Cara Memfasilitasi Rapat Tim Jarak Jauh Secara Efektif

Apakah Anda seorang manajer, memiliki peran utama di perusahaan Anda, atau Anda sedang mengerjakan sebuah proyek, kemungkinan besar Anda perlu memfasilitasi rapat tim. Nilai tambah yang bagus di sini, adalah Anda dapat menyelenggarakan rapat sendiri sesuai keinginan Anda.

Namun demikian, ada beberapa perbedaan besar antara pertemuan tatap muka dan pertemuan jarak jauh, yang dapat meningkatkan atau menghancurkan kemanjurannya. Di sini kita melihat beberapa kesulitan dalam memfasilitasi pertemuan tim jarak jauh, dan bagaimana Anda dapat mengatasinya untuk menjalankannya secara efektif.

Pro dan Kontra Memfasilitasi Rapat dari Jarak Jauh

Aplikasi konferensi video seperti Google Meet, Zoom, dan Microsoft Teams, telah membuat rapat online menjadi sangat populer. Dengan mengklik tombol, Anda siap untuk pergi. Ada banyak manfaat melakukan rapat tim secara virtual, termasuk:

• Akses mudah ke materi digital yang perlu Anda bagikan.
• Kemampuan untuk merekam sesi.
• Tidak ada pertimbangan waktu untuk perjalanan yang diperlukan.
instagram viewer
• Tidak ada kesulitan dengan pemesanan kamar untuk pertemuan.
• Anda dapat bertemu dengan kolega dan pemangku kepentingan eksternal dari seluruh dunia.

Dan banyak lagi. Namun, ada juga beberapa hambatan dengan metode ini, yang dapat menghambat produktivitas. Beberapa contoh mungkin:

• Masalah teknis dengan audio dan video.
• Kelelahan konferensi video.
• Komunikasi sulit ketika ada banyak peserta.
• Keterlambatan atau kurangnya respons dari tim karena keterlambatan visual dan pendengaran yang normal.
• Gangguan isyarat visual dan bahasa tubuh.

Ada beberapa aspek percakapan tatap muka yang tidak dapat direplikasi secara virtual. Kabar baiknya adalah, Anda dapat mengoptimalkan pengalaman ini dengan beberapa tips dan trik yang efektif.

1. Buat Diskusi Organik Dengan Agenda

Memiliki rencana untuk rapat tim apa pun adalah suatu keharusan, terlepas dari cara penyampaiannya. Agenda hanyalah ringkasan terstruktur dari apa yang perlu didiskusikan. Umumnya, ini dibagikan dengan peserta Anda sebelum sesi. Ini bisa melalui email, atau dengan aplikasi seperti Google Workspace, Anda bisa sertakan agenda di undangan kalender Anda.

Namun, untuk menjalankan rapat jarak jauh yang efektif, Anda harus menghindari mencantumkan pembaruan dan pengingat untuk semua orang. Sebaliknya, agenda Anda harus menarik dan mengundang diskusi. Berikut adalah beberapa ide:

• Luangkan waktu untuk check-in tim yang tidak terkait dengan pekerjaan.
• Mulailah dengan topik diskusi terbuka yang Anda tahu tim Anda akan memiliki pendapat.
• Hanya sertakan poin yang Anda ingin orang-orang komentari.
• Jaga agar agenda tetap singkat (orang hanya dapat berkonsentrasi untuk waktu yang terbatas).

Anda tidak perlu melakukan semua ini setiap saat, tetapi mereka pasti akan mendorong percakapan organik semakin sering Anda melakukannya.

2. Manfaatkan Ruang Istirahat

Biasanya, rapat tim umumnya berpusat pada agenda tertentu, dan difokuskan untuk menyatukan tim secara keseluruhan. Namun demikian, terkadang menyegarkan untuk mematahkan tradisi ini, dan mencoba sesuatu yang baru.

Zoom, Microsoft Teams, dan Google Meet semuanya memiliki kemampuan untuk membuat ruang kerja kelompok. Ini adalah ruang rapat mini dalam rapat, sehingga tim Anda dapat mendiskusikan berbagai hal dalam kelompok yang lebih kecil.

Ini berguna jika Anda memiliki tim yang lebih besar, atau bertemu dengan beberapa tim sekaligus. Ini juga memecahkan masalah yang disebutkan sebelumnya tentang rekan kerja yang mengalami kesulitan komunikasi ketika ada banyak peserta.

Ruang kerja kelompok tidak selalu cocok, misalnya, jika Anda memiliki lebih sedikit anggota tim. Anda juga harus memastikan bahwa diskusi apa pun yang terjadi diperlukan, bukan hanya untuk mengisi waktu. Setelah semua orang kembali ke ruang rapat utama, Anda bebas meminta umpan balik atas diskusi rekan kerja Anda. Ini agar Anda dapat mengumpulkan poin utama, dan membawanya ke depan.

3. Menyajikan Informasi Menggunakan Bagikan Layar

Satu kesulitan dengan berbagi informasi dari jarak jauh, adalah terkadang orang tidak mengerti apa yang Anda katakan. Oleh karena itu, daripada hanya memberi tahu tim Anda apa yang harus dilakukan, mengapa tidak menunjukkannya kepada mereka? Ada banyak manfaat untuk membagikan layar Anda di aplikasi konferensi video, termasuk:

• Memberikan visual kepada tim Anda.
• Akun untuk gaya belajar yang berbeda.
• Memberi tim Anda kesempatan untuk mengamati proses.
• Menambahkan lapisan informasi tambahan, di luar penjelasan pendengaran.

Meskipun demikian, ini tidak berarti bahwa Anda hanya harus membagikan agenda Anda di layar, karena ini tidak mungkin menarik perhatian tim Anda. Sebagai gantinya, pertimbangkan item agenda mana yang perlu dijelaskan lebih lanjut, atau perlu bukti yang menyertainya. Beberapa contoh dapat berupa:

• Jika Anda menemukan bahwa staf Anda tidak melakukan tugas dengan benar, tunjukkan kepada mereka cara mengikuti proses tertentu.
• Menyajikan data dan penelitian.
• Kesempatan pelatihan.

4. Kapan Menjadi Tuan Rumah Rapat vs. Mengirim Email

Sudah banyak studi yang dilakukan, yang menyimpulkan bahwa rapat yang berlebihan merusak produktivitas, kesejahteraan, dan motivasi staf. Berapa kali Anda menghadiri panggilan video yang bisa saja hanya email?

Saat Anda mengadakan pertemuan, pada dasarnya Anda mengganggu alur kerja dan konsentrasi tim Anda. Untuk alasan ini, Anda perlu memastikan konten diperlukan. Panggilan video harus disediakan untuk diskusi mendalam, kolaborasi, dan mendorong keterlibatan tim. Hanya karena rapat virtual mudah dipesan dan dihadiri, bukan berarti Anda harus mengandalkannya.

Berikut adalah beberapa contoh di mana Anda dapat memilih alternatif konferensi video:

• Meminta umpan balik oleh mengirimkan Formulir Google.
• Gunakan aplikasi messenger atau aplikasi komunikasi asinkron untuk pembaruan status tim.
• Kirim email dengan pembaruan atau berita terbaru (yang tidak perlu didiskusikan).

Terkadang rekan kerja Anda hanya ingin istirahat dari mengetik, dan malah berbicara dengan orang lain. Ini jelas sesuatu yang perlu dipertimbangkan, tetapi jangan sia-siakan itu pada pertemuan di mana semua orang tidak berbicara, mendengarkan Anda berbicara.

Rapat Jarak Jauh yang Efektif Membutuhkan Perencanaan

Menyelenggarakan rapat melalui aplikasi konferensi video memerlukan perencanaan yang sedikit berbeda dibandingkan dengan yang tatap muka. Kesulitan terutama muncul ketika ada kurangnya pertimbangan bagi para peserta.

Namun, rapat jarak jauh apa pun bisa efektif dengan agenda menyeluruh yang memanfaatkan waktu secara produktif. Ini berarti mengeksplorasi topik diskusi yang benar-benar menarik minat semua orang yang terlibat, dan hanya berpegang pada apa yang diperlukan. Dengan tips yang dieksplorasi di sini, Anda akan memiliki banyak cara praktis untuk menyelenggarakan pertemuan jarak jauh Anda, menjaganya tetap efisien, dan relevan bagi semua yang terlibat.

Cara Mulai Menggunakan Avatar Zoom untuk Rapat Seru

Baca Selanjutnya