Cara Menggunakan Pemblokiran Waktu untuk Membatasi Email dan Pesan yang Mengganggu

Komunikasi yang efektif penting di tempat kerja, tetapi terkadang itu bisa menjadi pengalih perhatian saat Anda mencoba untuk fokus. Sangat mudah untuk berpikir bahwa kita perlu memberikan setiap email atau pesan tanggapan langsung, yang terkadang berubah menjadi percakapan penuh yang Anda benar-benar tidak punya waktu untuk itu.

Dalam artikel ini, kami akan memandu Anda melalui bagaimana Anda dapat memblokir waktu komunikasi Anda untuk membantu Anda tetap fokus pada tugas yang ada.

1. Waktu Memblokir Kotak Masuk Anda

Jika Anda terus-menerus mengeklik kotak masuk setiap kali menerima email, Anda tidak akan menyelesaikan banyak hal. Anda tidak hanya meluangkan waktu dari tugas yang ada untuk membaca dan mungkin menanggapi email, tetapi Anda juga membutuhkan waktu untuk memfokuskan kembali.

Anda mungkin ingin mencoba memblokir waktu.

Gagasan di balik pemblokiran waktu pada kotak masuk Anda adalah dengan hanya memeriksa email Anda dalam slot waktu khusus sepanjang hari. Dengan begitu, Anda dapat fokus pada tugas yang ada untuk waktu yang lama dengan gangguan minimal.

Meskipun Anda mungkin masih ingin melirik pengirim dan baris subjek di notifikasi agar tidak melewatkan sesuatu yang penting, Anda tidak mengambil tindakan dan langsung melompat ke kotak masuk Anda. Pikiran Anda tetap pada tugas yang ada karena Anda tahu Anda akan menerima email itu nanti—kecuali, tentu saja, itu mendesak, dan Anda perlu memberikan perhatian Anda.

Saat Anda terbiasa dengan rutinitas untuk tidak segera membuka dan merespons, klien atau rekan kerja Anda juga akan terbiasa. Bahkan, Anda bahkan dapat memberikan respons yang lebih baik karena fokus Anda adalah pada komunikasi dan tidak terburu-buru kembali ke item yang sedang Anda kerjakan.

Sebagai saran, Anda dapat memulai setiap kunjungan ke kotak masuk Anda dengan memeriksa pesan lama terlebih dahulu. Apa pun yang sampah atau sampah, tangani segera. Jika tidak memerlukan respons, tulis item tindakan apa pun, dan arsipkan.

Jika pengirim hanya membutuhkan tanggapan cepat, Anda dapat menjawabnya saat berada di sana, tetapi jika mereka membutuhkan jawaban yang akan memakan waktu lebih lama dari waktu yang Anda sisihkan, tandai email atau buat pengingat untuk kembali ke sana nanti. Tujuan yang perlu diingat adalah untuk pertahankan kotak masuk Anda ke nol pesan yang belum dibaca dan hindari berurusan dengan email yang sama dua kali.

Ketika waktu memblokir kotak masuk Anda, Anda juga ingin mempertimbangkan waktu dan frekuensi. Ini akan bervariasi dari orang ke orang berdasarkan volume email mereka, peran apa yang mereka miliki, dan jadwal mereka.

2. Waktu Memblokir Kotak Keluar Anda

Untuk email yang membutuhkan balasan lebih lama, atau yang perlu Anda kirim sendiri, blokir waktu untuk melakukannya daripada menghabiskan sebagian besar waktu produktif Anda di kotak keluar. Dibutuhkan sedikit latihan, tetapi jika Anda tepat di email Anda, Anda juga akan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk menulisnya.

Mulailah setiap sesi kotak keluar dengan menangani pesan yang paling penting dan setelah waktunya habis, fokuslah pada tugas Anda yang lain. Hanya karena Anda dapat segera membalas seseorang tidak berarti Anda harus selalu melakukannya. Tentu saja, ada pengecualian, tetapi melanggar fokus Anda untuk menanggapi pesan yang tidak mendesak akan bertambah.

Ada juga pertimbangan apakah pesan itu bahkan membutuhkan tanggapan. Sangat mudah untuk merasa berkewajiban untuk merespons, tetapi jika pengirim tidak benar-benar meminta apa pun dari Anda atau tidak memerlukan masukan Anda, ucapan terima kasih sederhana dapat membantu tergantung pada siapa yang mengirimnya.

Apakah Anda menanggapi setiap email yang Anda terima atau tidak adalah masalah etiket di tempat kerja dan hubungan Anda dengan pengirimnya. Beberapa orang lebih suka tidak menerima tanggapan daripada membuka pesan terima kasih dua kata, yang lain mungkin menghargai catatan itu.

3. Menempatkan Pesan Anda di Timeout

Pesan tidak membutuhkan waktu yang hampir sama dengan email untuk dibaca dan ditanggapi—terutama karena lebih dapat diterima untuk merespons dengan satu kata atau emoji strategis atau bahkan gif. Namun, mereka menambahkan.

Menempatkan messenger Anda pada jadwal dapat membantu membatasi interupsi. Waktu memblokir pesan Anda sedikit berbeda dari email Anda karena itu bukan sesuatu yang membutuhkan waktu lama untuk ditanggapi. Sebagai gantinya, Anda mungkin ingin memblokir waktu untuk fokus pada tugas Anda, dan membiarkan pesan masuk Anda menunggu hingga sesi selesai.

Jika menggunakan Slack, Anda dapat menunjukkan bahwa Anda fokus pada menggunakan status Slack daripada tunda jika Anda masih ingin mengawasi notifikasi. Namun, jika Anda akhirnya menggunakan snooze, orang tetap dapat mengirim pesan untuk memberi tahu Anda bahwa itu mendesak.

Jika Anda mengirim pesan ke rekan kerja Anda, dan Anda menemukan percakapan berlarut-larut, Anda mungkin ingin mengundang rekan kerja Anda untuk menghubungi Anda untuk klarifikasi, karena berbicara melalui telepon mungkin lebih cepat.

4. Menetapkan Batas untuk Komunikasi Elektronik

Pertama dan terpenting, ini bukan pengingat favorit semua orang, tetapi Anda akan melihat peningkatan produktivitas jika Anda menyimpan memeriksa pesan pribadi Anda sampai Anda istirahat atau memiliki beberapa waktu henti.

Baik ponsel Apple dan Android memiliki pengaturan fokus yang sangat dapat disesuaikan yang dapat membantu Anda dalam hal ini, memungkinkan Anda untuk membungkam aplikasi tertentu saat Anda mengaktifkan jangan ganggu. Dengan cara ini, Anda dapat membungkam aplikasi dan teks yang mungkin mengganggu, tetapi tetap menelepon jika seseorang perlu menghubungi Anda.

Anda juga dapat menemukan pengaturan serupa di komputer Anda. Misalnya, Notifikasi panel di iOS Preferensi Sistem memungkinkan Anda untuk menjadwalkan jangan ganggu dan mengaktifkan dan menonaktifkan aplikasi.

Tentu saja, beberapa orang dan situasi akan membutuhkan perhatian Anda segera, tetapi hal-hal tertentu dapat menunggu hingga sesi produktivitas Anda selesai untuk Anda atasi. Ini akan bervariasi dari orang ke orang, tetapi cobalah dan buat aturan Anda sendiri tentang siapa dan apa yang Anda izinkan untuk merusak fokus Anda.

Batasi Gangguan Anda

Dengan jumlah email dan notifikasi yang Anda terima dalam sehari, perhatian Anda mudah teralihkan saat mencoba untuk fokus. Jika Anda merasa ini umum, cobalah satu atau lebih tips ini untuk melihat apa yang cocok untuk Anda.

4 Tips Terbaik untuk Mengurangi Kelebihan Email

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis