Cara Menggunakan Catatan Tempel Dengan Outlook untuk Email yang Lebih Baik

Memeriksa email adalah bagian dari rutinitas kerja sehari-hari kebanyakan profesional. Jadi, ada baiknya mencari cara untuk mempercepat proses ini dan membuatnya tidak terlalu membuat stres.

Salah satu cara Anda dapat membuat hidup Anda lebih mudah adalah dengan menggunakan Microsoft Sticky Notes di akun email Outlook Anda. Mari kita cari tahu caranya.

Memulai Menggunakan Microsoft Sticky Notes di Outlook

Berdasarkan Survei Adobe 2018, Orang Amerika menghabiskan sekitar 3,1 jam setiap hari untuk email. Jadi, ini adalah bagaimana Anda dapat menggunakan catatan tempel bawaan di Outlook untuk mempercepat korespondensi email Anda.

Seperti namanya, ini adalah aplikasi pencatat yang dapat Anda gunakan untuk berbagai tujuan. Tetapi sebelum Anda dapat mulai membuat catatan, Anda harus mengaturnya terlebih dahulu.

Penting untuk diketahui bahwa ini hanya berfungsi untuk Windows 10 dan 11. Memulai:

1. Unduh aplikasi Catatan Tempel dari toko Microsoft.
2. Masuk ke aplikasi Catatan Tempel dengan akun Microsoft Anda.
instagram viewer
3. Masuk ke akun Outlook Anda.
4. Pilih opsi Catatan yang diberikan di menu di sisi kiri.
5. Klik Catatan Baru untuk membuat satu.
6. Klik dua kali pada catatan yang ada untuk mengeditnya.
7. Klik tiga titik untuk menghapus atau mengubah warna nada tertentu.

Semua catatan yang Anda buat di sini akan disinkronkan dengan aplikasi Catatan Tempel yang Anda unduh dari Microsoft Store. Selain itu, untuk mengakses catatan ini di perangkat seluler Anda (baik Android atau iPhone), Anda harus mengunduh Microsoft OneNote. Setelah Anda menyiapkan aplikasi, catatan juga akan disinkronkan secara otomatis di sana.

Dengan begitu, Anda dapat mengaksesnya kapan pun dan di mana pun Anda suka.

Setelah Anda mengaturnya, Anda dapat mulai menggunakannya untuk tujuan yang berbeda. Beberapa cara kreatif untuk menggunakannya tercantum di bawah ini.

Unduh: Catatan Tempel untuk jendela (Gratis)

Unduh: Microsoft OneNote untuk Android | iOS (Gratis)

Buat Catatan untuk Menghemat Waktu

Hal pertama dan paling sederhana yang dapat Anda lakukan dengan aplikasi ini adalah membuat catatan untuk rapat, email, hal-hal penting untuk disertakan dalam email, dan banyak lagi.

Selain itu, jika Anda sering menerima umpan balik yang panjang dalam email dan biasanya bolak-balik untuk memeriksa apakah Anda telah membahas semuanya sebelum mengirimkan proyek Anda, Catatan Tempel dapat menghemat waktu ekstra itu dan upaya. Menambahkan komentar tersebut dalam bentuk poin-poin di Catatan Tempel Anda bisa menjadi cara yang bagus untuk menghindari kerumitan ini.

Selain itu, Anda juga dapat menggunakan catatan ini untuk melacak umpan balik yang Anda terima untuk meningkatkan pekerjaan Anda. Misalnya, Anda mungkin tidak dapat membaca seluruh utas email untuk setiap proyek yang dikirimkan di bagian akhir untuk ditinjau.

Oleh karena itu, rangkum umpan balik yang Anda terima pada penyelesaian setiap tugas dalam beberapa baris dan tambahkan ke catatan tempel Anda. Pada akhir bulan, Anda akan memiliki daftar lengkap hal-hal yang perlu Anda kerjakan atau sudah Anda tingkatkan.

Selain itu, Anda juga dapat menyimpan catatan untuk email yang Anda kirim setiap minggu dengan informasi lain seperti nama dan alamat email penerima dan tujuan email tersebut. Coret saja daftarnya setelah Anda selesai mengirimnya. Ini secara signifikan dapat membantu Anda untuk kendalikan kotak masuk Anda.

Tambahkan Pengingat

Gunakan Catatan Tempel untuk menambahkan pengingat hal-hal kecil yang perlu Anda lakukan hari ini dan tidak ingin repot menambahkan ke kalender Anda.

Anda juga dapat mengatur pengingat tentang email yang harus Anda kirim hari ini, tindak lanjut, wawancara, atau rapat yang harus Anda hadiri.

Tanggapi Email Lebih Cepat

Banyak orang menghabiskan beberapa menit, jika bukan berjam-jam, memikirkan bagaimana menanggapi email. Ini sering memakan sebagian besar waktu kita.

Catatan Tempel adalah tempat yang tepat untuk menambahkan satu kalimat cepat yang dapat Anda gunakan untuk menanggapi berbagai jenis email. Yang perlu Anda lakukan hanyalah menyalin-tempel teks dari sini.

Ini terutama benar jika Anda menerima kueri serupa secara teratur dalam bentuk yang berbeda. Anda bisa membuat template untuk digunakan dan mengubah detailnya sesuai kebutuhan.

Buat Template untuk Berbagai Tujuan

Selain menanggapi pertanyaan, kita perlu menulis email untuk beberapa kesempatan lainnya. Kami melalui proses berpikir yang sama setiap kali untuk memastikan hasil akhir yang profesional.

Oleh karena itu, buat template email yang sudah jadi untuk acara semacam itu sehingga Anda tidak membuang cukup waktu hanya untuk memikirkan apa yang harus ditulis. Sebagai gantinya, salin dan tempel dari Catatan Tempel Anda. Berikut adalah beberapa kesempatan di mana Anda harus memiliki email yang sudah jadi:

• Membuat permintaan maaf melalui email.
• Berterima kasih kepada atasan atau kolega Anda.
• Menerima proyek baru.
• Meminta cuti sakit.
• Meminta perpanjangan tenggat waktu.
• Menindaklanjuti email.
• Meminta pembaruan tentang proyek dari rekan kerja.

Simpan Daftar Periksa Email

Jika Anda menyukai penjualan, mencari pekerjaan baru, atau bekerja sebagai kontraktor dan perlu mengirim email secara teratur, Anda dapat bereksperimen dan mencari tahu email mana yang memberikan hasil luar biasa dan mana yang gagal sama sekali. Terakhir, analisis detail yang telah Anda bahas di dalamnya.

Berdasarkan itu, buat daftar periksa di Catatan Tempel Anda tentang apa yang harus disertakan dalam email Anda dan apa yang harus dihindari. Anda dapat memeriksa silang setiap email baru yang Anda buat dengan daftar periksa ini sebelum mengirimnya untuk memastikan hasil yang lebih baik. Sebagai contoh:

1. Apakah baris subjek saya ditujukan kepada penerima secara langsung?
2. Sudahkah saya menyapa penerima?
3. Apakah ada hook yang bagus di awal?
4. Apakah niat saya dengan email ini jelas?
5. Apakah saya sudah mengoreksinya?
6. Sudahkah saya melampirkan dokumen atau tautan penting?
7. Apakah itu termasuk ajakan bertindak yang baik?
8. Apakah sign-off cukup baik?

Simpan Daftar Baris Subjek yang Siap Digunakan

Mirip dengan template email, Anda juga dapat menyimpan daftar baris subjek yang kuat untuk membuat pekerjaan Anda lebih mudah dan mempercepat proses. Untuk memastikan, Anda dapat menemukannya pada saat yang tepat, Anda dapat mengkategorikannya dalam huruf tebal dan menggunakannya sesuka Anda.

Sebagai contoh,

• Terima Kasih [Nama Lengkap]
• Kebingungan di Email Terakhir saya
• Senang Menerima Proyek Baru

Catatan Tempel di Outlook untuk Membuat Hidup Anda Lebih Mudah

Email mungkin memakan waktu lama, tetapi itu adalah sesuatu yang tidak bisa kita abaikan begitu saja. Oleh karena itu, menggunakan alat seperti Catatan Tempel dapat membantu Anda mengirim dan menanggapinya lebih cepat dari sebelumnya.

Selain itu, menyinkronkan semua catatan Anda ke OneNote di ponsel dan aplikasi Catatan Tempel di Windows adalah tambahan yang sangat bagus.

Jika Anda masih belum terbiasa dengan fitur Microsoft OneNote, pertimbangkan untuk membacanya juga.

12 Fitur Microsoft OneNote yang Tidak Banyak Diketahui Yang Akan Anda Sukai

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis