Tugas Outlook vs. Microsoft To Do: Mana yang Lebih Baik?

Microsoft memiliki dua aplikasi manajemen tugas. Microsoft To Do sudah diinstal sebelumnya di komputer Windows, dan juga tersedia online. Klien email dan kalendernya, Outlook, juga menyertakan fitur Tugas yang tangguh.

Tapi mana yang lebih baik untuk mengelola daftar tugas Anda? Persaingan lebih dekat dari yang Anda kira. Artikel ini membandingkan Microsoft To Do dan Microsoft Outlook sebagai aplikasi manajemen tugas untuk mengetahui mana pilihan yang lebih baik.

Paling Mudah Diakses

To Do, yang dulunya adalah Wunderlist, adalah aplikasi gratis yang disertakan dengan Windows 10 dan 11. Anda juga dapat mengakses Microsoft To Do di browser Anda. Untuk Pandangan, fitur Tugas hanya tersedia di aplikasi desktop premium. Dalam versi web gratis, ini terintegrasi dengan To Do.

Untuk disabilitas, keduanya ramah terhadap Pembaca layar bawaan Windows. Teks dan ikon Outlook lebih kecil. Ini bisa membuat frustasi bagi mereka yang memiliki gangguan penglihatan atau masalah ketangkasan. Tetapi Anda dapat memperbesarnya di pengaturan Windows.

Default To Do lebih jelas dan lebih besar. Penggunaan warna dan grafik di atas teks juga memudahkan untuk fokus. Manfaat yang bagus bagi mereka yang memiliki masalah kesehatan mental yang memengaruhi perhatian. Menu yang disederhanakan juga membuat navigasi pembaca layar lebih cepat, karena lebih sedikit yang harus dilalui.

Kedua aplikasi memiliki versi seluler gratis untuk Android dan iOS. Aplikasi ini sama dalam hal aksesibilitas, dan berisi banyak fitur yang sama seperti versi desktop. Kedua aplikasi juga menyertakan widget beranda untuk akses cepat.

Tetapi aspek Tugas tidak ada di versi aplikasi Outlook. Item apa pun yang dibuat di Tasks disalin ke Kalender sebagai acara. Anda dapat melihat Acara Kalender ini di aplikasi Outlook, tetapi Anda tidak dapat menggunakan laporan kemajuan atau fitur khusus tugas lainnya.

Untuk kemudahan penggunaan, tata letak Outlook memiliki banyak opsi dan menu berlapis-lapis. To Do lebih mudah dipelajari dan dikelola. Desainnya yang ramping dan fungsinya yang disederhanakan mudah dinavigasi. Ini sederhana bahkan untuk pemula komputer.

Pemenang: Melakukan

Terbaik untuk Proyek Grup

Outlook adalah alat kolaborasi yang kuat untuk manajemen proyek. Ini terintegrasi dengan Outlook Calendar dan Outlook Mail. Ini membuat penugasan kontak dan penjadwalan menjadi mudah.

Anda juga mendapatkan banyak detail tentang kemajuan setiap tugas. Anda dapat melacak berdasarkan jam kerja, persentase selesai, dan status seperti "menunggu orang lain". Jika Anda berbagi tugas hanya dengan satu orang lain, Anda akan mendapatkan pembaruan tentang perubahan orang tersebut.

Outlook juga memungkinkan Anda mengirim Permintaan Tugas. Ini adalah saat Anda mengirim email ke kontak, meminta mereka untuk memulai tugas dan secara otomatis menugaskannya ke sana. Sesuai pilihan Anda, Anda dapat menyimpan salinan tugas, dan mendapatkan pembaruan saat tugas tersebut ditandai selesai.

Terakhir, Outlook memiliki tombol cepat untuk mengirim Laporan Status. Ini meringkas pengaturan status tugas dalam email. Anda dapat mengirim email ini langsung dari jendela tugas, dan melampirkan catatan tambahan yang Anda inginkan.

To Do juga memiliki beberapa alat kolaborasi yang bagus. Anda dapat menugaskan orang lain ke tugas melalui tautan yang dapat dibagikan. Anda dapat berbagi akses ke daftar yang dibuat, atau hanya ke tugas tertentu. Ini membuatnya mudah untuk mengontrol akses.

Jika orang yang ingin Anda ajak berbagi ada di daftar kontak Anda, itu akan lebih mudah. Saat Anda membagikan daftar, To Do akan menghasilkan daftar kontak Windows Mail Anda. Anda juga dapat mencari kontak dari OneNote.

