Cara Menggunakan Aplikasi Perpesanan di Tempat Kerja Anda Secara Lebih Efektif

Aplikasi perpesanan tidak diragukan lagi telah mengubah cara kita berkomunikasi di tempat kerja, terutama selama transisi kami ke pekerjaan jarak jauh dan jauh dari email, yang telah menjadi alat komunikasi de facto untuk itu panjang.

Terlepas dari banyak fitur peningkatan produktivitas yang ditawarkan oleh banyak aplikasi ini, kami juga dapat berargumen bahwa mereka cenderung melakukan yang sebaliknya.

Apakah aplikasi perpesanan membunuh produktivitas Anda? Atau, mungkin, bagaimana Anda menggunakannya? Mari menyelam lebih dalam.

5 Cara Berbeda Aplikasi Perpesanan di Tempat Kerja Dapat Membatasi Produktivitas Anda

1. Kelebihan Informasi

Seolah olah kelebihan email bukan masalah yang cukup besar, sekarang Anda harus bersaing dengan aliran pesan yang konstan di aplikasi obrolan Anda, yang sebagian besar telah menjadi kotak masuk baru. Seperti semua email sampah di kotak masuk Anda, tidak semua pesan di aplikasi obrolan Anda layak untuk Anda perhatikan.

Anda mungkin menemukan diri Anda berada di saluran Slack yang tidak seharusnya Anda masuki atau saluran yang terlalu ramai peserta, atau Anda memiliki rekan kerja yang membahas gosip selebriti terbaru di saluran yang ditujukan untuk pekerjaan masalah.

Hasilnya adalah informasi yang berlebihan, yang bisa sama melemahkannya dengan kotak masuk email yang meluap, menyebabkan kelelahan dalam mengambil keputusan, stres, dan, pada akhirnya, menurunkan produktivitas.

2. Informasi Penting Hilang

Salah satu efek samping dari informasi yang berlebihan adalah bahwa beberapa informasi penting hilang secara acak. Jika Anda gagal menerapkan proses yang tepat, informasi terkait pekerjaan dapat dengan cepat terkubur di bawah tumpukan pembicaraan atau diskusi di luar topik.

Anda akhirnya menghabiskan sebagian besar hari kerja Anda memilah-milah lautan pesan dari satu saluran atau aplikasi komunikasi ke yang lain dengan harapan menemukan informasi penting yang Anda butuhkan. Ini bisa menjadi latihan yang sia-sia dan besar pembuang waktu di tempat kerja.

3. Terlalu Banyak Aplikasi Komunikasi

Alat komunikasi internal apa yang Anda gunakan untuk berkomunikasi dengan kolega jarak jauh Anda? Tim Microsoft? Kendur? Surel? Ada apa?

Mungkin campuran dari semua hal di atas?

Dalam pencarian Anda untuk aplikasi perpesanan tempat kerja terbaru dan paling penuh fitur, Anda mungkin telah menginstal terlalu banyak, yang dapat dengan cepat berubah menjadi mimpi buruk produktivitas.

Jika Anda terus-menerus berpindah dari satu aplikasi ke aplikasi lain sepanjang hari, Anda membuang-buang waktu dan memecah perhatian Anda, sehingga sulit untuk fokus pada tugas apa pun.

Yang mengatakan, Anda mungkin ingin menemukan cara untuk hindari penggunaan aplikasi komunikasi dan kolaborasi yang berlebihan di tempat kerja Anda.

4. Anda "Selalu Aktif"

Konektivitas dan harapan yang konstan untuk tersedia setiap saat untuk menanggapi pesan telah menjadi norma di tempat kerja saat ini. Namun, budaya untuk selalu "aktif" dan bekerja di luar batas jam kerja tradisional ini dapat menyebabkan beberapa konsekuensi yang tidak diinginkan.

Pertama, bekerja lebih lama tidak selalu berarti lebih produktif. Bahkan, seringkali memiliki efek sebaliknya. Jika Anda mendapati diri Anda bekerja dengan baik hingga larut malam atau di akhir pekan, kemungkinan besar Anda akan cepat lelah, yang akan menyebabkan penurunan kualitas dan kinerja kerja.

Tapi, ini bukan hanya tentang kehidupan profesional Anda, karena kehidupan pribadi Anda juga dapat dengan cepat mulai menderita. Ada sedikit waktu untuk relaksasi dan peremajaan ketika Anda selalu "aktif", yang mengarah ke masalah kesehatan mental dan fisik.

5. Notifikasi Tanpa Akhir

Dalam upaya Anda untuk lebih terhubung dengan harapan dapat meningkatkan produktivitas Anda, Anda mungkin secara tidak sengaja mendaftar untuk mendapatkan aliran notifikasi tanpa henti dari aplikasi obrolan Anda. Pada pandangan pertama, pop-up dan bantingan merah kecil itu mungkin tampak tidak berbahaya, tetapi mereka dapat dengan cepat menjadi gangguan besar, secara tidak sengaja memimpin untuk beralih konteks dan mengurangi produktivitas.

Terkadang, hanya melihat pop-up merah (bahkan jika Anda tidak membaca pesannya) sudah cukup untuk membuat Anda kehilangan fokus dan mengganggu aliran Anda.

Jadi, apa yang dapat Anda lakukan untuk menghindari jebakan produktivitas ini?

Strategi Teratas untuk Mencapai Komunikasi Produktif di Tempat Kerja

1. Rangkullah Komunikasi Asinkron

Menempatkan terlalu banyak penekanan pada tanggapan langsung dan komunikasi waktu nyata, terutama ketika anggota tim bekerja di zona waktu yang berbeda, dapat berakhir dengan lebih banyak kerugian daripada kebaikan.

Alih-alih mengharapkan (atau lebih buruk lagi, menuntut) balasan instan, rangkullah komunikasi asinkron. Gaya komunikasi ini memungkinkan Anda untuk menanggapi pesan pada waktu Anda sendiri, mengurangi interupsi dan memberdayakan Anda untuk fokus pada tugas yang lebih penting.

Anda tidak selalu perlu menambahkan aplikasi komunikasi lain ke gudang senjata Anda ketika Anda menemukan yang baru. Butuh waktu bagi semua orang di tim Anda untuk terbiasa dengan alat baru, jadi sering kali lebih baik untuk tetap menggunakan apa yang Anda miliki, terutama jika alat itu sudah menawarkan fitur yang Anda butuhkan.

Alih-alih mendaftar ke aplikasi lain, luangkan waktu untuk mengevaluasi alat yang ada untuk melihat apakah Anda dapat mengintegrasikannya dengan aplikasi lain yang Anda gunakan untuk merampingkan alur kerja Anda. Dengan cara ini, Anda tidak perlu sering berpindah aplikasi, dan Anda dapat menghindari hilangnya produktivitas terkait.

3. Buat Wiki Internal

Sebuah wiki internal adalah gudang pusat untuk pengetahuan dan informasi tim Anda. Ini adalah cara yang bagus untuk menyimpan semua informasi penting Anda terorganisir dan dapat diakses di satu tempat.

Wiki dapat membantu mengurangi kebutuhan akan komunikasi yang konstan dengan memudahkan anggota tim untuk menemukan jawaban atas pertanyaan mereka. Anda juga dapat memanfaatkan wiki internal Anda untuk membuat buku pedoman komunikasi dengan tim Anda untuk mendokumentasikan praktik terbaik dan pedoman di seluruh perusahaan.

Ini dapat mencakup apa saja mulai dari bagaimana dan kapan menggunakan alat tertentu, hingga menentukan apa yang Anda anggap komunikasi "mendesak", dan waktu respons yang ideal.

Cara Anda menggunakan alat komunikasi dan kolaborasi dapat memengaruhi produktivitas Anda secara signifikan. Jika Anda terus-menerus terganggu oleh pemberitahuan, coba sesuaikan pengaturan Anda untuk meminimalkan gangguan.

Misalnya, Anda dapat menonaktifkan notifikasi untuk saluran atau percakapan tertentu, mengatur jam Jangan Ganggu, atau bahkan tunda notifikasi sama sekali selama waktu fokus yang dijadwalkan. Dengan menyesuaikan alat Anda agar lebih sesuai dengan kebutuhan Anda, Anda dapat mengambil kembali kendali atas produktivitas Anda.

Selain itu, jika Anda menggunakan Slack, Anda dapat menambahkan @Harus-Baca ekstensi ke ruang kerja Anda untuk memastikan bahwa pesan penting selalu terlihat. Aplikasi Slack ini memungkinkan Anda untuk menandai pesan tertentu sebagai harus dibaca, dan anggota tim akan memiliki semua pesan penting mereka dalam satu kumpulan untuk menghindari membuang waktu menelusuri riwayat obrolan.

Gunakan Aplikasi Perpesanan Anda dengan Cara yang Benar untuk Memaksimalkan Produktivitas

Meskipun aplikasi obrolan bisa menjadi cara yang bagus untuk meningkatkan produktivitas, mereka juga bisa menjadi gangguan yang signifikan jika tidak digunakan dengan benar. Kami dapat menyimpulkan bahwa itu terutama tergantung pada bagaimana Anda menggunakan alat-alat ini.

Dengan mengikuti strategi di atas, Anda dapat mengambil kembali kendali atas produktivitas Anda dan menghindari jebakan produktivitas tersebut.

Cara Mengatasi Overload Kolaborasi di Tempat Kerja Anda

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis