Bekerja dari rumah telah menjadi kebiasaan baru bagi karyawan di banyak perusahaan teknologi di seluruh dunia. Kerja jarak jauh mempromosikan keseimbangan kehidupan kerja yang sehat bagi karyawan dan dapat mengarah pada peningkatan produktivitas dan kreativitas.
Tetapi beralih ke kerja jarak jauh datang dengan banyak pertanyaan dan ruang untuk kebingungan, sebagian besar diarahkan ke departemen SDM. Jadi, memiliki kebijakan WFH (work from home) yang jelas dirancang untuk memastikan baik pemberi kerja maupun karyawan mengetahui apa yang diharapkan dan membantu menghindari potensi masalah.
Apa itu Kebijakan Bekerja Dari Rumah?
Kebijakan WFH (alias bekerja dari rumah) adalah dokumen yang menguraikan harapan dan prosedur perusahaan untuk karyawan yang bekerja dari rumah. Pemimpin SDM harus membuat kebijakan WFH yang efektif untuk memperjelas beberapa poin berikut:
Siapa yang Diizinkan Bekerja Dari Rumah?
Di Buffer's "Keadaan Kerja Jarak Jauh 2022" melaporkan, 97% pekerja jarak jauh ingin terus bekerja dari rumah selama sisa karir mereka, meskipun hanya ditawarkan beberapa waktu. Untuk mengetahui apakah ini mungkin, karyawan yang ingin bekerja dari rumah harus mengajukan permintaan kepada manajer mereka untuk menentukan apakah kerja jarak jauh dapat dilakukan.
Seperti yang dapat Anda lihat dari tweet di bawah ini, perusahaan seperti Tesla telah menjelaskan bahwa kerja jarak jauh tidak boleh dilakukan oleh karyawan mereka. Tetapi organisasi Anda mungkin lebih fleksibel. Kebijakan WFH Anda dapat menguraikan peran mana yang cocok untuk kerja jarak jauh dan karyawan mana yang memenuhi syarat untuk diminta bekerja dari rumah.
Seberapa Sering Karyawan Dapat Bekerja Dari Rumah?
Frekuensi bekerja dari rumah akan berbeda dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya. Beberapa pengusaha telah melakukan remote-first, membuka peluang bagi karyawan untuk bekerja dari mana pun mereka suka atau bahkan pindah ke luar negeri tanpa risiko kehilangan pekerjaan. Perusahaan lain lebih memilih model hibrida, di mana karyawan bekerja dari rumah beberapa hari seminggu dan sisanya datang ke kantor.
Kebijakan WFH Anda harus dengan jelas menyatakan seberapa sering karyawan diizinkan bekerja dari rumah dan harapan untuk bekerja dari jarak jauh. Ini mungkin termasuk jenis pekerjaan apa yang diizinkan dari rumah dan berapa jam karyawan diharapkan untuk bekerja.
Bagaimana Seharusnya Komunikasi Bekerja?
Komunikasi adalah salah satu aspek yang lebih menantang dari pekerjaan jarak jauh. Tidak berada di lokasi fisik yang sama membuat lebih sulit untuk melacak apa yang sedang dikerjakan semua orang. Hal ini juga dapat menyebabkan perasaan terisolasi.
Sangat penting untuk menyiapkan saluran komunikasi yang jelas antara karyawan jarak jauh dan manajer mereka. Misalnya, Anda harus menjelaskan kapan karyawan harus:
- Jadwalkan panggilan video.
- Kirim video alat tenun.
- Ping pesan Slack ke rekan kerja.
Penting juga untuk menguraikan apakah perusahaan Anda ingin rekan kerja saling menanggapi secara real-time atau beralih ke komunikasi asinkron.
Apa Persyaratan Peralatannya?
Jika Anda mengizinkan karyawan untuk bekerja dari rumah, mereka memerlukan peralatan yang tepat untuk melakukan pekerjaan mereka secara efektif. Ini dapat mencakup laptop, printer, dan koneksi internet yang solid.
Dalam kebijakan kerja jarak jauh Anda, jelaskan peralatan apa yang diperlukan karyawan untuk melakukan pekerjaan mereka dari rumah. Juga, klarifikasi apakah perusahaan akan menyediakan peralatan ini atau apakah karyawan perlu mengambilnya sendiri.
Kapan Karyawan Harus Istirahat?
Bekerja dari rumah dapat membuat istirahat menjadi sulit, dan beberapa karyawan mungkin merasa perlu bekerja lebih lama untuk membuktikan nilai mereka. Tetapi penting untuk mendorong karyawan untuk beristirahat, karena ini dapat mengarah pada peningkatan fokus dan produktivitas. Pastikan kebijakan Anda menguraikan kapan karyawan harus beristirahat dan bagaimana mereka dapat menggunakan waktu istirahat mereka.
Apa Harapan Keamanan TI?
Pekerjaan jarak jauh telah menyebabkan pertumbuhan kekhawatiran tentang serangan keamanan siber. CNN melaporkan bahwa 47% karyawan yang bekerja dari rumah menggunakan solusi TI bayangan, termasuk perangkat lunak dan layanan yang belum teruji. Gunakan kebijakan Anda untuk memperjelas ekspektasi keamanan TI dan apa yang perlu dilakukan karyawan untuk melindungi data perusahaan. Ini dapat mencakup penggunaan VPN, autentikasi dua faktor, dan menghindari hotspot Wi-Fi publik.
Bagaimana Pemantauan Kinerja Bekerja?
Manajer perlu menemukan cara baru untuk memantau kinerja karyawan saat bekerja dari rumah. Ini dapat mencakup pengaturan check-in reguler, menggunakan perangkat lunak manajemen proyek, atau mengirim pembaruan mingguan.
Putuskan bagaimana kinerja akan dipantau dan bagaimana karyawan dapat memberikan umpan balik kepada manajer mereka. Dengan membuat kebijakan WFH, pemimpin SDM dapat mendukung karyawan jarak jauh dan memastikan mereka memiliki alat dan sumber daya untuk berhasil.
Cara Membuat Kebijakan WFH untuk Tim Anda
Membuat kebijakan WFH mungkin tampak menakutkan, tetapi sebenarnya cukup sederhana. Coba gunakan template atau solusi perangkat lunak untuk menyederhanakan proses daripada membuat draf kebijakan manual (walaupun ini merupakan opsi).
Bambee menawarkan fitur HR Autopilot yang dapat membantu Anda membuat kebijakan WFH dalam hitungan menit. Perangkat lunak ini memudahkan manajer SDM Anda untuk membuat kebijakan SDM khusus untuk kebutuhan bisnis Anda. Tapi itu tidak hanya membuat kebijakan, tetapi juga memastikan bahwa kebijakan tersebut terkini dan ditandatangani oleh karyawan Anda. Anda juga dapat menegaskannya kembali setiap setengah tahun tergantung pada kebutuhan Anda, dan setiap perubahan pada proses kerja jarak jauh Anda.
Owl Labs menawarkan serangkaian templat kebijakan kerja jarak jauh, fleksibel, dan hibrid, yang dapat Anda unduh secara gratis dari situs mereka. Kebijakan Kerja Jarak Jauh telah dikonfigurasi sebelumnya dengan bidang yang dapat diedit seperti:
- Tujuan
- Istilah Utama
- Alat + Dukungan
- Komunikasi
- Rapat
- Persetujuan + Pelacakan
- Perjanjian Kerja Jarak Jauh
Cukup unduh, edit, dan cetak atau distribusikan.
Better Team juga menawarkan kebijakan kerja jarak jauh yang dapat Anda unduh sebagai templat dokumen Word. Anda dapat menggunakannya apa adanya, atau mengeditnya untuk lebih mencerminkan kebutuhan perusahaan Anda. Template mencakup bagian untuk:
- Informasi Pegawai
- Area kerja jarak jauh
- Peralatan
- Otorisasi
Baik karyawan maupun supervisor harus menandatangani kebijakan ini.
Siapkan Kebijakan Kerja Jarak Jauh Anda
Sekarang Anda telah mempelajari cara membuat kebijakan kerja jarak jauh, saatnya menerapkannya di organisasi Anda. Saat menyiapkan kebijakan WFH Anda, pastikan untuk mempertimbangkan kebutuhan karyawan Anda dan apa yang paling cocok untuk mereka.
Itu juga harus mematuhi semua undang-undang dan peraturan yang relevan, dan juga cukup fleksibel untuk memungkinkan perubahan di masa depan. Memiliki kebijakan WFH akan memastikan semua orang merasa percaya diri dan produktif dalam peran kerja jarak jauh mereka.
