Cara Menulis Email Referensi Karakter

Melamar pekerjaan atau peluang baru memang menegangkan, tetapi referensi karakter positif meningkatkan kepercayaan diri dan peluang Anda untuk mendapatkannya. Jadi, ketika Anda melakukan referensi, lakukan yang terbaik untuk mendukung kandidat.

Saat menulis email referensi karakter, logikanya sama dengan huruf—hanya tata letaknya yang sedikit berbeda. Berikut adalah tip utama yang perlu diingat agar Anda dan kandidat membuat kesan yang baik pada penerima email.

1. Tulis Referensi Karakter untuk Kandidat yang Anda Kenal

Sebagai seorang eksekutif, misalnya, Anda harus membangun hubungan baik dengan tim Anda. Itu tidak hanya memperkuat organisasi—itu juga membuat email referensi karakter lebih mudah untuk ditulis.

Sambil meletakkan platform pembangunan tim online yang hebat untuk digunakan dengan baik, catat pencapaian, kualitas, dan anekdot pekerja. Dengan begitu, ketika salah satu dari mereka meminta referensi karakter, Anda akan tahu apa yang harus dikatakan tentang mereka.

Hindari menulis referensi untuk orang yang tidak memiliki hubungan atau hubungan minimal dengan Anda. Meskipun Anda dapat mengisi email dengan detail dari rekan kerja, Anda tidak akan memiliki pengalaman pribadi untuk dibagikan. Ini akan melemahkan referensi.

2. Dapatkan Detail Akurat Tentang Penerima dan Peluang Email

Penelitian sangat penting untuk membuat email referensi karakter yang baik. Mintalah informasi kepada kandidat tentang siapa yang mereka lamar dan untuk apa.

Apakah mereka membutuhkan referensi profesional, akademis, atau pribadi? Jika ada deskripsi pekerjaan, itu dapat memberi tahu Anda apa yang dicari majikan dan detail apa yang akan membuat kandidat Anda bersinar. Nama perusahaan dan kontak juga cocok untuk menemukan informasi tambahan melalui riset internet.

Pada akhirnya, Anda perlu menyesuaikan email dengan persyaratan peluang dan mencoba berbicara langsung dengan penerima tanpa bersikap informal.

3. Struktur Email Referensi Karakter Kanan

Ada cara ideal untuk menyusun email untuk referensi karakter. Berhati-hatilah dengan tata letak dan isinya.

Tidak seperti surat, email tidak memerlukan detail Anda atau penerima di atas. Mulailah dengan salam formal dan langsung masuk ke isi teks.

Informasi Anda ada di akhir email. Tutup dengan alamat email, nomor telepon, dan detail kontak lainnya yang menurut Anda sesuai. Sertakan nama dan tanda tangan Anda.

II. Jadilah Jelas dan Ringkas

Ketika berbicara tentang struktur keseluruhan email, pilih kata-kata Anda dengan hati-hati. Referensi karakter harus informatif tetapi singkat dan mudah dibaca.

Pilih poin-poin penting yang ingin Anda buat sebelum Anda mulai menulis. Masukkan mereka ke dalam daftar poin-poin untuk setiap bagian yang akan membentuk email.

AKU AKU AKU. Detail Hubungan Anda Dengan Kandidat

Mulailah email dengan bagaimana Anda mengenal kandidat dan untuk berapa lama. Jelaskan peran dan hubungan Anda. Tetap sederhana, tetapi jika Anda memiliki sesuatu yang positif untuk dibagikan, seperti kesan pertama Anda terhadap kandidat, jangan ragu untuk melakukannya dalam beberapa kata.

Yang mengatakan, tetap berpegang pada detail profesional. Penerima referensi tidak perlu tahu kemana kandidat pergi berlibur atau bagaimana mereka meminum kopinya.

Fokuskan email pada apa yang membuat mereka cocok untuk peran yang mereka lamar.

IV. Detailkan Kualitas Positif Kandidat

Ini adalah bagian terpenting dari referensi karakter. Jika Anda melakukan penelitian Anda, Anda harus tahu apa tuntutan pekerjaan atau peluang dan kualitas kandidat mana yang sesuai dengan tagihan.

Seperti yang telah disebutkan, persiapan dapat membuat proses ini lebih mudah. Misalnya, Anda dapat memiliki pekerja Anda ikuti dan capai rencana tujuan yang cerdas, yang dapat berfungsi sebagai bukti pencapaian dan komitmen mereka.

Tidaklah cukup untuk mencantumkan kualitas pemenang kandidat. Jika Anda memiliki anekdot yang menunjukkan keahlian dan keberhasilan mereka, masukkan ke dalam email. Ini menunjukkan bahwa tindakan mereka sama pentingnya dengan kemampuan dan kepribadian mereka.

V Sesuaikan Pernyataan Rekomendasi Anda dengan Peluang

Bagian terakhir dari email referensi karakter Anda harus menjadi rekomendasi Anda.

Sama seperti yang lainnya, Anda perlu memastikan itu mencerminkan peluang. Dengan menggunakan persyaratannya untuk mengarahkan Anda, jelaskan dengan tepat mengapa pekerja, siswa, atau teman Anda cocok.

Namun, jangan membicarakan tentang mereka. Buatlah pernyataan yang langsung pada intinya, dengan jelas dan singkat, tentang mengapa penerima harus mempertimbangkan kandidat dengan serius.

Kredensial dan detail kontak Anda yang mengikuti harus menjadikan email sebagai referensi karakter yang sangat andal.

4. Pertimbangkan Menggunakan Template Referensi Karakter

Jika Anda ingin panduan tambahan tentang cara menulis email referensi karakter, jelajahi sampel dan templat yang dapat diunduh yang tersedia secara online. Banyak di antaranya dalam format surat, tetapi Anda dapat dengan cepat menyesuaikannya dengan tata letak email.

Workable memiliki beberapa template yang mungkin menarik bagi Anda, termasuk surat referensi karyawan, surat rekomendasi umum, dan satu khusus untuk guru.

Corporate Finance Institute juga dapat membantu dengan templat surat referensinya. Anda hanya perlu mendaftar ke platform sebelum mengunduh sumber daya gratis ini.

Template memiliki sedikit pilihan huruf referensi karakter, beberapa di Word dan lainnya dalam format PDF. Unduh dan edit sesuai keinginan Anda.

Halaman web lain untuk dilihat adalah panduan referensi karakter di The Balance Careers. Ini berisi banyak tips, tetapi juga contoh dan template email serta surat.

Jika Anda banyak bekerja di Word, lihat templat surat rekomendasi Microsoft. Anda dapat mengunduhnya secara gratis dan membuat perubahan apa pun yang Anda perlukan.

Lihat apa yang ditawarkan situs web berkualitas seperti ini dalam hal saran dan alat. Bersiaplah untuk mengubah template mereka agar sesuai dengan keadaan Anda, beberapa lebih dari yang lain.

5. Koreksi Email Referensi Karakter Anda Beberapa Kali

Aplikasi yang paling menjanjikan untuk peluang apa pun adalah yang paling mendekati kesempurnaan, jadi Anda tidak ingin kesalahan kecil merusak peluang kandidat Anda.

Setelah menyelesaikan email referensi karakter, jangan langsung dikirim. Sisihkan untuk sementara dan kunjungi kembali, cari kesalahan dan redundansi. Semuanya harus pas dengan baik ke dalam satu halaman.

Koreksi email beberapa kali dan cari masalah spesifik dengan setiap pass. Minta orang lain untuk memeriksanya juga. Jangan ragu untuk memilih alat pemeriksa tata bahasa terbaik dan menggabungkan kemampuannya dengan perhatian Anda terhadap detail.

Tapi Anda tidak hanya melihat ejaan dan tata bahasa. Apakah Anda mendapatkan nama penerima dengan benar? Bagaimana dengan jabatannya? Apakah detail kontak Anda benar dan terbaru?

Semakin banyak Anda menyisir email, semakin Anda dapat memperbaikinya. Anda akan menemukan kesalahan dan peluang untuk perbaikan.

Kandidat Harus Berusaha di Setiap Bagian dari Aplikasi Mereka

Rekomendasi cemerlang dari atasan, kolega, atau akademisi dapat memberikan keajaiban bagi prospek kandidat. Jika Anda yang menulis email referensi karakter, lakukan tugas dengan serius.

Tetapi Anda hanya dapat meningkatkan kandidat sejauh ini. Mereka sendiri harus berusaha mencapai tujuan, menulis surat lamaran, melakukan wawancara dengan baik, dan sebagainya. Yang mengatakan, dukungan dari Anda dan layanan online sangat berharga.

5 Template Surat Lamaran Online untuk Mendapatkan Pekerjaan Impian Anda Lebih Cepat

Baca Selanjutnya