Kunci sukses kolaborasi adalah komunikasi. Tidak hanya memastikan Anda cukup berkomunikasi, tetapi juga memastikan Anda tidak berlebihan.
Anda mungkin pernah ke sana. Anda merasa telah menjawab pertanyaan beberapa kali, atau ada lebih dari satu percakapan yang terjadi tentang proyek yang sama. Di sisi lain, Anda mungkin merasa terganggu untuk menerima pesan yang sama berulang-ulang.
Jika Anda ingin mempelajari cara menghindari komunikasi yang berlebihan, baca terus. Di sini, Anda akan belajar bagaimana menghabiskan lebih sedikit waktu untuk berkomunikasi—dan lebih banyak waktu bekerja—dengan ClickUp.
Cara Mengurangi Email Menggunakan ClickUp Tasks
Untuk mendelegasikan atau berbagi tugas, Anda tidak perlu membuat email yang sempurna. Anda juga tidak perlu menyisir utas balasan dengan orang-orang yang masuk dan keluar CC. Yang Anda butuhkan hanyalah perangkat lunak manajemen proyek yang sangat baik.
Ada banyak manfaat menghemat waktu untuk menggunakan perangkat lunak manajemen proyek. Salah satu keuntungan utama menggunakan
Klik ke atas apakah itu akan membantu mengurangi jumlah email yang Anda kirim dan terima mengenai tugas atau tugas.Itu karena Anda memberi rekan kerja Anda gambaran rinci tentang informasi penting sejak awal. Tidak hanya mereka, tetapi siapa pun yang memiliki akses ke tugas tersebut.
Itu bisa menjadi seluruh departemen Anda, seluruh perusahaan Anda, atau bahkan tim kecil yang menangani proyek bersama-sama. Namun, bukan berarti semua orang akan menerima notifikasi.
Anda dapat dengan cepat membawa rekan kerja yang diperlukan ke dalam lingkaran dengan menambahkan mereka sebagai pengamat menggunakan ikon mata di kartu tugas. Tidak seperti CC seseorang di email, sebagai pengamat, mereka akan secara otomatis menerima semua pembaruan ke depannya. Selain itu, mereka akan melihat informasi yang lebih lama meskipun Anda menambahkannya ke tugas nanti.
Manfaat utama menggunakan tugas di ClickUp adalah ketika seseorang pertama kali melihat tugas, mereka dapat langsung melihat informasi dasar. Anda juga cenderung tidak akan ketinggalan menambahkan detail sendiri karena setiap tugas yang Anda buat pada dasarnya dimulai dengan templat yang terdiri dari kolom dalam daftar Anda.
Cara Mengurangi Email Lebih Lanjut Menggunakan Deskripsi Tugas ClickUp
Selain menyertakan nama tugas, tanggal jatuh tempo, prioritas, dan item lain yang biasanya Anda sertakan, ClickUp menawarkan sejumlah ruang untuk kolaborasi. Yang paling menonjol untuk mengganti email permintaan proyek adalah bidang deskripsi yang ditemukan di dalam kartu tugas.
Bidang deskripsi persis seperti kedengarannya, tetapi menawarkan lebih dari sekadar tempat untuk menempelkan teks. Di sini, Anda dapat menambahkan spesifikasi proyek unik yang tidak sesuai dengan kolom dan mendandaninya menggunakan perintah.
Saat menggunakan ruang ini, informasi penting juga tidak akan terkubur di kotak masuk rekan kerja atau utas yang sangat panjang karena tetap tersimpan—bahkan saat Anda mengedit atau menambahkannya. Terlebih lagi, bidang ini menawarkan riwayat versi yang memungkinkan Anda untuk kembali ke edisi deskripsi sebelumnya jika perlu.
Cara Menghabiskan Lebih Sedikit Waktu dalam Rapat Menggunakan ClickUp
ClickUp menawarkan berbagai tampilan bermanfaat untuk membantu Anda mengatur proyek dan berkolaborasi dengan orang lain. Salah satu pandangan tersebut adalah Mengobrol.
Dengan menambahkan tampilan Obrolan ke daftar Anda, Anda dan rekan kerja Anda dapat berkomunikasi tentang detail proyek secara real-time. Plus, semua orang akan tahu ke mana harus merujuk ke utas nanti jika mereka membutuhkan penyegaran.
Dalam obrolan ClickUp, Anda dapat menyebut orang lain untuk mengirimi mereka pemberitahuan, atau semua orang yang menggunakan @watchers. Jika Anda menyebutkan tugas, Anda dapat membuat tautan langsung ke tugas tersebut. Anda juga bisa mendapatkan lebih mendalam menggunakan perintah, rekaman layar, atau menambahkan file.
Fitur praktis dalam tampilan Obrolan adalah menugaskan orang lain untuk berkomentar. Jika seseorang memiliki pertanyaan atau komentar yang dapat dijawab oleh rekan kerja, Anda dapat menyampaikannya kepada mereka—atau menetapkannya sebagai pengingat untuk nanti.
Seperti Slack, Anda dapat membalas di utas jika Anda ingin menjaga semuanya tetap rapi dan teratur. Dengan berbagai fitur ini, Anda dapat menggunakan tampilan Obrolan untuk menggantikan rapat khusus proyek atau rapat standup harian. Manfaat lain dari memiliki utusan ini tersedia tepat di ruang proyek Anda adalah bahwa hal itu akan membantu meminimalkan obrolan yang tidak terkait.
Cara Merampingkan Komunikasi di ClickUp
Ada banyak cara yang bisa Anda lakukan untuk berkomunikasi dengan rekan kerja Anda. Anda dapat melakukannya melalui messenger, teks, email, panggilan cepat, atau kunjungan singkat. Nanti, saat Anda membutuhkan penyegaran, Anda mungkin berebut untuk mengingat aplikasi mana yang Anda gunakan untuk berbicara atau di mana Anda menuliskannya.
Bagian komentar ClickUp membantu menghilangkan kebutuhan untuk membolak-balik beberapa aplikasi dan media karena semuanya ada di sana dalam satu perangkat lunak. Jika Anda memiliki pertanyaan tentang tugas tertentu, Anda dapat menanyakannya langsung di kartunya masing-masing.
Seperti tampilan Obrolan, Anda dapat menyebut orang lain, menyebut tugas, menetapkan orang ke komentar, dan menggunakan perintah, rekaman layar, atau menambahkan file untuk membantu menjelaskan. Selain itu, Anda dapat membuat dokumen baru dalam komentar tempat Anda dan rekan kerja dapat berkolaborasi.
Cara Cepat Berkolaborasi dalam Dokumen ClickUp
Berkolaborasi dalam dokumen ClickUp berfungsi seperti Google Documents. Anda dapat merahasiakannya atau mengundang rekan kerja Anda untuk berkontribusi ke halaman.
Di sini, Anda dapat bekerja di dalam halaman menggunakan perintah untuk menambahkan teks dan elemen. Anda juga dapat berkomentar bolak-balik dengan rekan kerja Anda jika Anda tidak ingin membuat perubahan sekaligus.
Saat Anda bekerja, Anda dapat melihat kursor dan pengeditan rekan kerja Anda secara real-time. Jika Anda ingin memastikan mereka melihat sesuatu, Anda dapat menarik perhatian ke baris tertentu di dalam ruang untuk mengajukan pertanyaan atau mengkomunikasikan ide.
Selain itu, setelah Anda dan rekan kerja Anda siap, Anda dapat mengekspornya sebagai PDF jika Anda ingin membagikannya di luar ClickUp.
Habiskan Lebih Sedikit Waktu Maju-Mundur Dengan ClickUp
Berkat banyak alat komunikasinya, ClickUp akan membantu Anda mengurangi bolak-balik kolaborasi dan delegasi proyek. Anda juga akan menemukan bahwa Anda menghabiskan lebih sedikit waktu untuk beralih antar aplikasi dan menggali percakapan untuk menemukan informasi yang Anda butuhkan.
Baik Anda mencari cara cepat untuk berkomunikasi dengan seluruh tim Anda dalam proyek, atau orang tertentu dalam tugas, inilah tempatnya. Jika komunikasi yang berlebihan telah menghambat kemajuan Anda, mengapa tidak mencobanya?