Cara Menyederhanakan dan Membersihkan Kekacauan Penyimpanan Cloud Anda

Berkat kenyamanan penyimpanan cloud, mudah untuk membuang semua file Anda ke dalamnya tanpa berpikir dua kali. Namun tak lama kemudian, Google Drive, Dropbox, OneDrive, atau akun penyimpanan cloud lainnya akan menjadi berantakan tanpa strategi organisasi.

Jika Anda perlu menertibkan penyimpanan cloud dan menyederhanakan penyiapan, berikut panduan untuk mengendalikan semuanya.

1. Hapus File Besar dan Tidak Perlu

Sebelum Anda mulai memindahkan file, ada baiknya Anda menyingkirkan semua file yang tidak lagi Anda perlukan. Langkah pertama untuk menjaga penyimpanan cloud Anda tetap bersih adalah mengeluarkan file yang bukan milik Anda lagi.

Jika Anda menyimpan semua file cloud yang disinkronkan ke komputer Anda, cara mudah untuk menemukan file terbesar di dalamnya adalah dengan menggunakan pengelola ruang disk desktop. Di Windows, Bebas Ukuran Pohon adalah pilihan yang bagus. Jika Anda menggunakan Mac, OmniDiskSweeper adalah pilihan gratis yang solid.

Dengan menggunakan aplikasi ini, pilih folder penyimpanan cloud Anda, dan itu akan mengurutkan file Anda dari yang terbesar hingga yang terkecil. Jika Anda menemukan video lama yang tidak perlu disinkronkan lagi, atau file yang diunduh yang tidak Anda sadari ada di cloud, hapus atau pindahkan dari penyimpanan cloud sebagaimana mestinya.

Jika Anda tidak menyimpan semua file cloud Anda disinkronkan ke desktop Anda, sebagian besar alat penyimpanan cloud memungkinkan Anda mengurutkan berdasarkan ukuran di aplikasi web mereka. Pilihan lain adalah menggunakan alat mereka untuk menunjukkan penggunaan penyimpanan Anda, yang biasanya akan menyorot file besar.

Pada langkah selanjutnya, Anda mungkin menemukan lebih banyak file yang tidak dibutuhkan yang Anda lewatkan di pass ini. Tidak apa-apa; setelah Anda menyingkirkan buah yang menggantung rendah, Anda dapat beralih ke rencana manajemen penyimpanan cloud yang baru.

2. Putuskan File Apa yang Masuk Ke Layanan Mana

Jika Anda tidak perlu menyimpan banyak file di penyimpanan cloud, atau Anda membayar paket yang ditingkatkan dengan layanan favorit Anda, maka Anda mungkin tetap menggunakan satu layanan penyimpanan cloud. Dalam kasus tersebut, Anda dapat melewati langkah ini.

Jika tidak, Anda selanjutnya harus mempertimbangkan untuk mengatur file Anda di seluruh layanan. Dengan mendaftar ke beberapa layanan penyimpanan cloud gratis, Anda tidak hanya akan mendapatkan lebih banyak ruang, tetapi juga memiliki cara mudah untuk membagi file menurut jenisnya. Misalnya, Anda mungkin memutuskan untuk menyimpan foto di OneDrive, dokumen di Dropbox, dan video di Google Drive.

Menginstal beberapa aplikasi untuk mengelola file-file ini tidak terlalu merepotkan, dan Anda akan tahu di mana mencarinya tergantung pada apa yang Anda butuhkan. Ini juga membantu mencegah konten Anda yang disimpan di salah satu layanan menjadi berlebihan.

Kami berfokus pada tip organisasi umum dalam panduan ini, tetapi kami juga telah membahasnya cara merapikan Google Drive jika Anda mencari bantuan yang lebih spesifik.

3. Tentukan Struktur Folder yang Jelas

Mirip dengan saat kamu mengelola file komputer Anda, membuat sistem folder yang sesuai untuk Anda adalah langkah penting dalam proses pembersihan penyimpanan cloud. Berkat fungsi pencarian yang kuat, Anda dapat mencari apa yang Anda butuhkan setiap kali dan melupakan pengaturan yang tepat. Tetapi untuk ketenangan pikiran yang berkelanjutan dalam penyimpanan cloud Anda, folder jauh lebih baik.

Untuk menemukan pendekatan terbaik untuk Anda, pikirkan tentang bagaimana Anda cenderung mencari file, dan buat folder Anda untuk mengikuti perkembangan alami di sekitarnya.

Berikut adalah beberapa ide untuk membuat Anda berpikir:

• Jika Anda seorang siswa, buat folder untuk setiap tahun kelas, dan di dalamnya, folder baru untuk setiap semester. Setiap folder semester kemudian dapat memiliki folder per kelas.
• Jika Anda menyimpan beberapa jenis file dalam satu layanan cloud, mulailah dengan folder root untuk setiap jenis file (video, foto, dokumen, audio). Di dalam ini, buat sub-folder unik untuk masing-masing. Anda dapat mengatur audio menurut artis, video menurut panjangnya, foto menurut subjek, dan dokumen menurut tanggal, misalnya.
• Mengorganisir berdasarkan tanggal dan waktu adalah metode yang efektif jika tidak ada hal lain yang terasa tepat untuk Anda. Buat folder untuk setiap tahun, lalu subfolder selama berbulan-bulan. Untuk penyortiran yang benar, gunakan format YYYY-MM-DD.

Anda dapat menyesuaikan pengaturan folder Anda nanti, tetapi penting untuk memutuskan sesuatu sekarang sehingga Anda tahu di mana harus meletakkan file Anda di langkah berikutnya. Lihat kami panduan tentang penggunaan kategori dan tag folder secara efisien untuk bimbingan lebih lanjut.

Tips Saat Membuat Folder

Memilih jumlah folder yang tepat adalah permainan penyeimbang. Anda tidak ingin memiliki terlalu banyak folder dengan sedikit file di dalamnya, tetapi Anda juga tidak ingin memiliki sejumlah kecil folder dengan beban file di masing-masing folder. Anda juga tidak ingin folder memiliki kedalaman puluhan level, karena mudah tersesat dalam kasus tersebut.

Ini adalah hal lain yang mungkin perlu Anda sesuaikan dari waktu ke waktu. Saldo akan menjadi lebih jelas setelah Anda memindahkan data ke dalamnya. Ubah jika sesuatu tidak terasa berhasil.

Berguna untuk membuat folder bernama Tua di dalam direktori mana pun Anda mungkin ingin mengarsipkan data. Apa pun yang ditempatkan di folder itu masih tersedia, tetapi tidak mengacaukan tampilan utama.

Untuk menyesuaikan berdasarkan prioritas, Anda dapat menambahkan garis bawah (_) sebelum nama folder untuk meletakkannya di atas urutan ABC, atau meletakkan "z" di depan namanya untuk memaksanya ke bawah.

4. Pindahkan File ke Folder Kanan dan Ganti Nama Mereka

Sekarang tibalah bagian yang membutuhkan banyak waktu: menelusuri file cloud yang ada dan memilih tempat untuk meletakkannya. Pada langkah ini, sisir semua yang ada di penyimpanan cloud Anda dan pindahkan setiap item ke rumah barunya. Jika Anda tidak yakin tentang sesuatu, buat folder "Tertunda" dan ambil pass lain nanti. Jangan ragu untuk menghapus apa pun yang Anda lewatkan di pass Anda sebelumnya.

Ini juga saat yang tepat untuk memastikan bahwa file Anda memiliki nama yang jelas. Pastikan file berisi kata-kata yang akan Anda gunakan untuk mencarinya, dan ubah nama default apa pun. Nama umum seperti IMG-8275 tidak akan muncul dalam pencarian, dan tidak akan berarti apa-apa bagi Anda saat menggulir file Anda. Meluangkan waktu untuk mengubah nama ini menjadi Wisuda John 2017 sangat berharga.

Untuk file yang ingin Anda urutkan dengan rapi di dalam folder, pertimbangkan konvensi penamaannya seperti yang Anda lakukan dengan folder. Misalnya, format ## Artis — Lagu bekerja dengan baik untuk musik.

Jika Anda memiliki ratusan atau ribuan file, ini mungkin memakan waktu cukup lama, jadi jangan takut untuk menyebarkannya selama beberapa hari.

5. Bintangi atau Tambahkan Pintasan ke Folder Utama

Kemungkinannya adalah Anda secara teratur bekerja dengan sejumlah kecil folder. Untuk menyelamatkan diri Anda dari keharusan menavigasi ke sana setiap kali, Anda dapat membintanginya atau membuat pintasan untuk akses cepat.

Jika Anda bekerja di penyimpanan cloud melalui situs web atau aplikasi, file dan folder yang dibintangi memungkinkan Anda melihat informasi terpenting Anda di satu tempat. Karena ini tidak diterjemahkan ke penyimpanan komputer Anda saat menyinkronkan file, Anda sebaiknya membuat tautan cepat ke file tersebut di sidebar File Explorer atau Finder.

Dengan sistem ini, Anda hanya perlu beberapa klik untuk membuka folder yang Anda gunakan sepanjang waktu, sementara yang lainnya diatur secara logis saat Anda membutuhkannya.

Tetap pada Rencana Organisasi Anda untuk Sukses

Selamat telah mengatur kekacauan penyimpanan cloud Anda! Ini bisa menjadi pekerjaan yang menakutkan jika Anda memiliki bertahun-tahun file yang dibangun, tetapi pekerjaan Anda tidak selesai ketika Anda menyelesaikan penyederhanaan awal.

Tahan godaan untuk mulai melemparkan file Anda ke dalam tumpukan lagi. Luangkan waktu untuk menyortir setiap item dengan benar ke dalam hierarki baru Anda segera setelah Anda menambahkannya, dan ini tidak akan menjadi tugas besar lagi di masa mendatang. Perawatan cepat setiap minggu harus dilakukan pada setiap orang yang tersesat.

Sekarang setelah Anda menyederhanakan file Anda di cloud, pastikan akun penyimpanan cloud tersebut dilindungi dengan keamanan yang tepat.

10 Tips untuk Menjaga Penyimpanan Cloud Anda Aman dan Terjamin

Baca Selanjutnya