8 Kesalahan Komunikasi Umum yang Harus Dihindari di Tim Virtual (Dan Apa yang Harus Dilakukan Sebagai gantinya)

Setelah mengubah cara organisasi Anda beroperasi, penting bagi Anda untuk meluangkan waktu untuk menumbuhkan budaya komunikasi yang baik di ruang kerja virtual Anda. Itu karena cara Anda dulu berinteraksi dengan rekan kerja di lingkungan kantor tradisional tidak serta merta diterjemahkan ke dunia maya.

Oleh karena itu, menulis ulang pedoman komunikasi Anda adalah kunci sukses dalam tim virtual, dan salah satu cara untuk mencapainya adalah dengan mengetahui apa yang tidak boleh dilakukan.

1. Menggunakan Email sebagai Mode Komunikasi Utama Anda

Meskipun email masih memiliki peran untuk dimainkan di tempat kerja jarak jauh saat ini, itu tidak boleh menjadi mode komunikasi utama Anda. Anda dapat dengan cepat kehilangan jejak pesan saat tersimpan di kotak masuk Anda, yang menyebabkan penurunan produktivitas.

Anda masih dapat menggunakan email untuk berkomunikasi dengan klien dan prospek target. Namun, ada yang lain alat komunikasi praktis yang lebih cocok untuk mengirim pesan dan berkolaborasi dengan kolega jarak jauh Anda.

Alat perpesanan instan seperti Kendur bagus untuk percakapan bolak-balik cepat dan membuat saluran untuk topik atau proyek tertentu. Anda juga dapat memanfaatkan aplikasi perpesanan seperti Memutar untuk berkomunikasi secara tidak sinkron, sementara alat manajemen proyek seperti Trello atau asana memungkinkan Anda membuat, menetapkan, dan melacak tugas.

2. Gagal Merencanakan Perbedaan Zona Waktu

Dalam pengaturan kantor tradisional, orang biasanya bekerja di ruang dan jam kerja yang sama. Namun, ketika Anda memiliki anggota tim virtual melintasi zona waktu yang berbeda, segala sesuatunya bisa menjadi lebih rumit kecuali jika Anda merencanakannya.

Anda perlu menyadari perbedaan waktu dan menemukan jam yang tumpang tindih untuk menjadwalkan rapat. Namun, Anda tidak perlu mengingat zona waktu atau lokasi rekan kerja Anda untuk mencapainya. Anda dapat menggunakan konverter zona waktu seperti Zona waktu.io atau aplikasi kalender bersama seperti kalendar untuk membantu menjadwalkan dan mengatur waktu rapat. Ini memungkinkan Anda untuk memblokir waktu yang nyaman bagi semua orang.

3. Lebih Mengandalkan Komunikasi Hanya Teks

Komunikasi teks saja tanpa isyarat nonverbal seperti bahasa tubuh, kontak mata, dan ekspresi wajah, yang dapat dengan mudah menyebabkan salah tafsir dan konflik. Dalam pengaturan virtual, penting untuk menggunakan berbagai media komunikasi untuk menyampaikan maksud Anda, termasuk alat konferensi video seperti Google Meet atau Zoom.

Mengingat Anda mungkin tidak dapat bertemu secara fisik, alat ini menawarkan hal terbaik berikutnya dengan memungkinkan Anda melihat dan mendengar rekan kerja Anda. Selain menciptakan lebih banyak koneksi pribadi, panggilan video juga menjelaskan tugas-tugas kompleks dengan lebih baik.

Namun, Anda tidak selalu dapat melakukan panggilan video, terutama saat bekerja dengan orang-orang di zona waktu lain. Dalam hal ini, Anda dapat menggunakan alat video asinkron seperti Voodle untuk merekam dan mengirim pesan video.

4. Mengharapkan Semua Orang Tersedia Setiap Saat

Sebagai hasil dari semua alat komunikasi di ujung jari kita dan penerapan kebijakan kerja jarak jauh, garis antara pekerjaan dan kehidupan pribadi semakin kabur. Hal ini menimbulkan budaya kerja "selalu aktif": harapan yang tidak realistis bahwa orang harus tersedia untuk menjawab pesan terkait pekerjaan atau menanggapi tuntutan pekerjaan setiap saat.

Untuk menghindari ini, Anda perlu menetapkan beberapa batasan. Ini termasuk membuat jadwal kerja jarak jauh yang disesuaikan, menyetel ketersediaan Anda di alat komunikasi tempat kerja, dan menonaktifkan notifikasi untuk pesan tidak mendesak di luar jam kerja.

5. Tidak Memperhatikan Perbedaan Budaya/Agama

Karena kenyataan bahwa pekerjaan jarak jauh memungkinkan Anda merekrut bakat dari berbagai belahan dunia, Anda perlu waspadai perbedaan budaya dan agama yang dapat mempengaruhi komunikasi dan tim dinamika.

Misalnya, orang-orang dari budaya dan agama yang berbeda mungkin merayakan hari libur tertentu, dan mereka mungkin tidak dapat bekerja atau memiliki jam kerja yang berbeda selama waktu tersebut. Jadi, Anda mungkin perlu melacak hari-hari ini dan menyesuaikan tenggat waktu atau rencana komunikasi yang sesuai.

6. Tidak Menciptakan Ruang untuk Percakapan Santai

Dalam lingkungan kerja dari rumah, mudah untuk mengabaikan kebutuhan akan interaksi sosial antara rekan kerja. Namun, kesepian kerja jarak jauh merupakan masalah serius yang dapat menurunkan produktivitas dan kepuasan kerja.

Untuk mengatasi ini, Anda perlu menemukan cara untuk mendorong percakapan santai. Anda dapat mencapai ini dengan menciptakan peluang pendingin air virtual. Misalnya, membuat grup berbeda untuk percakapan santai di alat obrolan tempat kerja Anda. Di sinilah Anda berbicara tentang topik yang tidak terkait dengan pekerjaan, seperti rencana akhir pekan, acara favorit, atau hobi Anda.

Anda dapat lebih meningkatkan keterlibatan dalam tim Anda dengan ini ide rehat kopi.

7. Memiliki Terlalu Banyak Rapat

Meskipun penting untuk melakukan check-in rutin dengan tim Anda, Anda tidak ingin berlebihan dengan rapat. Kenyataannya adalah bahwa beberapa rapat tidak sepadan dengan waktu Anda, dan bahkan dapat merusak produktivitas Anda.

Jadi, sebelum menjadwalkan pertemuan lain, tanyakan pada diri Anda apakah itu benar-benar perlu dan apakah tidak ada cara lain untuk mengomunikasikan pesan Anda. Ketika Anda memilih untuk mengadakan rapat, cobalah untuk memastikan bahwa itu seproduktif mungkin dengan membuat agenda dan membagikannya lebih awal, membuatnya singkat, dan hanya mengundang orang-orang yang diperlukan saja yang hadir.

Selain itu, tetapkan seseorang untuk mendokumentasikan risalah rapat dengan benar dan menyimpannya di lokasi terpusat di mana semua orang dapat mengaksesnya. Ini akan membantu mengurangi kebutuhan pertemuan di masa depan untuk membahas apa yang terjadi di sesi sebelumnya.

8. Tidak Mengenali Milestones dan Merayakan Kesuksesan

Mengakui dan merayakan keberhasilan tim Anda sangat penting untuk meningkatkan moral dan keterlibatan. Bekerja dari rumah bukanlah alasan untuk mengabaikan aktivitas membangun tim yang vital ini.

Anda dapat mengandalkan alat pengenalan karyawan seperti Bonusnya untuk merayakan keberhasilan tim Anda dan mengakui pencapaian individu. Anda juga dapat mengintegrasikannya ke dalam ruang kerja Slack Anda, sehingga anggota tim dapat memberi dan menerima pujian dengan lebih mudah.

Hindari Kesalahan Ini untuk Meningkatkan Komunikasi Tim Jarak Jauh

Meskipun lingkungan kerja jarak jauh memiliki tantangannya sendiri, ia juga menawarkan banyak peluang untuk tumbuh dan sukses. Untuk sebagian besar, kami masih mempelajari cara terbaik untuk menavigasi cara kerja baru ini.

Mengetahui perangkap umum ini dapat membantu Anda menghindarinya dan menciptakan lingkungan kerja jarak jauh yang sukses untuk Anda dan tim Anda.

5 Alat untuk Mengatasi Tantangan Komunikasi Tim Jarak Jauh

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis