8 Alat untuk Merampingkan Proses Kerja Jarak Jauh

Menjalankan bisnis jarak jauh tanpa kantor pusat, jadwal fleksibel, dan kesempatan untuk pergi ke mana pun di dunia sambil bekerja memang mengasyikkan. Namun, itu juga bisa menakutkan dan membutuhkan banyak pekerjaan.

Hal yang baik adalah bahwa teknologi ada di pihak Anda. Ada banyak perangkat lunak yang dapat Anda gunakan untuk membantu meningkatkan efisiensi, mengatur alur kerja, merampingkan proses, dan meningkatkan kolaborasi tim.

Daftar ini tidak lengkap, tetapi berikut adalah beberapa alat yang dapat Anda gunakan untuk bisnis jarak jauh Anda.

1. Sistem Pelacakan Pelamar

Baik Anda adalah perusahaan rintisan atau perusahaan besar, Anda dapat memanfaatkan sistem pelacakan pelamar (ATS). Program perangkat lunak ini memungkinkan Anda menemukan semua informasi penting tentang pelamar Anda—dari email, wawancara, jadwal, dan data yang relevan, semuanya di satu tempat.

ATS mempermudah perekrutan dan perekrutan dengan menggunakan AI untuk menyaring kandidat, menghemat banyak waktu Anda dari menyingkirkan kandidat yang tidak sesuai dengan tagihan secara manual. Mereka juga membantu Anda menemukan kandidat terbaik dengan memeringkat mereka berdasarkan keahlian dan pengalaman mereka. Beberapa ATS yang paling umum digunakan antara lain:

Hari kerja dan Rumah kaca.

Di era digital ini di mana sertifikat palsu dan identitas palsu merajalela, pemeriksaan latar belakang sangat penting untuk menjaga tempat kerja yang aman dan nyaman bagi karyawan dan pelanggan.

Alat pemeriksaan latar belakang seperti selamat tinggal dan Chekr juga penting untuk memverifikasi calon informasi yang telah dibagikan kepada mereka.

Alat-alat ini sesuai dengan persyaratan hukum dan memberi bisnis dasbor mereka sendiri yang membantu mereka mengelola dan melacak hasil pemeriksaan latar belakang mereka. Sebagian besar alat ini juga terintegrasi dengan ATS dan platform SDM utama lainnya.

3. Perangkat Lunak Manajemen Proyek

Mengelola tim jarak jauh bisa jadi menantang. Perangkat lunak manajemen proyek menyediakan cara mudah untuk mengatur alur kerja, melacak kemajuan individu dan tim, menyempurnakan proyek, dan mendapatkan wawasan tentang kemajuan tim.

Jika Anda memimpin tim global, gunakan perangkat lunak manajemen proyek seperti asana atau Klik ke atas bisa membantumu menghemat banyak waktu untuk berkomunikasi dan berkolaborasi dengan tim Anda. Alat-alat ini memfasilitasi kolaborasi tanpa batas di dalam anggota tim semua di dalam platform—tidak perlu email dan rapat yang tidak perlu!

4. Perangkat Lunak Tanda Tangan Elektronik

Menjalankan bisnis jarak jauh tidak berarti Anda dapat melewatkan proses penting seperti menandatangani dokumen dan kontrak. Pengaturan jarak jauh dapat membuat penandatanganan dokumen sensitif menjadi tantangan.

Tidak ada yang ingin membagikan tanda tangan elektronik mereka tanpa terlebih dahulu memastikan bahwa platform tersebut aman. Hal yang baik adalah bahwa alat seperti Pandadoc dan DokumenTanda adalah bahwa mereka memfasilitasi distribusi dan pengumpulan dokumen sensitif bersama dengan tanda tangan elektronik. Ada banyak aplikasi penandatanganan dokumen online lainnya di luar sana yang dapat Anda periksa.

Tanda tangan elektronik diakui setara dengan tanda tangan tradisional. Mereka mengikat secara hukum jika pihak mengizinkan Anda mengunggah file dan menandatangani dokumen digital dengan aman. Namun, legalitas tanda tangan elektronik bervariasi tergantung di mana Anda berada di dunia.

5. Wiki

Penyebaran informasi dan pelatihan dapat menjadi tantangan untuk dilakukan ketika menjalankan perusahaan jarak jauh. Wiki bisnis berfungsi sebagai pusat penyimpanan atau basis data pengetahuan.

Ini memberi semua orang akses ke dokumen dan proses penting dalam alur kerja karyawan. Mereka mudah diakses, diedit, dan dibagikan, sehingga pekerja jarak jauh tetap mengetahui tentang perubahan, pembaruan, dan kebijakan baru di tempat kerja.

Itu membuat orientasi lebih mudah, memberdayakan karyawan baru untuk menavigasi jalan mereka melalui perusahaan. Ini memudahkan kerja jarak jauh, berfungsi seperti panduan di mana mereka dapat belajar tentang proses perusahaan. Beberapa wiki yang dapat Anda pertimbangkan adalah XWiki dan SlimWiki. Masih banyak yang lain situs web untuk membantu Anda membuat Wiki Anda sendiri.

6. Perangkat Lunak Pengenalan Karyawan

Karena interaksi dan dukungan yang terbatas, banyak pekerja jarak jauh sering merasa terisolasi dan tidak terlihat. Banyak penelitian menunjukkan bahwa pengakuan dan umpan balik yang tepat waktu tidak hanya meningkatkan kinerja orang, tetapi juga meningkatkan retensi dan kepuasan kerja.

Platform seperti Motivasi memberi anggota tim jalan untuk belajar tentang orang lain dalam tim, menghargai satu sama lain dan menyoroti kemenangan mereka, memberikan bonus spot, dan membuat penghargaan dan lencana khusus untuk diperjuangkan tim.

Motivosity memungkinkan anggota tim untuk memberikan uang Motivosity yang dapat digunakan karyawan untuk membeli kartu hadiah, memesan tiket pesawat, atau disumbangkan untuk amal. Alternatif lain untuk Motivosity termasuk Bonusnya dan Pujian.

7. Aplikasi Pesan Bisnis

Pekerjaan jarak jauh tidak akan berjalan tanpa platform yang akan menyatukan tim. Meskipun tim masih dapat menggunakan email, email tersebut berukuran besar, memakan waktu, dan tidak teratur. Aplikasi perpesanan bisnis seperti Kendur memungkinkan Anda untuk terhubung dengan siapa pun secara individu atau dalam kelompok.

Anda juga bisa mengintegrasikan aplikasi lain di Slack untuk meningkatkan fungsionalitasnya dan merampingkan proses dalam aplikasi. Misalnya, Anda dapat menghubungkan Asana Anda ke Slack atau menggunakan Giphy di Slack saat Anda ingin menambahkan kesenangan ke percakapan Anda. Aplikasi lain yang mirip dengan Slack termasuk Obrolan di Tempat Kerja atau Tim Microsoft.

8. Perangkat Lunak Penjadwalan

Penjadwalan adalah tugas lain yang menyita waktu semua orang, jauh atau tidak. Namun, komplikasi tambahan di sebagian besar pekerjaan jarak jauh adalah kenyataan perbedaan zona waktu. Selain itu, banyak pekerja jarak jauh harus menangani lebih dari satu pekerjaan, membuat penjadwalan untuk panggilan jauh lebih sulit untuk dilakukan.

Penjadwalan platform seperti kalendar terintegrasi dengan kalender Anda dan menghilangkan bolak-balik dalam mencari waktu terbaik untuk kedua belah pihak. Sementara itu, aplikasi seperti GoReminders memungkinkan Anda untuk mengotomatiskan pesan teks sehingga Anda dapat mengirim pesan pengingat janji temu otomatis ke tim atau klien Anda.

Ini memastikan bahwa orang-orang akan muncul untuk rapat, mencegah Anda membuang-buang waktu dan uang untuk menunggu mereka muncul.

Gunakan Teknologi untuk Meningkatkan Bisnis Jarak Jauh Anda

Pekerjaan jarak jauh memiliki banyak manfaat. Namun, menjalankannya bisa jadi sulit, terutama jika Anda berencana melakukan sesuatu dengan cara tradisional. Anda tidak hanya akan memiliki lebih banyak dokumen, tetapi sulit, bahkan tidak mungkin, untuk berkomunikasi dengan baik dan melacak kemajuan proyek, tanpa bantuan alat.

Tingkatkan permainan Anda dengan perangkat lunak dan alat yang dapat mempercepat dan merampingkan proses kerja jarak jauh Anda dan membantu merekatkan tim untuk mencapai budaya tempat kerja yang lebih baik bagi perusahaan Anda.

8 Tips Membuat Lingkungan Kantor Kerja Jarak Jauh yang Produktif

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis