6 Cara Kreatif Menggunakan Google Formulir di Tempat Kerja

Google Forms adalah perangkat lunak pembuatan survei yang disertakan sebagai bagian dari Google Workspace, dan memiliki potensi penggunaan yang luas. Ini dirancang agar mudah digunakan dan mudah untuk membuat dan berbagi survei di tempat kerja, dan dapat menjadi bagian penting dari perangkat tempat kerja Anda.

Tidak masalah apakah Anda baru menggunakan aplikasi ini, atau menggunakannya secara teratur. Di sini kita melihat apa itu Google Forms dan bagaimana menggunakannya secara kreatif di tempat kerja.

Apa Itu Google Formulir?

Google Formulir adalah perangkat lunak survei yang memungkinkan Anda untuk buat survei yang berbeda dan bagikan dengan tim Anda. Anda mendapatkan beberapa opsi untuk dipilih saat membuat formulir, sehingga Anda mendapatkan jawaban yang Anda butuhkan. Ini termasuk jawaban paragraf dan teks kaya, kotak centang dan pilihan ganda, kisi, unggahan file, dan skala numerik.

Kamu bisa unggah gambar ke formulir Anda, untuk membuatnya menonjol, dan menambahkan kontributor, sehingga Anda dapat berkolaborasi dengan orang lain pada tanggapan yang Anda terima. Setelah Anda mengisi formulir Anda, yang perlu Anda lakukan hanyalah mengklik

Kirim di kanan atas layar, dan pilih apakah Anda ingin menyebarkannya melalui email, tautan, atau menggunakan kode sematan.

1. Dapatkan Umpan Balik tentang Proses Baru

Ketika proses baru diimplementasikan di tempat kerja, seringkali ada periode waktu ketika orang perlu menyesuaikan diri, dan terkadang dapat mengungkap beberapa masalah atau kesulitan yang tidak ditandai sebelumnya. Dalam hal ini, Anda mungkin ingin mendapatkan umpan balik tentang bagaimana keadaannya.

Membuat Formulir Google untuk ini memberi staf kesempatan untuk mendengar suara mereka. Namun, ini juga merupakan kesempatan untuk memperbaiki masalah apa pun sebelum menjadi lebih luas.

Untuk jenis survei ini, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk menggunakan fitur Formulir di bawah ini:

• Skala linear—untuk menambahkan peringkat atau opsi setuju/tidak setuju.
• kotak centang—untuk mendapatkan gambaran tentang fitur yang disukai atau tidak disukai.
• Jawaban singkat atau Gugus kalimat—untuk informasi rinci.

2. Minta Ide untuk Proyek

Selama fase perencanaan awal sebuah proyek, penting untuk mendapatkan perspektif staf dari audiens target Anda. Hanya karena sesuatu masuk akal bagi tim proyek Anda, tidak berarti itu akan berhasil untuk semua orang. Plus, mungkin ada ide bermanfaat yang belum Anda pertimbangkan.

Jika Anda menginginkan ide, Anda pasti ingin memastikan bahwa Formulir Google memungkinkan tanggapan teks gratis, daripada membatasi jawaban pada pilihan ganda. Untuk alasan itu, Jawaban singkat atau Gugus kalimat adalah pilihan format yang ideal.

Namun, ingatlah bahwa jika Anda mengirim Formulir ke khalayak luas, Anda harus mengarungi banyak informasi. Tergantung pada cakupan proyek Anda, jenis survei ini mungkin lebih cocok untuk sekelompok kecil orang.

3. Merampingkan Komunikasi

Di perusahaan besar di mana terdapat banyak departemen, Anda akan ingin mencoba dan merampingkan komunikasi sebanyak mungkin. Jika tidak, Anda mungkin menemukan staf dibombardir dengan email dan pembaruan dari departemen yang berbeda, tanpa urutan yang nyata.

Untuk melakukan ini, Anda akan ingin membuat template Google Form standar untuk departemen untuk mengirimkan komunikasi mereka. Kemudian, setiap dua mingguan atau bulanan, Anda dapat mengumpulkan informasi ini menjadi satu email untuk dikirim ke tim.

Anda akan dapat melihat semua informasi dari Tanggapan tab di Google Form, dan cukup salin dan tempel sesuai kebutuhan.

4. Formulir Permintaan untuk Staf

Ada banyak alasan mengapa staf mungkin perlu mengisi formulir untuk meminta sesuatu. Bisa untuk perlengkapan baru, support, meeting dengan departemen lain, dan masih banyak lagi.

Alih-alih menggunakan Google Documents untuk permintaan ini, Anda dapat membuat Formulir Google. Ini akan memungkinkan Anda untuk menyimpan catatan yang lebih baik tentang siapa yang meminta apa, dan menyimpan informasi di satu tempat, daripada tersebar di beberapa dokumen.

Formulir Permintaan paling cocok untuk campuran Pilihan ganda, kotak centang, Jawaban singkat, dan Gugus kalimat, tetapi Anda juga dapat memanfaatkan Tanggal dan Kotak Centang pilihan, tergantung pada informasi yang Anda butuhkan.

5. Kirim Pertanyaan dan Masalah TI

Tempat kerja Anda mungkin sudah memiliki saluran telepon atau email yang disiapkan untuk menanggapi masalah terkait TI, tetapi menggunakan Google Formulir untuk mengelola informasi ini terbukti sangat berguna. Anda tidak hanya dapat menetapkan pertanyaan spesifik untuk membantu mengumpulkan informasi tentang masalah tersebut, tetapi Anda juga dapat melihat tren.

Misalnya, Anda mungkin menyertakan Pilihan ganda pertanyaan seperti:

• Sudahkah Anda me-refresh halaman atau me-restart komputer Anda?
• Apakah Anda mengalami masalah dengan konektivitas internet?
• Apakah ini pertama kalinya Anda mengalami masalah ini?

Dan kemudian, memiliki ruang di bagian bawah untuk Jawaban singkat atau Gugus kalimat, bagi staf untuk menulis lebih detail tentang masalah yang mereka alami.

6. Mengumpulkan data

Anda mungkin perlu mengumpulkan data tentang area spesifik perusahaan Anda, dan cara kerjanya. Bisa jadi bagaimana staf memandang kesejahteraan yang ditawarkan di tempat kerja, atau seperti apa beban kerja setiap minggu. Apa pun alasannya, Formulir Google adalah cara cepat dan mudah untuk melakukannya, tanpa harus mengadakan rapat atau kelompok kerja yang memakan waktu. Hal ini juga memungkinkan Anda untuk menanggapi hal-hal secara proaktif, bukan reaktif.

Untuk ini, Anda akan ingin menggunakan pertanyaan yang memberikan jawaban numerik, sehingga Anda dapat menyusun data dengan mulus, daripada harus mengerjakan banyak teks. Untuk alasan ini, Skala Linier, Pilihan Ganda, dan kotak centang adalah pilihan terbaik.

Anda juga bisa memasukkan Jawaban singkat atau Gugus kalimat jika Anda tertarik pada data kualitatif, tetapi sekali lagi, perhatikan seberapa besar audiens target Anda, dan apa artinya ini bagi penulisan laporan.

Menggunakan Formulir Google untuk Potensinya

Anda dapat menggunakan Google Formulir untuk alasan apa pun, di mana Anda membutuhkan jawaban dari orang lain. Anda dapat menghemat waktu dalam rapat dan membuat beberapa dokumen terpisah di tempat kerja dengan memilih formulir.

Jika Anda belum pernah mencoba Google Forms untuk beberapa contoh di atas, cobalah dan lihat apakah itu sesuatu yang sesuai dengan tujuan Anda.

9 Tips dan Trik Google Formulir Tingkat Lanjut

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis