7 Cara Mengatasi Kecanduan Email dan Meningkatkan Produktivitas

Kotak masuk email Anda adalah salah satu pengisap waktu yang paling berbahaya di hari Anda. Bahkan ketika Anda tahu Anda belum menerima pesan apa pun (karena Anda baru saja memeriksanya), Anda tidak dapat menahan keinginan untuk menyegarkan dan melihat apakah ada yang baru masuk.

Meskipun kebiasaan memeriksa kotak masuk yang obsesif ini tampaknya tidak berbahaya dan bahkan kadang-kadang diperlukan, ini seperti kecanduan lainnya; itu dapat berdampak negatif pada kesejahteraan dan produktivitas Anda. Artikel ini akan memberikan beberapa tips untuk membantu Anda keluar dari kotak masuk.

1. Kelompokkan Aktivitas Email Anda

Daripada membiarkan diri Anda menjadi mangsa panggilan sirene dari kotak masuk email Anda dan akhirnya menjadi tanpa pikiran gulir melalui pesan Anda, ambil kembali kendali atas fokus dan waktu Anda dengan mengelompokkan aktivitas email Anda.

Pengelompokan tugas adalah teknik manajemen waktu yang praktis dan efektif yang dapat Anda gunakan untuk hampir semua tugas, termasuk memeriksa, membaca, dan menanggapi email. Ide dasarnya adalah menjadwalkan blok waktu tertentu untuk aktivitas serupa, dalam hal ini, apa pun yang terkait dengan email. Jadi, daripada memeriksa kotak masuk Anda setiap beberapa menit (atau berjam-jam, jika Anda beruntung), Anda akan mengatur beberapa kali, idealnya sekali atau dua kali, sepanjang hari untuk memeriksa dan menanggapi pesan.

Pendekatan ini memungkinkan Anda untuk tetap fokus pada tugas-tugas penting Anda hari itu dan membantu Anda menjadi lebih disengaja dengan penggunaan email Anda. Jika Anda memerlukan sedikit bantuan untuk memulai, coba gunakan aplikasi email seperti Bumerang. Alat ini menawarkan beberapa fitur untuk membantu menyederhanakan pengalaman email Anda, tetapi yang paling relevan untuk diskusi ini adalah Jeda Kotak Masuk, yang memungkinkan Anda menjeda pesan masuk dan menjadwalkan saat Anda ingin mengirimnya ke kotak masuk Anda.

2. Berhenti Berlangganan Dari Email yang Tidak Perlu

Tidak semua ping email sama. Faktanya, kebanyakan dari mereka hanyalah kebisingan yang hanya berfungsi untuk mengalihkan perhatian Anda dari pesan yang lebih penting dan melakukan pekerjaan terbaik Anda.

Salah satu cara untuk menjinakkan kecanduan email Anda adalah dengan mengurangi jumlah email yang Anda terima dengan berhenti berlangganan dari daftar email yang tidak perlu.

Apakah Anda benar-benar perlu menerima pembaruan dari buletin yang Anda langgani bertahun-tahun yang lalu? Atau, bagaimana dengan email promosi dari perusahaan yang Anda bahkan tidak ingat pernah mendaftar?

Jika Anda tidak ingat mengapa Anda menerima email, kemungkinan email tersebut tidak melayani Anda, jadi tekan berhenti berlangganan dan lengkapi kotak masuk Anda ke kurangi kelebihan email. Anda dapat menggunakan alat seperti Membuka gulungan. Saya jika Anda memerlukan bantuan untuk berhenti berlangganan dari beberapa daftar email sekaligus.

3. Hindari Memeriksa Kotak Masuk Anda Hal Pertama di Pagi Hari

Karena Anda mungkin menggunakan ponsel sebagai jam alarm, terlalu mudah untuk berguling dan segera memeriksa email Anda di pagi hari. Namun, memeriksa kotak masuk email Anda sebelum tidur atau hal pertama di pagi hari adalah kebiasaan smartphone yang merusak produktivitas Anda dan masuk ke dalam kecanduan email Anda.

Ritual pagi mengatur nada sepanjang hari Anda, jadi alih-alih memulai pagi Anda dalam mode reaktif dengan memeriksa dan menanggapi pesan, menetapkan niat untuk hari Anda dengan melakukan hal-hal yang memelihara Anda kesejahteraan. Ciptakan rutinitas pagi yang produktif yang memberdayakan Anda untuk memulai hari Anda dengan persyaratan Anda.

4. Nonaktifkan Lansiran dan Lencana Pemberitahuan

Berbicara tentang berada dalam mode reaktif, peringatan email dan lencana pemberitahuan adalah cara yang pasti untuk kondisikan otak Anda untuk terus mencari pesan baru, mirip dengan anjing Pavlov yang mengeluarkan air liur dengan suara sebuah bel.

Notifikasi ini dirancang untuk menarik perhatian Anda dan memicu respons Pavlov untuk pemeriksaan kompulsif. Meskipun Anda tidak dapat mengontrol kapan orang mengirimi Anda email, Anda dapat mengontrol bagaimana perangkat Anda memberi tahu Anda tentang pesan baru. Karena itu, luangkan waktu untuk menyesuaikan pemberitahuan email Anda agar sesuai dengan kebutuhan Anda dan menghemat kewarasan Anda.

5. Atur Kotak Masuk Anda Menggunakan Label

Mengatur kotak masuk email Anda dapat membantu Anda mengontrol email Anda, daripada membiarkannya mengontrol Anda. Oleh mengelompokkan email serupa menggunakan label, Anda dapat dengan mudah menemukan pesan yang Anda butuhkan tanpa menggulir daftar pesan yang tidak ada habisnya.

Sistem ini juga memudahkan Anda melakukan triase email, sehingga Anda dapat dengan cepat memindai dan menghapus pesan yang tidak penting. Menggunakan warna pada label Gmail Anda juga memudahkan untuk memisahkan secara visual berbagai jenis pesan secara sekilas.

Anda dapat mengekang kecanduan email Anda dengan menggunakan alat komunikasi lain, terutama jika Anda bekerja di tempat kerja jarak jauh yang biasanya sangat bergantung pada komunikasi virtual.

Misalnya, Slack adalah alat yang sangat baik untuk pengiriman pesan waktu nyata dan kolaborasi dengan tim Anda, sementara aplikasi seperti Twist merangkul komunikasi asinkron, memberi Anda kebebasan untuk menanggapi pesan Anda sendiri waktu.

Namun, Anda mungkin tidak dapat sepenuhnya menghindari email, karena masih memiliki keunggulan uniknya sendiri. Tetapi Anda dapat memanfaatkan aplikasi seperti Lonjakan untuk meningkatkan pengalaman dan produktivitas email Anda. Alat ini memungkinkan Anda untuk menggabungkan semua pesan Anda dari berbagai akun email di satu tempat, serta mengurutkan, mencari, dan menjadwalkan pesan.

7. Istirahat

Dalam kasus kecanduan email yang paling parah, Anda mungkin perlu keluar dari kotak masuk sepenuhnya dan beristirahat dari email. Ini bisa menjadi tantangan jika Anda mengandalkan email untuk bekerja, tetapi mungkin perlu untuk membantu Anda menghentikan kecanduan Anda.

Namun, jika Anda tidak dapat sepenuhnya meninggalkan email, Anda dapat menghapusnya dari semua perangkat pribadi Anda dan hanya memeriksanya dari perangkat yang digunakan untuk pekerjaan Anda. Ini memungkinkan Anda untuk menarik garis yang jelas antara pekerjaan dan kehidupan pribadi Anda dan melarikan diri dari Harapan "selalu aktif" dari tempat kerja modern.

Hancurkan Kecanduan Email Anda untuk Meningkatkan Kesejahteraan dan Produktivitas Anda

Kita hidup di masa ketika komunikasi terjadi secara instan, konstan, dan selalu tersedia di ujung jari kita. Meskipun ini bisa menjadi hal yang baik dalam jumlah sedang, itu juga dapat menyebabkan kecanduan email dan semua efek buruk yang menyertainya.

Idealnya, kotak masuk email Anda harus berfungsi sebagai sarana untuk tujuan yang lebih produktif, daripada sumber stres yang konstan. Jadi, jika Anda menghabiskan sebagian besar waktu Anda di kotak masuk, inilah saatnya untuk mundur selangkah, mengevaluasi kembali hubungan Anda dengan email, dan membuat beberapa perubahan. Gunakan tips dan aplikasi di atas untuk membantu Anda menghentikan kecanduan email dan mengambil kembali kendali atas hari Anda.

6 Tips Membuat Orang Membuka dan Membaca Email Anda

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis