6 Teknologi Penting untuk Ruang Rekan Kerja yang Produktif

Apa yang lebih buruk daripada bekerja di rumah terganggu oleh gonggongan anjing, tangisan bayi, dan dayung tetangga Anda? Bagaimana dengan memesan ruang kerja bersama yang tidak memiliki teknologi penting yang Anda butuhkan untuk bekerja secara produktif?

Jika Anda pernah berada dalam skenario di mana ruang kerja bersama Anda tidak menawarkan hub pengisian daya yang cukup, printer rusak, dan semua ruang pertemuan sudah penuh dipesan, Anda pasti ingin mengaturnya terlebih dahulu waktu.

Apa Manfaat Rekan Kerja?

Ruang kerja bersama adalah alternatif yang disambut baik untuk kantor perusahaan yang pengap dan istirahat yang sangat baik dari pengaturan kerja jarak jauh Anda di rumah. Dan Anda dapat menyewa ruang mulai dari beberapa jam hingga beberapa bulan, memberi Anda banyak fleksibilitas.

Bayangkan sebuah gedung yang dipenuhi pekerja lepas dan karyawan berbakat dari berbagai perusahaan—semuanya berkolaborasi dalam lingkungan kerja megah yang penuh dengan fasilitas. Harapkan ruang pertemuan, ruang acara, pusat sosialisasi, dan stasiun pemrograman komputer di samping tempat penitipan anak, kafe, ruang taman, dan bahkan dinding panjat di beberapa fasilitas.

Meskipun ruang kerja bersama saat ini hanya menguasai 5% dari pasar real estat kantor, ini diperkirakan akan meningkat menjadi 30% pada tahun 2030, menurut laporan. Mengapa popularitas meningkat? Penawaran rekan kerja:

• Fleksibilitas: Ingin bekerja sebagian minggu di rumah, tetapi sebagian minggu bersama perusahaan? Ini adalah kompromi yang hebat.
• Kolaborasi: Mungkin Anda memerlukan akses ke pro desain yang luar biasa atau ahli teknologi? Perluas jaringan kontak Anda dengan berkumpul di lingkungan rekan kerja.
• Produktifitas: Tidak semua orang berkembang di kantor rumah. Jika Anda terganggu oleh pekerjaan rumah tangga seperti menyedot debu atau mencuci piring, pindahlah ke ruang kerja bersama untuk meningkatkan fokus Anda.

Siapa yang Menggunakan Ruang Rekan Kerja?

Ruang kerja bersama menjadi lebih populer setiap tahun, terutama karena bisnis berbasis kantor sebelumnya telah beralih ke model kerja jarak jauh yang dominan.

Peserta reguler ruang kerja bersama meliputi:

• Pengembara digital
• Freelancer dan kontraktor
• Pelancong bisnis (internasional atau domestik)
• Staf perusahaan pemula
• Karyawan jarak jauh yang menginginkan perubahan pemandangan

Teknologi Apa yang Dibutuhkan Ruang Rekan Kerja Anda?

Kantor rekan kerja sangat bervariasi dalam hal teknologi yang mereka tawarkan. Beberapa ruang akan diatur dengan beragam peralatan, sedangkan yang lain mengharapkan Anda untuk membawa sendiri. Pertimbangan utama meliputi:

1. Wi-Fi aman

Pastikan Anda memahami pengaturan Wi-Fi di ruang kerja bersama Anda. Banyak yang akan membanggakan koneksi broadband supercepat untuk mengakomodasi semua orang yang bekerja di sana. Anda akan menginginkan bandwidth yang tersedia untuk terhubung ke cloud, mengunduh data, dan melakukan panggilan konferensi tanpa takut akan penurunan.

Tetapi keamanan juga harus menjadi prioritas utama. Beberapa kantor akan memiliki jaringan pribadi yang ditetapkan untuk setiap suite, tetapi yang lain mungkin bergantung pada jaringan tamu yang tidak aman. Selalu pastikan Anda memahami implikasi penggunaan Wi-Fi di ruang kerja bersama, dan pertimbangkan langkah-langkah berikut untuk mengamankan data Anda:

• Firewall
• Perangkat lunak antivirus
• Monitor aktivitas jaringan
• VPN ganda
• Menggunakan kata sandi yang rumit
• Menjaga OS dan perangkat lunak Anda diperbarui
• Jangan pernah meninggalkan perangkat keras Anda tanpa pengawasan.

2. Peralatan Presentasi

Jika Anda menyewa ruang acara, ruang konferensi, atau auditorium, Anda mungkin memerlukan akses ke peralatan presentasi di tempat seperti proyektor dan papan tulis.

Jika Anda seorang freelancer atau bisnis pemula, barang-barang ini bisa mahal untuk dibeli. Bahkan jika Anda memilikinya sendiri, perangkat kerasnya bisa jadi sulit untuk diangkut, jadi ini adalah bonus jika ruang kerja bersama Anda dilengkapi sepenuhnya.

3. Peralatan Perekaman

Baik Anda membuat video pelatihan untuk tim jarak jauh, menyelenggarakan podcast bisnis, atau merekam video pemasaran untuk YouTube atau situs web Anda, Anda memerlukan akses ke peralatan perekaman terbaik. Jika ya, periksa apakah ruang kerja Anda memiliki:

• Mikrofon
• kamera video
• Pencahayaan spesialis
• Tripod
• Aplikasi perekaman studio

Beberapa ruang kerja bersama menawarkan suite rekaman atau bahkan studio podcast. Namun, Anda mungkin diminta untuk menyelesaikan sesi pelatihan sebelum memesan sesi.

4. Furnitur Ergonomis

Saat memilih ruang kerja Anda, pikirkan situasi meja Anda. Jika Anda memesan tempat untuk waktu yang lama, Anda mungkin lebih suka mengetahui bahwa Anda memiliki meja khusus yang ditugaskan untuk Anda.

Atau, jika Anda mengakses ruang kerja bersama dengan lebih santai, skenario hotdesking mungkin lebih cocok. Perhatikan ergonomis furnitur di dalam ruangan. Meskipun mungkin ada hub kasual dengan sofa dan bantal, ini dirancang untuk menjadi area pertemuan kolaboratif.

Jika Anda perlu bekerja keras, pastikan kantor rekan kerja Anda menyediakan kursi komputer untuk menopang postur Anda benar. Lebih baik lagi, kantor dengan meja duduk akan mendorong Anda untuk bangun dan bergerak. Ingat: duduk adalah merokok baru!

5. Perangkat Keras Kantor

Cari tahu perangkat keras kantor apa yang tersedia sebelum Anda memesan ruang kerja bersama. Apakah Anda memerlukan akses ke staples kantor berikut?

• Printer kelas bisnis
• Mesin faks
• Pemindai
• penghancur kertas
• Telepon
• mesin fotokopi

Jangan takut untuk bertanya terlebih dahulu apakah dukungan teknis tersedia di tempat jika perangkat keras gagal pada titik kritis di hari kerja Anda.

6. Kabel, Charger, dan Headphone

Anda tidak ingin kehabisan jus di tengah rapat Zoom. Anda juga tidak ingin kabel pengisi daya Anda terlalu pendek untuk disambungkan ke soket di bawah meja kerja rekan kerja Anda.

Jadi, sebelum Anda memesan tempat rekan kerja, pastikan Anda memahami aksesori teknologi penting mana yang tersedia sebagai bagian dari biaya sewa Anda, dan yang harus Anda bawa.

Kabel, pengisi daya, dan headphone semuanya relatif ringan, dan akan dengan mudah dimasukkan ke dalam tas laptop Anda.

Siap Memesan Ruang Rekan Kerja Anda?

Sekarang Anda tahu cara memilih kantor bersama berdasarkan kebutuhan teknologi Anda, Anda siap memesan ruang kerja bersama Anda. Pertimbangkan lokasinya—apakah Anda ingin berada di pusat kota, dekat dengan rumah Anda, atau bandara?

Anda mungkin juga ingin mempertimbangkan fasilitas lain seperti ketersediaan tempat parkir atau kedekatan dengan restoran lokal, tetapi ingat, biaya ruang kerja bersama di area populer mungkin lebih mahal. Sekarang Anda siap untuk memesan ruang kantor Anda, lihat faktor ruang kerja bersama yang penting ini untuk dipertimbangkan.

Memilih Ruang Rekan Kerja: 7 Faktor Penting yang Perlu Dipertimbangkan

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis