Cara Mengurangi Rapat di Tempat Kerja Menggunakan Dokumentasi Alur Kerja Tango

Apakah rapat waktu nyata memakan waktu Anda? Interaksi ini dapat dengan sia-sia menyita jadwal Anda saat Anda bekerja dari jarak jauh. Tentu saja, beberapa pertemuan sangat berharga, dan kami tidak akan pernah berdebat sebaliknya.

Tetapi jika Anda pernah mencapai akhir panggilan video dan menganggapnya membuang-buang waktu, atau lebih buruk lagi, berharap Anda membuat lebih banyak catatan, Anda akan senang mendengar ada alternatif: dokumentasi alur kerja Tango alat.

Bagaimana Rapat Waktu Nyata Menguras Produktivitas?

Alat konferensi video telah menjadi norma dalam budaya kerja jarak jauh. Perangkat lunak seperti Zoom, Microsoft Teams, dan Google Meet telah menjadi bagian integral untuk menjaga agar tim terdistribusi tetap terhubung dan terlibat. Tapi apakah mereka bekerja? Penelitian menunjukkan sebaliknya.

Sebuah studi tempat kerja, "Survei Webcam: Lelah atau Terlibat?", melihat dampak negatif dari penggunaan perangkat lunak konferensi video. 49% tenaga kerja AS, atau 32 juta orang, telah merasakan

Zoom kelelahan karena meningkatnya rapat dikombinasikan dengan tekanan untuk menggunakan webcam mereka secara keseluruhan.

Kembali bekerja setelah panggilan video juga tidak mudah. Harta benda melaporkan bahwa dibutuhkan 25 menit untuk melanjutkan fokus saat rapat memecah alur kerja Anda.

Dan studi Stanford mengungkapkan bahwa sepertiga pekerja tidak memiliki standar minimum konektivitas internet 90% yang diperlukan untuk menghadiri rapat virtual. Hal ini dapat menimbulkan stres bagi karyawan yang tidak dapat berkolaborasi secara efektif dengan rekan satu tim mereka.

Bagaimana Dokumentasi Alur Kerja Meringankan Tekanan Rapat Video?

Anda mungkin berpikir, “Andai saja ada cara lain.” Dan di situlah alat dokumentasi alur kerja Tango berperan. Tango adalah ekstensi browser Chrome gratis yang membuat dokumentasi alur kerja, termasuk instruksi dan panduan.

Dokumentasi alur kerja bukanlah pengganti yang cocok untuk semua rapat virtual. Tetapi jika Anda terlibat dalam interaksi waktu nyata di mana Anda perlu bagikan layar Anda selama rapat Zoom atau menjelaskan proses kepada rekan tim Anda, maka Tango adalah alternatif yang fantastis untuk digunakan secara asinkron.

Dengan menggunakan ekstensi browser, Anda akan merekam alur kerja desktop dan menelusuri tindakan tepat yang perlu Anda ambil. Perangkat lunak ini membuat ringkasan terperinci dari tindakan ini, yang dapat Anda ekspor dan bagikan dengan audiens Anda. Mereka akan meninjau ini secara asinkron dalam waktu mereka sendiri, tanpa stres mencoba menjadwalkan pertemuan waktu nyata dengan Anda.

Jenis Pertemuan Apa yang Dihilangkan Tango?

Tango adalah alternatif yang sangat baik untuk jenis pertemuan berikut:

1. Orientasi

Buat dokumentasi alur kerja Tango untuk menunjukkan kepada karyawan baru Anda cara menavigasi sistem Anda. Anda akan memberikan catatan tentang segala hal mulai dari masuk ke aplikasi untuk pertama kalinya hingga menyesuaikan dasbor mereka. Harapkan lebih sedikit masalah gigi dan proses orientasi yang lebih lancar dengan memiliki dokumentasi yang konsisten.

2. Panduan Pelatihan

Tango juga dapat membuat dokumentasi pelatihan internal untuk disimpan dalam sumber daya bersama yang dapat diakses oleh staf Anda.

Contoh: jika Anda perlu mengajari tim Anda cara menggunakan alat data baru, gunakan Tango untuk membuat panduan langkah demi langkah. Anda juga dapat menampilkan praktik kerja terbaik dan cara menggunakan fitur produk yang diperbarui.

3. Demonstrasi Produk

Jika Anda memiliki produk SaaS yang luar biasa untuk dibagikan dengan pelanggan Anda, Tango membuatnya mudah untuk mendemonstrasikan cara menggunakannya. Gabungkan dokumentasi alur kerja ini ke dalam studi kasus dan bagikan sebagai bagian dari presentasi Anda.

4. Promosi Penjualan

Jika Anda mengirimkan penawaran dingin kepada calon klien atau mitra, Anda sudah tahu bahwa membuat penerima membuka email Anda adalah perjuangan tersendiri. Tetapi begitu mereka membaca pesan Anda, mereka tidak akan bisa menahan diri untuk tidak menonton demo singkat sebagai bagian dari promosi Anda.

Cara Membuat Dokumentasi Bebas Rapat Menggunakan Tango

Siap untuk memulai? Langkah pertama adalah mendaftar untuk akun tango gratis, lalu instal ekstensi browser Tango Chrome.

1. Instal Ekstensi Browser Tango Chrome

Unduh Tango dari Toko Web Google Chrome. Selanjutnya, sematkan ekstensi Anda dengan membuka bilah browser dan mengklik Membingungkan bagian. Temukan ekstensi Tango dan klik pin untuk menyimpannya ke browser Anda.

2. Tangkap Alur Kerja Anda Menggunakan Tango

Arahkan ke tab tempat Anda ingin mulai merekam alur kerja Anda dan klik pin Tango di bilah browser Anda. Tekan tombol ungu besar untuk mulai merekam alur kerja Anda saat Anda siap, lalu ikuti langkah-langkah yang ingin Anda rekam.

Tango akan bekerja di latar belakang untuk mengambil tangkapan layar dan membuat deskripsi alur kerja Anda secara otomatis. Perlu melakukan penyesuaian?

Gunakan pengontrol alur kerja di sudut kiri bawah layar Anda untuk menjeda dan melanjutkan alur kerja Anda, menyelesaikannya atau membuangnya jika Anda senang dengan pengambilan pertama. Setelah Anda puas, tekan centang hijau untuk menyelesaikan proyek Anda.

3. Edit Alur Kerja Tango Anda

Dari layar editor Tango, Anda akan melihat alur kerja yang dibuat secara otomatis. Untuk memberikan konteks tambahan, coba tambahkan teks, buat atau hapus langkah-langkah, unggah tangkapan layar tambahan, atau atur ulang langkah-langkahnya jika Anda mau.

Khawatir tentang informasi sensitif yang terlihat? Tingkatkan ke edisi Tango Pro seharga $16 per bulan, dan Anda dapat menggunakan keduanya Buram Langsung modus atau Mengaburkan di editor gambar saat Anda melalui alur kerja yang diambil.

Perlu memberikan sesuatu perhatian ekstra? Tambahkan panah atau kotak yang berguna dengan mengklik Membubuhi keterangan.

4. Bagikan Dokumentasi Alur Kerja Anda

Langkah terakhir dalam membuat dokumentasi alur kerja profesional adalah mengekspor dan membagikannya. Langkah-langkahnya sama, apakah Anda ingin membagikannya kepada atasan, rekan satu tim, atau klien Anda atau bahkan mempostingnya di media sosial atau situs web Anda.

Tekan Bagikan & Ekspor di sudut kanan atas dan pilih opsi berikut:

• Membagikan: tambahkan email dengan izin pemirsa (atau editor dengan versi Pro)
• Salinan Ajaib: tempel tautan ke Google Documents, Notion, Confluence, dll., atau apa pun yang mendukung HTML.
• Unduh: ekspor alur kerja Anda sebagai PDF.
• Menanamkan: salin kode semat publik dan tempel ke alat favorit Anda.

Putar Dari Conferencing ke Capture

Saat berikutnya Anda bersiap untuk rapat panggilan video jarak jauh, tanyakan pada diri Anda apakah Anda akan memandu audiens Anda melalui proses langkah demi langkah. Jika ini masalahnya, Anda akan mendapat manfaat dari membuat dokumentasi alur kerja daripada mencoba menjelaskan tindakan Anda dalam panggilan langsung.

Gunakan Tango sebagai alat komunikasi asinkron penting dalam gudang produktivitas Anda untuk menangkap alur kerja Anda dan mendistribusikan sesuai kebutuhan.

4 Alat Komunikasi Video Asinkron Terbaik untuk Tim Jarak Jauh

Baca Selanjutnya