Email adalah alat komunikasi penting di kantor modern. Menggunakan template email akan memastikan Anda mengikuti aturan dan format email tempat kerja yang tidak terucapkan sambil menyampaikan pesan secara profesional dan sopan.
Tempat kerja yang berbeda memiliki norma yang berbeda tentang bagaimana email biasanya terlihat: ada yang formal, dan ada yang santai. Jika Anda berasal dari satu jenis budaya kerja dan mengirim email ke penerima yang terbiasa dengan jenis budaya kerja lain, pesan Anda mungkin ditafsirkan sebagai kasar atau tidak profesional. Selama bertahun-tahun, beberapa orang telah mengumpulkan tip etiket email terbaik dan mengubahnya menjadi template atau tanggapan kalengan. Situs dan aplikasi ini memungkinkan Anda menggunakan template ini secara gratis di Gmail atau aplikasi email lain pilihan Anda.
1. Seni Email (Web): 80+ Template Bisnis Gratis untuk Berbagai Tugas dan Kebutuhan Office
Art of Emails adalah situs web yang didedikasikan untuk mengumpulkan template email yang telah terbukti untuk berbagai jenis tugas dan kebutuhan kantor. Semuanya tersedia secara gratis dan dikumpulkan berdasarkan tujuan Anda. Misalnya, daftar saat ini menyertakan template email untuk tugas-tugas seperti:
- Cara mendinginkan prospek email dan klien
- Cara menindaklanjuti dan menghidupkan kembali prospek yang sudah tidak aktif
- Bagaimana cara meminta maaf atas pengalaman pelanggan yang buruk?
- Bagaimana menindaklanjuti untuk memajukan penjualan
- Bagaimana cara mengajukan investor untuk meningkatkan putaran Anda berikutnya
- Bagaimana cara menyampaikan liputan pers dan media tanah
Setiap tujuan memiliki beberapa templat berbeda di dalamnya, yang membahas lebih spesifik. Misalnya, dalam meminta maaf atas pengalaman pelanggan yang buruk, Anda akan belajar cara memberikan jawaban yang bijaksana untuk kata-kata kasar online atau membedakan antara pengalaman buruk atau masalah yang meluas.
Anda dapat dengan cepat menyalin template apa pun, menempelkannya ke klien email Anda, dan mengganti detail yang relevan. Anda juga dapat mengunduh semua templat sebagai paket file PDF.
2. Cerita Pemula (Web): Template Email untuk Mempelajari Cara Mengatakan Tidak dengan Sopan Tapi Tegas
Sebagai seorang profesional, sangat penting untuk belajar bagaimana mengatakan tidak dengan sopan tapi tegas. Jika tidak, Anda menghadapi risiko orang-orang berjalan di atas Anda dan menjadi penurut. Namun, itu lebih mudah diucapkan daripada dilakukan, terutama jika Anda adalah orang yang menyenangkan atau umumnya gugup untuk disukai. Jadi, lain kali Anda bergumul dengan ini, gunakan paket luar biasa yang disusun oleh Starter Story dari template email untuk mengatakan tidak.
31 templatenya bersumber dari para ahli dalam komunikasi profesional, seperti The Muse, Steve Jobs, Tim Ferris, James Clear, Office Ninjas, dan banyak lagi. Anda dapat dengan cepat memfilter email berdasarkan siapa yang ingin Anda tolak: obrolan telepon, orang yang memaksa, investor, acara sosial, perekrut, pekerjaan, pelanggan, rapat, wawancara, tenaga penjualan, dan bahkan kencan.
Anda dapat menyalin dan menempelkan email apa pun ke Gmail Anda untuk mulai menggunakannya segera. Jika Anda menggunakan Merpati untuk Gmail, sebuah add-on produktif untuk Gmail, lalu Anda juga dapat mengimpor semua template ke dalam tanggapan terekam add-on.
Resume Worded, salah satu sumber favorit kami untuk resume dan pencarian pekerjaan, telah mengumpulkan satu set template email untuk membantu dalam mendapatkan pekerjaan. Pada dasarnya, ini dipecah menjadi lima kategori dengan sub-kategori lebih lanjut:
- Email tindak lanjut: Menghubungkan kembali dengan kontak lama, menindaklanjuti lamaran kerja, dan bahkan menindaklanjuti setelah tidak mendapat tanggapan
- Wawancara informasi: Bagaimana cara meminta wawancara informasi di mana Anda mendapatkan wawasan dari seorang ahli di bidang yang Anda lamar?
- Terima kasih email: Mengirim ucapan terima kasih setelah wawancara, wawancara informasi, atau kepada perekrut
- Pesan LinkedIn: Mendapatkan perkenalan di LinkedIn, mencari pekerjaan, atau meminta rekomendasi di LinkedIn
- Yang lain: Meminta umpan balik, meminta perkenalan, memperkenalkan diri, dan banyak lagi
Setiap sub-kategori memiliki beberapa template untuk Anda baca dengan teliti, dan Anda cukup menyalin dan menempelkannya ke email Anda. Setiap template menyebutkan beberapa tips di sidebar untuk menjelaskan mengapa kata-katanya seperti itu, dan bagaimana Anda dapat meningkatkan atau menyesuaikannya sendiri. Resume Worded juga menambahkan informasi tambahan seperti baris subjek terbaik untuk digunakan berdasarkan tingkat respons.
4. Template Dover (Web): Email Terbaik untuk Menolak atau Merekrut Kandidat
Dover adalah alat kerja bagi perusahaan untuk menemukan kandidat dan mencari tahu siapa yang ingin mereka pekerjakan. Secara alami, tim telah bekerja dengan beberapa perusahaan top dan mengetahui rahasia email yang dikirim oleh manajer perekrutan elit. Dover menganalisis ini untuk memberi Anda beberapa templat gratis.
Saat ini, Anda bisa mendapatkan contoh dari email penolakan terbaik (Total 36) dan email perekrutan terbaik (20 total). Selain itu, Anda akan menemukan email dari Google, IKEA, Apple, Facebook, NASA, NPR, Y Combinator, dan banyak lagi. Ini tersedia sebagai PDF, yang akan dikirim melalui email kepada Anda saat Anda memberikan alamat email Anda kepada Dover.
Ada beberapa wawasan menarik dalam email ini tentang bagaimana manajer perekrutan yang baik dapat memastikan calon potensial merasa dihargai atau bagaimana melunakkan pukulan saat menolak seseorang sehingga mereka merasa bisa melamar lagi di masa depan. Ini adalah beberapa di antaranya alat terbaik untuk menjadi manajer yang lebih baik.
5. Template Pemburu (Web): Template untuk Mengirim Email Dingin yang Mendapat Respons
Jenis email bisnis yang paling sulit untuk dibuat adalah email dingin. Jika penerima tidak mengenal Anda, mengapa mereka harus memberi Anda waktu dalam sehari? Bagaimana Anda akan membuat mereka tertarik pada perhatian terbatas yang mereka berikan kepada Anda? Aplikasi email profesional Hunter menawarkan bantuan dengan kumpulan template email dingin gratis yang telah dicoba dan diuji yang telah mendapat tanggapan.
Hunter menawarkan 266 template email dingin di enam kategori besar: penjualan, tindak lanjut, SEO, rekrutmen, jaringan, dan pemasaran. Anda dapat mengurutkan template berdasarkan relevansi atau kebaruan dan masuk ke sub-kategori lebih lanjut dengan mengklik tag di bawah setiap email. Untuk menggunakan email, cukup salin-tempel ke kotak Tulis Anda.
Di mana sebagian besar templat lain hanya menawarkan penunjuk seperti "[[Perkenalkan diri Anda]]," Hunter memberi Anda opsi untuk melihat data sampel. Ini adalah fitur kecil namun bermanfaat untuk melihat seperti apa email yang berhasil dan kemudian menyesuaikannya dengan data Anda sendiri.
AI adalah Masa Depan Template Email
Di antara kelima situs ini, Anda akan dapat menemukan templat email untuk situasi profesional atau tempat kerja apa pun. Ini juga merupakan ide yang baik untuk menyimpan template ini sebagai tanggapan terekam di klien email Anda agar dapat Anda gunakan di masa mendatang.
Tetapi berbicara tentang masa depan, Anda mungkin tidak perlu terlalu lama bergantung pada template ini. Semakin banyak alat AI untuk email memandu pengguna tentang cara menulis pesan yang efektif. Meskipun sekarang ini semua adalah aplikasi berbayar yang lebih masuk akal bagi perusahaan, waktunya tidak lama lagi sebelum Gmail dan Outlook menggabungkan fitur-fitur ini.