Cara Mengatur Penjawab Liburan Berulang di Gmail

Anda mungkin akrab dengan penjawab di luar kantor Gmail. Email otomatis itulah yang dapat Anda aktifkan setiap kali Anda pergi berlibur. Ini memberi tahu teman dan kolega Anda bahwa Anda tidak berada di sebelah komputer Anda, dan Anda akan menjawabnya ketika Anda kembali.

Meskipun fitur ini berguna, terkadang itu tidak cukup. Misalnya, jika Anda memiliki hari libur biasa selama seminggu, Anda mungkin ingin pemberitahuan di luar kantor selalu berjalan pada hari ini.

Meskipun Gmail tidak dapat melakukannya sendiri, berikut adalah dua cara lain untuk mendapatkan email yang berulang secara otomatis.

Gunakan Auto Reply Pro untuk Email Di Luar Kantor Anda

Opsi pertama adalah add-on Google Marketplace yang disebut Balasan Otomatis Pro. Meskipun ini adalah fitur berbayar, ia juga memiliki tingkat gratis, yang memungkinkan Anda mengirim 50 email otomatis per bulan. Jika kotak masuk Anda tidak cenderung mendapatkan banyak lalu lintas, itu bisa menjadi solusi sempurna untuk Anda.

Ikuti langkah-langkah ini untuk mengonfigurasinya:

1. Instal aplikasi dan hubungkan ke akun Gmail yang diinginkan.
2. Di akun Gmail Anda, tekan tombol Balasan Otomatis Pro ikon di sisi kanan layar. Itu terlihat seperti wajah bahagia persegi biru.
3. Di jendela yang muncul, klik Memulai.
4. Klik Tambahkan / Kelola Aturan di Aplikasi. Ini akan meluncurkan jendela baru.
5. Tekan Melewati untuk mendarat di layar beranda aplikasi.
6. Di sisi kiri, klik Balasan Otomatis, dan di menu yang terbuka, klik Tambah Baru Di Luar Kantor.
7. Beri nama aturan dan klik Berikutnya.
8. Pada layar ini, Anda dapat memilih kondisi. Misalnya, hanya email dengan topik tertentu, atau dari penerima tertentu. Karena kami ingin mengirim ini ke semua email, kami tidak menandai apa pun dan menekan Berikutnya.
9. Tanda Aktifkan Hanya untuk Tanggal & Waktu Tertentu.
10. Di sinilah Anda dapat mengatur kapan email akan dikirim. Namun, ini agak rumit. Kamu bisa memilih MemungkinkanSehari-hari, yang akan mengirim email pada jam tertentu setiap hari (seperti waktu makan siang dan setelah bekerja).
11. Jika Anda ingin memblokir sepanjang hari, Anda harus memilih Aktifkan untuk Acara Kalender. Di sini Anda memiliki dua pilihan. Entah Anda memilih kalender biasa dan juga memblokir hari libur Anda secara teratur, atau Anda membuat kalender baru, yang didedikasikan hanya untuk memblokir hari libur. Ingatlah bahwa jika Anda memilih yang pertama, email akan dikirim setiap kali Anda memiliki acara, meskipun bukan pada hari libur Anda.
12. Setelah Anda memukul Berikutnya, klik Tambahkan Tindakan Baru>Buat & Kirim Email Baru (Di Utas Baru).
13. Di sinilah Anda akhirnya bisa menyesuaikan email Anda. Tambahkan konten, tekan Pengaturan Tambahan Email untuk mengatur Subjek dan kustomisasi lain yang Anda inginkan. Setelah selesai, klik Buat Balasan Di Luar Kantor di bagian bawah layar.

Itu saja, Anda sudah siap. Jika Anda sedikit bingung tentang cara mengatur kalender agar bekerja dengan penjawab otomatis, baca selengkapnya tentang cara memblokir waktu di Google Kalender. Anda juga bisa atur jam kerja yang ditentukan jika Anda memiliki akun melalui organisasi.

Cara Mengatur Respons Otomatis Reguler Dengan Zapier

Pilihan bagus lainnya untuk mengatur penjawab otomatis berulang adalah Zapier. Opsi ini memerlukan langganan berbayar; Namun, itu mungkin berharga bagi sebagian orang. Ini jauh lebih fleksibel dan memungkinkan Anda untuk mengotomatiskan banyak bagian dari alur kerja Anda, bukan hanya email.

Ini adalah bagaimana Anda membuat out-of-office setelah Anda mendaftar untuk layanan:

Buat Pemicu Baru

Untuk membuat bola bergulir, Anda perlu memberi tahu Zapier kapan Anda ingin suatu tindakan terjadi. Ini disebut pemicu.

1. Klik Buat Zap di sisi kiri atas layar beranda.
2. Memilih Gmail sebagai Pemicu untuk Zap.
3. Dari menu tarik-turun di bawah Peristiwa Pemicu, memilih email baru dan tekan Melanjutkan.
4. Masuk ke akun Gmail Anda, untuk mengizinkan akses, dan setelah selesai, tekan Melanjutkan.
5. Pilih folder tempat Anda ingin menerapkan ini. Biasanya, mengirim penjawab otomatis ke kotak masuk Anda sudah cukup. Namun, jika Anda memiliki filter tempat email baru masuk ke label yang berbeda secara langsung, Anda mungkin ingin memilihnya juga. Opsi default adalah untuk semua email. Tekan Melanjutkan.
6. Tekan Pemicu Tes untuk memastikan koneksi berfungsi dan Melanjutkan.

Terapkan Filter

Selanjutnya, Anda perlu memastikan bahwa Zapier tidak mengirim respons ke setiap email baru, tetapi hanya untuk yang dikirim pada tanggal tertentu. A Saring membantu untuk mengatur ini.

1. Di bawah Tindakan, memilih Saring.
2. Di bawah Hanya lanjutkan jika…, pilih dari menu tarik-turun Tanggal>(Teks) Dimulai Dengan dan di kotak terakhir tuliskan tiga surat dari hari yang Anda inginkan untuk dikirim. Dalam contoh kami, kami menempatkan Sabtu atau Minggu, untuk menyertakan seluruh akhir pekan.
3. Setelah perangkat lunak menguji filter, tekan Menutup, dan kemudian + untuk menambahkan tindakan.

Setel Responden Anda

Saatnya untuk akhirnya mengatur penjawab email Anda dan membuat bayi ini bekerja.

1. Memilih Gmail lagi sebagai kamu Acara Aplikasi.
2. Memilih Email terkirim sebagai milikmu Acara Aksi dan tekan Melanjutkan.
3. Karena Anda sudah masuk ke akun Anda, Anda hanya perlu memilihnya dari menu sekarang dan melanjutkan.
4. Pada layar ini, Anda dapat menyesuaikan email sesuai keinginan Anda. Dua bidang yang diperlukan adalah Subjek dan Tubuh. Kami juga telah menambahkan tanda tangan reguler kami, agar terlihat lebih profesional.
5. Sekali lagi, setelah Anda menekan Melanjutkan, Anda dapat menguji email, untuk memastikan email tersebut terlihat bagus di Gmail. Periksa Anda Terkirim folder untuk melihat apakah Anda menyetujui.
6. Jika Anda senang dengan hasilnya, klik Nyalakan Zap.

Belajar Menikmati Otomatisasi

Opsi untuk mengirim pesan di luar kantor yang berulang dapat sangat membantu bagi pekerja lepas dan bisnis kecil. Anda tidak ingin terikat dengan komputer Anda, dan ini membantu memastikan bahwa klien Anda bahwa Anda akan kembali kepada mereka di beberapa titik.

Dengan dua aplikasi ini, Anda juga dapat mengotomatiskan proses dan email lainnya, untuk membuat hidup Anda lebih mudah dalam jangka panjang. Anda akan segera mengetahui bahwa begitu Anda mencoba otomatisasi, Anda akan mudah kecanduan.

Alat Otomasi Terbaik untuk Membiarkan Freelancer Mengembalikan Waktu Mereka

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis