Ingin membuat pertemuan bisnis Anda jauh lebih menarik? Jalankan dalam realitas virtual, yang sangat berguna jika Anda memiliki anggota tim jarak jauh. Rapat VR bisa menyenangkan, kreatif, dan produktif, tetapi Anda harus mempersiapkannya dengan baik. Jika tidak, Anda berisiko memecahkan masalah di menit-menit terakhir, tidak menyelesaikan apa pun, dan membuang-buang waktu dan uang yang berharga.
Berikut adalah tip terbaik yang perlu diingat saat merencanakan rapat VR, mulai dari memilih alat dan aplikasi yang tepat hingga mengatur tim Anda.
Investasi pertama yang harus Anda lakukan untuk rapat VR Anda adalah headset. Itu tidak akan murah, tetapi Anda bisa menjadi pintar tentang hal itu. Model terbaik di pasaran adalah Meta Quest 2 (sebelumnya Oculus Quest 2), karena sangat kuat dan lebih murah daripada headset alternatif.
Apa pun yang Anda pilih, pastikan itu andal—periksa ulasan dan persyaratan dengan cermat.
Untuk membuat rapat virtual lebih mudah direncanakan, Anda bisa mendapatkan perangkat yang sama secara massal untuk semua anggota tim Anda. Namun jika ada yang lebih suka atau sudah memiliki headset yang berbeda, tidak apa-apa, asalkan sesuai dengan kegiatan yang sudah Anda rencanakan.
Juga, jelajahi aksesoris VR teratas untuk membuat pengguna lebih nyaman. Aksesibilitas penting dalam membuat semua anggota staf Anda merasa diterima. Pada saat itu, hindari mem-flash gambar atau konten lain yang mungkin mengganggu orang.
2. Pastikan Perangkat Semua Orang Berfungsi Sebelum Rapat
Sebaiknya uji semua peralatan VR sebelum rapat Anda yang sebenarnya, karena sistem dengan peringkat tertinggi pun dapat memberi Anda masalah tanpa alasan yang jelas. Minta tim Anda mencoba headset mereka, periksa konektivitas Wi-Fi dan Bluetooth mereka, dan kenali lingkungan virtual mereka—cara bergerak, menggunakan pengontrol, menavigasi menu, dan sebagainya.
Setiap anggota dapat melakukannya sendiri dan melaporkan kembali jika ada masalah, atau Anda dapat menetapkan tanggal untuk uji coba kelompok. Dengan begitu, Anda bisa saling menasihati saat itu juga. Apakah Anda memiliki masalah atau tidak, ada banyak trik untuk dicoba. Misalnya, belajar cara menggunakan Oculus Quest 2 dengan PS4 Anda dan bahkan cara menggunakan ponsel Android Anda di VR.
3. Pilih Aplikasi Terbaik untuk Rapat VR
Pertemuan online telah menjadi sangat populer selama bertahun-tahun. Faktanya, Laporan statistik Zippia menemukan bahwa 53 persen karyawan saat ini lebih memilih rapat virtual.
Dengan munculnya metaverse, permintaan untuk perangkat dan aplikasi yang relevan telah meroket, sehingga pengembang VR sibuk menghasilkan lingkungan terbaik untuk setiap kesempatan, termasuk pertemuan profesional.
Ruang Kerja Horizon Meta Quest adalah contoh yang bagus. Ini memungkinkan Anda membuat avatar, bertemu dengan kolega Anda, dan berkolaborasi seperti yang Anda lakukan di dunia nyata. Ada juga spasial, di mana Anda dapat menciptakan lingkungan kerja virtual yang ideal dan mengadakan rapat untuk diingat.
Lihat layanan seperti ini untuk rapat VR Anda. Mereka mengesankan, dan Anda akan menemukan banyak opsi gratis. Pastikan Anda tidak berlebihan dengan desain Anda. Lingkungan dan aktivitas virtual harus merangsang tetapi terkendali dan produktif.
4. Pilih Fitur untuk Membuat Rapat Menarik
Keuntungan terbesar mengadakan rapat di VR adalah banyaknya fitur berbeda yang dapat Anda sertakan. Perangkat lunak yang dirancang khusus untuk pertemuan kelompok profesional akan menawarkan banyak hal.
Misalnya, papan tulis virtual adalah standar, tetapi lihat apakah Anda dapat menambahkan hal-hal seperti video, grafik, dan audio. Buat avatar VR di Ready Player Me dan lebih mempersonalisasi pengalaman. Anda mungkin juga dapat menggunakan alat virtual. Jika Anda ingin mengubah rapat menjadi lokakarya, Anda dapat menggunakan atau membuat lingkungan VR yang memungkinkan Anda melatih berbagai keterampilan.
VirtualSpeech, misalnya, menawarkan pelatihan soft skill di VR. Pengguna dapat menyempurnakan presentasi dan komunikasi mereka saat Anda, sebagai pelatih, melacak kinerja mereka. Platform lain dapat mengajari Anda pertolongan pertama, penanganan manual, keamanan pangan, pembedahan, dan banyak lagi.
Sekali lagi, cobalah untuk tidak membebani tim Anda dengan memasukkan terlalu banyak fitur dan aktivitas. Pilih alat yang paling tepat dan konstruktif. Juga, beri tahu jika anggota membutuhkan ruang di dunia nyata.
5. Jadwalkan Rapat Agar Semua Orang Dapat Hadir
Bagian penting dari perencanaan pertemuan VR adalah memastikan semua orang akan hadir. Atur hari dan waktu yang sesuai dengan sebanyak mungkin orang. Ini juga akan memberi Anda cukup waktu untuk menyiapkan pengalaman VR.
Kemudian, kirim pengingat rutin atau biarkan perangkat lunak praktis membantu Anda mengelola semuanya. Gunakan aplikasi seperti Connecteam atau Alat penjadwalan Tim Microsoft untuk menjaga semua peserta dalam lingkaran.
Kecuali jika Anda telah berlatih secara ekstensif atau telah melakukan beberapa pertemuan VR, ada baiknya juga untuk mengumpulkan tim setidaknya 30 menit sebelum waktu mulai resmi. Anda dapat memecahkan masalah menit terakhir dan meluncurkan rapat dengan lancar.
6. Pastikan Pertemuan VR Itu Produktif
Tip terakhir berkaitan dengan hasil pertemuan Anda. Dengan asumsi ada alasan bagus untuk memilikinya, apakah itu untuk pelatihan atau berkolaborasi dalam sebuah proyek, menetapkan rencana yang produktif, serta cara untuk meluangkan waktu.
Selama rapat VR, tetap di jalur selama diskusi dan aktivitas Anda, sambil mencatat poin dan hasil utama.
Untuk pekerjaan terakhir ini, gunakan papan tulis virtual, catatan tempel, atau alat relevan apa pun yang tersedia di platform yang Anda pilih. Anda bahkan dapat merekam seluruh sesi—cukup dapatkan persetujuan semua orang sebelum melakukannya.
Ingatlah bahwa Anda tidak harus melakukan semuanya sendiri. Jangan ragu untuk berbagi tanggung jawab dengan anggota tim. Orang lain dapat bertanggung jawab atas menit, sementara Anda mengarahkan rapat ke arah yang Anda inginkan tanpa gangguan.
Jalankan Rapat VR yang Tenang atau Aktif
Keindahan realitas virtual adalah pertemuan Anda bisa sepasif atau seliar yang Anda inginkan. Ini sangat cocok untuk pertemuan bisnis. Meskipun mereka perlu praktis, mereka juga harus menyenangkan jika memungkinkan. Jika pertemuan Anda menghibur, menginspirasi, dan mengikat tim Anda, imbalannya akan lebih besar.
Putuskan apa yang dibutuhkan tim Anda dan bagaimana rapat VR dapat menyampaikannya. Jangan membuat pesta, tetapi berkreasilah saat merencanakan kegiatan Anda. Bertujuan untuk pengalaman yang dinamis.