Cara Mengungkapkan Keluhan Umum di Tempat Kerja dalam Email Profesional

Jika Anda pernah bekerja di kantor, Anda tahu tantangan menghadapi banyak orang yang berbeda. Masalah umum adalah takut menghadapi rekan kerja yang bermasalah dan menghentikan perilaku mereka, tetapi Anda dapat mengekspresikan diri secara profesional, apakah Anda seorang karyawan atau manajer.

Salah satu metode paling sederhana adalah memasukkan pemikiran Anda ke dalam email. Kami menguraikan masalah ini melalui contoh-contoh keluhan umum di tempat kerja. Pelajari cara paling konstruktif untuk mengucapkannya dan trik email tambahan yang dapat membantu Anda.

1. Aku Masih Menunggumu Menyelesaikan Tugas Itu

Tidak semua orang bekerja dengan kecepatan yang sama, tetapi menjadi masalah ketika satu orang menghentikan proyek tim. Jika tugas Anda bergantung pada rekan kerja yang mengirimkan tugas mereka, Anda dapat mendorong mereka untuk bertindak dengan beberapa kata dalam email.

Berikut adalah beberapa cara profesional untuk mendekati dan mengungkapkan keluhan ini, yang dapat Anda sesuaikan dengan keadaan Anda:

• Kami perlu meningkatkan alur kerja kami sehingga kami tidak ketinggalan jadwal. Apakah (tanggal dan waktu) tenggat waktu yang baik untuk Anda? Kemudian, saya dapat memenuhi tenggat waktu saya (tanggal dan waktu).
• Apakah Anda memerlukan bantuan untuk tugas ini? Kami harus menyelesaikan proyek tepat waktu, jadi (nama rekan kerja) telah menawarkan untuk membantu jika ada masalah di pihak Anda.

Tujuannya bukan untuk menghina rekan kerja Anda, tetapi untuk menetapkan target dan solusi, sambil memperjelas bahwa Anda berdua adalah bagian dari tim dengan minat aktif untuk menyelesaikan sesuatu.

Pastikan untuk mengumpulkan sebanyak-banyaknya tips untuk memenuhi tenggat waktu dan menyelesaikan tugas sebisa kamu. Akan lebih mudah untuk menasihati orang jika diperlukan.

2. Deadlinenya Besok

Inilah keluhan umum lainnya yang mungkin Anda rasakan di dalam. Jika rekan kerja Anda memotongnya terlalu dekat, meskipun beberapa pengingat, Anda dapat memotivasi mereka dalam email tanpa kehilangan kesabaran.

Alasan Anda menghubungi mereka sangat mendesak, jadi solusi yang Anda tawarkan membutuhkan keterusterangan, jika hanya untuk membuat rekan kerja Anda menanggapi masalah dengan serius.

Coba alternatif ini:

• Proyek ini dijadwalkan besok, tetapi masih ada beberapa ujung yang longgar. Mari kita konferensi video dengan tim sore ini untuk membahas solusi.
• Manajemen mengharapkan proyek besok. Jika Anda tidak mungkin memenuhi tenggat waktu, dapatkah Anda menjelaskan alasannya dalam laporan, yang dapat kami kirimkan bersama yang lainnya?

Meskipun email adalah cara yang lebih mudah untuk mengungkapkan pemikiran yang sulit, mereka tidak memberikan dampak yang sama seperti mendiskusikan masalah secara langsung. Jadi, ketika mencoba mengubah kebiasaan alur kerja seseorang yang buruk, email Anda harus lugas dan cerdas untuk menarik perhatian mereka.

3. Berhentilah Menunda

Pendekatan konstruktif yang sama adalah yang terbaik untuk semua keluhan di tempat kerja Anda, disampaikan dalam bahasa yang tenang dan netral. Lagi pula, rekan kerja yang menunda-nunda mungkin membebani alur kerja bisnis, tetapi mereka tidak selalu melakukannya karena mereka malas.

Lihat apakah ada terlalu banyak gangguan, atau mereka kewalahan dengan tugas. Temukan masalahnya dan sesuaikan email Anda dengan solusi dan insentif. Ambil inspirasi dari contoh-contoh ini:

• Kantor bisa mengganggu. Jika sulit untuk fokus pada pekerjaan Anda, mari kita diskusikan perubahan dan target apa yang dapat kami tetapkan untuk Anda.
• Di akhir minggu, mari kita tinjau semua tugas yang telah diselesaikan dan yang tersisa, sehingga kita dapat menggunakan minggu depan dengan lebih produktif.

4. Saya Tidak Punya Waktu untuk Melakukan Semua Tugas Ini

Strategi penulisan email Anda harus sedikit berubah ketika mencoba melindungi diri Anda dari kelelahan. Intinya adalah untuk menunjukkan bahwa Anda tahu kewajiban Anda, bagaimana memprioritaskannya, dan apa yang bukan tanggung jawab Anda.

Tetapkan batasan dengan sopan, gunakan ekspresi seperti ini di email Anda:

• Saya akan dengan senang hati membantu tugas itu. Maukah Anda menunggu sampai saya menyelesaikan tugas saya saat ini? Mereka jatuh tempo lebih cepat.
• Sayangnya, jika saya menerima tugas lagi, saya perlu lembur. Bisakah Anda melewatinya (nama eksekutif) dan mendiskusikan cara kerjanya?

Jika tempat kerja Anda menggunakan perangkat lunak manajemen tim, akan lebih mudah untuk membagikan jadwal lengkap Anda. Anda juga bisa atur tugas Anda di Asana, misalnya, untuk membuat pekerjaan penting terlihat jelas, termasuk tenggat waktu dan kolaborator mereka.

5. Saya Tidak Bekerja untuk Anda

Rekan kerja yang mendominasi dapat mengambil perilaku mereka terlalu jauh, mengharapkan Anda untuk melompat ketika mereka menelepon atau menerima pekerjaan tambahan dari mereka. Ini adalah situasi lain yang sangat membutuhkan batasan.

Sebelum mengambil tindakan yang lebih serius, cobalah bernalar dengan kolega Anda melalui email yang dibuat dengan baik. Itu harus sopan tetapi tegas karena menetapkan pijakan yang sama di tempat kerja. Berikut adalah beberapa kata untuk dicoba:

• Saya menyesal mendengar bahwa beban kerja Anda sangat banyak. Saya tidak dapat membantu Anda karena tanggung jawab saya sendiri, tetapi jika Anda menghubungi manajer Anda, Anda dapat menyusun rencana yang lebih berkelanjutan.
• Terima kasih telah memikirkan saya untuk pekerjaan ini, tetapi ini lebih cocok untuk departemen lain. Jika mereka punya waktu, mereka mungkin akan bekerja sama dengan Anda.

6. Berhenti Membicarakan Orang

Persaingan di tempat kerja tidak bisa dihindari. Sayangnya, itu membuat rekan kerja berusaha untuk menonjol, bahkan jika itu berarti memotong percakapan untuk menawarkan pemikiran mereka sendiri. Beberapa orang juga menyela secara tidak sadar dan tidak menyadari bahwa itu mengganggu.

Ada cara diplomatik untuk mendorong mereka menghentikan perilaku ini. Karena mereka mungkin melakukannya untuk mendapatkan perhatian, ajukan banding ke sisi mereka di email Anda, sambil mendorong pola pikir pemain tim yang lebih banyak.

Cobalah sesuatu seperti ekspresi ini:

• Anda sering menyumbangkan ide-ide berharga. Pendekatan proaktif Anda untuk menemukan solusi dicatat. Setiap anggota staf sama pentingnya bagi perusahaan, dan kami senang mendengar suara semua orang di tempat kerja.
• Upaya tim diperlukan untuk proyek ini, serta komunikasi yang jelas. Untuk memastikan kolaborasi yang lancar, siapa pun yang berkontribusi dalam diskusi harus memiliki kesempatan yang sama untuk berbicara.

Jika Anda mencoba mengelola proyek tim dengan orang-orang yang cenderung membicarakan satu sama lain, Anda dapat menetapkan aturan dasar dalam email grup. Menemukan tips yang meningkatkan komunikasi tertulis dan menggunakannya untuk menciptakan lingkungan yang ramah tetapi produktif.

7. Berhenti Mengirim SMS ke Saya Di Luar Pekerjaan

Apakah rekan kerja atau atasan Anda menghubungi Anda saat Anda libur? Ini adalah masalah umum yang biasanya melibatkan SMS. Ini sangat tidak nyaman ketika Anda tidak begitu akrab, atau mereka ingin mengobrol sambil Anda perlu bersantai.

Jika mengabaikan orang-orang ini tidak berhasil, atau mereka bertindak terlalu jauh, solusi terbaik Anda adalah mengirimi mereka email yang menjelaskan pendirian Anda. Pesan tersebut harus menyoroti pentingnya batasan profesional dan, terutama, waktu luang Anda.

Lihat opsi ini dan lihat bagaimana Anda dapat menyesuaikannya dengan kebutuhan Anda:

• Perlu diketahui bahwa saya mungkin tidak tersedia untuk berbicara setelah jam kerja karena urusan pribadi. Saya senang mendiskusikan hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan ketika saya kembali ke kantor.
• Sama pentingnya dengan pekerjaan saya bagi saya, itu menderita jika saya tidak memanfaatkan waktu istirahat saya sepenuhnya. Oleh karena itu, saya harap Anda dapat menghargai kebutuhan saya untuk memesan komunikasi terkait pekerjaan untuk jam kantor.

8. Jangan Bicara Seperti Itu

Rekan kerja sering lupa bahwa mereka berada di lingkungan profesional dan dapat mengatakan hal yang salah atau terlibat dalam percakapan yang tidak pantas. Perilaku ini dapat membuat ruang kerja menjadi sangat tidak nyaman, sangat cepat.

Anda harus mengatasi masalah seperti itu sebelum menimbulkan gesekan dan eskalasi. Jika Anda tidak dapat menyingkirkan rekan kerja Anda saat itu juga, email cepat dapat membantu.

Ambil ide dari ekspresi berikut:

• Meskipun kami sangat menghargai kerja sama yang bersahabat, ada topik pembicaraan yang harus tetap di luar tempat kerja. Tolong bantu kami menjaga lingkungan yang damai dan menghindari diskusi (topik sensitif).
• Interaksi terjadi sebelumnya hari ini yang membuat anggota staf tidak nyaman. Harap lakukan yang terbaik untuk mempertahankan sikap profesional dan mempromosikan kerja tim yang ramah.

Akan berguna untuk menentukan apa yang dikatakan, sehingga rekan kerja Anda tahu persis apa yang harus dihindari di masa depan. Juga, pertimbangkan untuk menyusun halaman web atau dokumen yang merinci topik dan perilaku yang tidak diinginkan, yang kemudian dapat Anda lampirkan atau tautkan ke dalam email Anda.

Tips Umum Menulis Email untuk Memecahkan Masalah Tempat Kerja

Email dapat menjadi teman terbaik Anda dalam menyelesaikan situasi sulit di kantor tanpa harus berhadapan langsung dengan anggota staf.

Berikut adalah beberapa tip tambahan yang perlu diingat yang dapat membuat prosesnya lebih efektif.

• Seimbangkan negativitas email dengan poin positif untuk mendorong peningkatan.
• Pastikan bahasa formal Anda tidak mengaburkan apa yang ingin Anda katakan.
• Bersikaplah jelas dan ringkas—sangat berharga ketika menulis email yang panjang.
• Simpan email di file untuk referensi di masa mendatang jika masalah tidak membaik.

Bersiaplah untuk Mengatasi Berbagai Tantangan Tempat Kerja

Tim menghadapi masalah sepanjang waktu, terutama ketika sedang stres. Baik itu lingkungan fisik atau digital, apakah Anda bos atau anggota staf, ada baiknya mengetahui cara terbaik untuk mengubah kebiasaan menjadi lebih baik.

Diplomasi melalui email adalah strategi yang baik selama Anda menyampaikan keluhan dengan jelas dan profesional. Namun jangan abaikan sumber daya lain seperti alat digital yang dirancang untuk membuat kerja tim lebih mudah.

5 Alat untuk Mengatasi Tantangan Komunikasi Tim Jarak Jauh

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis