk menyesuaikan otomatisasi, sehingga Anda dapat menyelesaikan tindakan seperti memindahkan item ke dalam alur kerja terpisah atau memicu peringatan khusus untuk tim Anda hanya dengan satu klik.
Untuk menyiapkan otomatisasi monday.com, pilih pemicu seperti perubahan status atau orang yang ditugaskan ke item. Pemicu Anda akan memerlukan kondisi yang ditetapkan untuk itu, dan kemudian Anda akan memilih titik tindakan, seperti memberi tahu saluran Slack atau mengirim email.
7. Menggunakan Template Tim
Sederhanakan cara anggota tim Anda bekerja, dengan membuat serangkaian templat tim untuk tugas yang mereka lakukan secara rutin. Misalnya, jika tim Anda mengadakan rapat status mingguan, Anda dapat membuat templat rapat dengan agenda dan format rapat. Dengan cara ini, anggota tim hanya dapat mengisi detail yang relevan setiap minggu, tanpa harus memulai dari awal.
Anda juga dapat membuat template untuk orientasi anggota tim baru, rencana proyek, dan kampanye pemasaran.
8. Fungsi Pencarian Cepat
Produktivitas adalah segalanya dalam kerja jarak jauh. Sangat mudah untuk kelebihan beban dengan alat komunikasi dan kolaborasi yang dimaksudkan untuk menyederhanakan peran kita. Untuk menghemat banyak waktu setiap hari, biasakan menggunakan fitur-fitur berikut:
- Pencarian Cepat: menggunakan CTRL/CMD + K untuk mengakses Pencarian Cepat dan segera masuk ke papan yang baru saja diakses.
- Pilihan Batch: dari sini, ambil beberapa item menggunakan fitur Batch Select di papan Anda. Klik pada kotak tindakan di sebelah kiri item apa pun, lalu tahan MENGGESER untuk mengklik kotak lain pada item terpisah.
Dengan memanfaatkan fitur Senin seperti template, otomatisasi, dan pencarian cepat, Anda dapat merampingkan alur kerja tim Anda dan meningkatkan produktivitas.
Jika Anda tidak ingin menggunakan Senin, alat manajemen proyek lainnya seperti Asana dan Trello juga layak untuk dilihat. Yang paling penting adalah menemukan alat yang cocok untuk Anda dan tim Anda. Dengan sistem yang tepat, Anda dapat berhasil mengelola tim jarak jauh Anda, di mana pun mereka berada.