To Do juga memiliki keuntungan untuk proyek yang kompleks. Ini memungkinkan Anda memecah tugas menjadi beberapa langkah. Ini dapat meningkatkan motivasi dan membuat tugas lebih dapat ditindaklanjuti. Tugas Outlook tidak menyertakan fitur Langkah.

Pemenang: Tugas Outlook

Organisasi Terbaik

Fitur Tugas Microsoft Outlook menjadi sangat spesifik dengan organisasinya. Apakah itu hal yang baik atau tidak tergantung pada bagaimana Anda bekerja. Outlook Tasks mendukung folder dengan sub-folder dan sistem penyortiran otomatis. To Do mengambil pendekatan yang lebih sederhana.

Di Outlook, Anda bisa menggunakan Aturan untuk mengirim email atau acara kalender tertentu ke folder Tugas tertentu. Ini juga memungkinkan Anda mengatur tingkat prioritas tertentu. Anda juga dapat memberi kode warna pada tugas dengan Kategori.

To Do menawarkan semua fitur yang sama seperti Outlook, tetapi menyederhanakannya. To Do memiliki folder, tetapi bukan subfolder. Ini memungkinkan Anda menandai prioritas, tetapi terbatas pada sistem biner: item dengan bintang penting, item tanpa tidak.

To Do juga mendukung kategori dalam bentuk tagar yang dapat dicari. Menambahkan hashtag di mana saja dalam tugas membuat kategori dengan nama yang sama. Fitur terbaik To Do, yang tidak dimiliki Outlook, adalah Hari saya fitur.

My Day adalah folder pintar di Microsoft To Do. Ini adalah agenda satu hari yang dapat Anda isi secara manual, atau pilih dari saran To Do. Saran akan berfokus pada tugas yang akan segera jatuh tempo, ditandai sebagai penting, atau tugas yang sudah lama tidak Anda sentuh.

Agenda cerdas ini mengungguli To Do dibandingkan Outlook Tasks, tetapi sangat dekat. Jika Anda menginginkan atau membutuhkan tingkat detail ekstra, gunakan Outlook sebagai gantinya.

Pemenang: Melakukan

Kustomisasi Terbaik

Baik To Do dan Outlook memungkinkan Anda melampirkan file dan menautkan tugas ke email. Di To Do, Anda harus menandai email, lalu memindahkan tugas dari Email yang Ditandai ke daftar apa pun yang Anda inginkan. Keduanya juga memungkinkan Anda menambahkan catatan teks ke tugas, dan melampirkan file media ke tugas.

Hanya Outlook yang memungkinkan Anda menggunakan pemformatan teks kaya dan gambar dalam deskripsi tugas. Tetapi elemen desain ini bersifat estetis, jadi menambahkannya ke setiap tugas dapat membuang-buang waktu. Selain itu, Anda harus mengklik tugas untuk melihatnya.

Melampirkan file lebih bermanfaat. Hanya Outlook yang memungkinkan Anda menautkan tugas satu sama lain. Anda melakukan ini dengan opsi Lampirkan Item Outlook. Kemampuan penting untuk menautkan tugas terkait ini tidak ada di To Do.

Kustomisasi To Do sebagian besar bersifat estetika. Anda dapat memilih warna latar belakang daftar, dan membuat Daftar kustom. Anda juga dapat memilih pola pengurutan dasar, seperti berdasarkan Tanggal Jatuh Tempo atau Tanggal Dibuat.

To Do juga menghasilkan berbagai daftar cerdas, seperti Email Berbendera dan Ditugaskan ke Saya. Anda dapat mengaktifkan atau menonaktifkan ini. Bagi mereka yang perlu menyempurnakan tugas Anda, Outlook adalah pemenangnya.

Pemenang: Tugas Outlook

Aplikasi Produktivitas Terbaik Microsoft

Untuk penggunaan pribadi dan proyek skala kecil, To Do bekerja dengan baik. Namun secara keseluruhan, daftar fitur Outlook yang lebih kuat menang. Detail ekstra mendukung tingkat profesionalisme yang lebih tinggi, dan penyesuaian tingkat tinggi tidak dapat dikalahkan.

Terutama jika Anda mengelola proyek yang kompleks, Microsoft Outlook adalah pilihan terbaik untuk aplikasi pengelolaan tugas.

Cara Menggunakan Microsoft Outlook untuk Manajemen Proyek

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis