Cara Mempertahankan Jadwal Pencadangan yang Efektif (dan Mengapa Anda Harus)

Siapa pun berisiko kehilangan file dan folder penting yang tidak dapat dipulihkan jika mereka tidak mencadangkan datanya. Bagi individu, hilangnya foto, file video, dan dokumen dapat menyebabkan frustrasi, ketidaknyamanan, dan bahkan kebangkrutan.

Namun, kecemasan kehilangan data dapat dihindari dengan mengembangkan dan mempertahankan strategi penjadwalan yang menyeluruh. Tujuan utama penjadwalan pencadangan adalah untuk menetapkan kerangka waktu untuk mencadangkan data, basis data, atau seluruh sistem.

Jadi mengapa Anda membutuhkan backup data? Dan bagaimana Anda dapat secara efektif mempertahankan jadwal untuk cadangan Anda?

Mengapa Anda Perlu Mencadangkan Data Anda

Pertimbangkan ancaman terhadap data sensitif, mulai dari kegagalan perangkat keras hingga PC yang dicuri hingga ransomware. Kehilangan data dapat mengganggu produktivitas dan melumpuhkan bisnis. Berikut adalah alasan utama untuk memelihara cadangan data.

Mencegah Kehilangan Data

Alasan paling jelas untuk pencadangan data adalah untuk menyimpan file penting jika terjadi kehilangan data. Kegagalan hard drive dan sistem crash tidak jarang terjadi.

Bagi individu, pencadangan sangat penting untuk memulihkan data dari Sistem Operasi (OS) yang rusak. Beberapa OS gagal karena alokasi ruang memori yang tidak tepat, kerusakan perangkat lunak, atau beberapa kesalahan aplikasi yang menumpuk dari waktu ke waktu. Memiliki cadangan memungkinkan Anda memulihkan file tertentu atau seluruh sistem dengan cepat.

Keberlangsungan bisnis

Banyak pemilik usaha kecil mengandalkan komputer untuk menjalankan operasi penting seperti sumber daya manusia, keuangan, dan pemasaran. Jika pemilik tersebut tidak mencadangkan file yang berisi informasi penting, mereka berisiko merusak bisnis mereka, mungkin sampai menutup pintu untuk selamanya.

Kehilangan data dapat terjadi karena kesalahan manusia, pencurian fisik, dan bahkan kegagalan perangkat keras karena serangan ransomware. Pencadangan memungkinkan Anda untuk melanjutkan produktivitas dengan cepat jika terjadi kehilangan data.

Keunggulan kompetitif

Pelanggaran data berdampak pada hubungan pemangku kepentingan dan mengurangi kepercayaan pada bisnis itu sendiri. Pelanggan, karyawan, pemegang saham, dan investor mempercayai perusahaan untuk menyimpan banyak data tentang mereka. Memiliki cadangan data yang andal dan aman membuat orang ingin bekerja dengan Anda.

Memiliki rencana cadangan yang solid berarti pintu Anda tetap terbuka untuk pemangku kepentingan yang pernah menjadi bagian dari bisnis pesaing yang tidak dapat bertahan dari peristiwa yang mengganggu seperti pelanggaran data.

Audit, Pajak, dan Arsip

Pengusaha wajib melaporkan dan memperbanyak data peraturan untuk keperluan perpajakan. Dengan mencadangkan informasi keuangan dan peraturan, Anda dapat menunjukkan pembukuan Anda kepada auditor dan otoritas pajak bahkan setelah kehilangan data.

Salah satu alasan utama untuk backup data adalah untuk memiliki arsip yang aman dari informasi penting Anda. Tergantung pada profesi Anda, Anda mungkin diminta untuk menyimpan catatan selama bertahun-tahun. Misalnya, menyimpan catatan yang akurat dapat membuat Anda sangat populer di kalangan individu di sektor kesehatan, hukum, dan keuangan.

Hindari Pekerjaan Ekstra

Pencadangan data mencegah pengulangan tugas setelah kehilangan data. Baik membuat ulang spreadsheet atau mengatur sistem lagi, Anda akan memiliki banyak pekerjaan yang harus dilakukan lagi setelah data hilang.

Selagi kamu bisa perbaiki hard disk yang mati untuk memulihkan data, tidak ada jaminan bahwa prosesnya akan berhasil. Ingatlah bahwa Anda harus mengulang semuanya jika terjadi kerugian besar, dan hanya sedikit yang bisa bertahan.

Tips Menjaga Back-Up

Kehilangan jam kerja karena kegagalan sistem atau bencana lainnya adalah sesuatu yang dapat Anda hindari dengan membuat dan memelihara cadangan. Berikut adalah daftar hal-hal yang dapat Anda lakukan untuk menjaga data Anda tetap terpelihara dengan baik.

Enkripsi Semuanya

Anda tidak ingin data sensitif seperti catatan karyawan dan informasi pelanggan bocor jika jaringan atau penyedia cloud Anda diretas.

Itu penyedia penyimpanan cloud paling aman menawarkan beberapa bentuk enkripsi untuk memastikan data yang keluar dari komputer Anda dienkripsi. Dengan begitu, bahkan jika penyerang mendapatkan akses ke data Anda, mereka tidak dapat mendekripsinya tanpa kunci Anda.

Jadwalkan Pencadangan yang Sering

Ingatlah bahwa Anda berisiko kehilangan data yang dimasukkan atau diubah sejak pencadangan terakhir. Dengan menerapkan pencadangan yang sering dan teratur, Anda dapat menghindari kehilangan data dalam jumlah besar jika terjadi bencana. Untuk memastikan Anda tidak ketinggalan mencadangkan data Anda, pertimbangkan untuk mengotomatiskan proses pencadangan, terutama jika Anda menggunakan layanan cloud.

Setiap pencadangan memerlukan beberapa jenis media pencadangan. Misalnya, backup disk menggunakan disk, backup tape menggunakan tape, dan backup cloud menggunakan disk untuk caching. Media penyimpanan, bagaimanapun, tidak bertahan selamanya, jadi sangat penting untuk memiliki aturan yang menentukan harapan hidup kaset dan disk cadangan Anda.

Cabut Cadangan Fisik

Ini penting untuk memerangi ransomware (meskipun tidak sangat mudah). Jika kamu mencadangkan informasi Anda menggunakan perangkat eksternal, Anda harus mencabutnya setelah setiap pencadangan. Itu karena, jika penjahat dunia maya menginfeksi sistem utama Anda dan drive eksternal masih terpasang, mereka dapat mengenkripsi itu juga, sehingga sama sekali tidak efektif. Setidaknya dengan menyimpan data Anda di tempat lain, Anda memastikan salinan lain disimpan jauh dari potensi infeksi ransomware.

Atur dan Label Secara Konsisten

Jika Anda mencadangkan data menggunakan beberapa perangkat, Anda ingin tahu arsip mana yang berasal dari perangkat keras mana. Itulah mengapa penting untuk mengatur cadangan Anda sedemikian rupa sehingga Anda dapat menemukannya dengan mudah kapan pun Anda membutuhkannya. Jika Anda bekerja dengan tim dan menggunakan penyedia penyimpanan cloud gratis seperti Dropbox dan Google Drive, yang terbaik adalah memiliki standar yang konsisten untuk mengatur dan memberi nama di seluruh sistem.

Uji Cadangan

Pencadangan bisa gagal. Kesalahan konfigurasi dapat mencegah data penting dicadangkan atau bahkan dipulihkan. Setiap menit ketika data Anda tidak dapat diakses dapat menghabiskan uang Anda, yang merupakan alasan bagus untuk menjadwalkan pengujian pencadangan rutin.

Latihan pemulihan bencana berkala untuk individu adalah mengambil cadangan dan memuatnya kembali ke komputer untuk memastikannya berfungsi. Jika Anda menggunakan penyedia layanan pihak ketiga untuk menyimpan data Anda, pastikan kontrak mengharuskan penyedia layanan untuk menguji keterbacaan cadangan data.

Kapan Waktu Terbaik untuk Melakukan Backup Reguler?

Pencadangan data bukanlah sesuatu yang Anda lakukan setahun sekali dan lupakan. Untuk hasil terbaik, buat salinan cadangan secara konsisten dan teratur untuk meminimalkan jumlah data yang hilang di antara pencadangan. Semakin lama waktu yang diperlukan untuk mencadangkan salinan, semakin tinggi risiko kehilangan data saat pulih dari mereka.

Kerangka waktu pencadangan bergantung pada perangkat apa yang Anda cadangkan, baik perangkat pribadi atau perusahaan, dan waktu untuk melakukan pencadangan.

Jika Anda sering menggunakan komputer (yaitu menghabiskan lebih dari 10 jam seminggu di PC), Anda harus mencadangkan data setiap minggu. Pengguna PC sesekali (mereka yang menghabiskan lima jam atau kurang) juga harus melakukan pengembalian data setidaknya sekali seminggu. Namun, jika Anda memiliki toko e-niaga, melakukan pencadangan harian akan ideal.

Untuk organisasi, waktu yang ideal untuk mengeksekusi data adalah di luar jam kerja karena seringkali waktu paling sedikit orang yang menggunakan data. Jika Anda membutuhkan jendela cadangan yang lebih besar, sekitar pukul 19.00 adalah waktu yang tepat untuk memulai.

Kerangka waktu ideal lainnya untuk mencadangkan data termasuk saat tidak ada pencadangan lain yang berjalan dan saat penggunaan memori dan disk paling sedikit.

Bagaimana Anda Menempel Jadwal yang Memakan Waktu?

Setelah Anda memutuskan waktunya, Anda kemudian dapat memilih cara terbaik untuk menjalankan pencadangan data. Misalnya, otomatisasi mungkin menjadi pilihan ideal saat menangani pencadangan yang besar dan sering.

Juga akan lebih baik untuk mempertimbangkan data apa yang perlu dicadangkan dan apa yang tidak. Mencadangkan semua file sepanjang waktu mungkin bukan ide yang baik. Ini tidak berarti Anda tidak harus mencadangkan semuanya, tetapi Anda harus memprioritaskan mencadangkan file penting dan folder yang sering diubah.

File sensitif seperti kontrak bisnis, data keuangan, dan informasi pengenal pribadi harus diprioritaskan dan dicadangkan sebagaimana mestinya. Untuk menghemat waktu dan ruang server, Anda dapat mengabaikan data yang kurang penting (seperti tangkapan layar yang sudah diunggah ke web).

Jika Anda bekerja dengan tim besar, strategi pencadangan Anda juga harus mencakup siapa yang bertanggung jawab melakukan pencadangan. Anda juga perlu menyebutkan orang yang bertanggung jawab untuk memantau keberhasilan pencadangan.

Cadangkan Data Anda untuk Mencegah Kehilangan Data

Mencadangkan semua data Anda adalah salah satu cara terbaik untuk mencegah kehilangan data. Cadangan dapat melindungi Anda dari penghapusan data yang tidak disengaja atau disengaja, kegagalan hard drive, dan serangan ransomware.

Cadangan memberikan keamanan untuk data pribadi dan organisasi yang sensitif serta menawarkan ketenangan pikiran bagi Anda dan pelanggan. Sebagai aturan praktis, buat cadangan apa pun yang Anda anggap penting secara teratur dan sesegera mungkin.

7 Layanan Backup Online Terbaik untuk Menjaga Keamanan Data Anda

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis