5 Tips Menulis Email Panjang Yang Dapat Dibaca Penerima

Mengirim email panjang ke klien dan rekan kerja Anda biasanya tidak disukai. Namun, ada kalanya Anda hanya perlu mengirim pembaruan atau ikhtisar yang panjang.

Dalam hal ini, Anda akan ingin membantu diri sendiri dan penerima dengan langsung ke pokok permasalahan dan memastikan mereka tidak perlu menggali paragraf panjang untuk mendapatkan informasi.

Dalam artikel ini, kami akan memandu Anda melalui beberapa hal yang dapat Anda gunakan untuk membantu membuat email Anda yang lebih panjang lebih mudah dibaca dan lebih mudah ditanggapi.

1. Gunakan Poin Peluru untuk Meringkas

Salah satu hal yang paling penting untuk diingat ketika menulis email yang panjang adalah bahwa penerima kemungkinan akan membacanya sekilas. Dalam melakukannya, mereka mungkin kehilangan informasi atau pertanyaan penting karena terlalu banyak yang harus dibaca.

Saat menulis email yang panjang, Anda ingin memastikan bahwa Anda memudahkan penerima untuk melihat sekilas namun tetap menemukan takeaways utama—dengan kata lain,

Anda ingin tepat di email Anda. Dengan begitu, mereka mendapatkan informasi yang mereka butuhkan, dan kemungkinan besar Anda akan mendapatkan jawaban yang lebih bijaksana.

Setiap tip dalam artikel ini akan membantu Anda mendapatkan email yang lebih mudah dipahami dan langsung ke intinya—terutama menggunakan poin-poin.

Menulis informasi dalam bentuk poin tidak berarti Anda tidak bisa bercakap-cakap. Anda dapat berada di bagian lain email Anda, seperti salam dan tanda tangan. Namun, meringkas informasi menjadi poin akan menyampaikan pesan dengan cepat dan efektif.

Daripada memasukkan setiap detail, identifikasi informasi kunci dari pesan Anda dan hindari bertele-tele. Penerima tidak memerlukan play-by-play dari setiap topik, mereka hanya membutuhkan poin utama.

2. Gunakan Bold untuk Poin Penting

Menggunakan huruf besar semua dalam email tidak profesional. Namun, Anda dapat memberi pembaca Anda anggukan ke arah yang benar dengan beberapa huruf tebal yang halus. Tentu saja, Anda tidak ingin melakukan ini untuk semuanya, tetapi jika ada informasi tertentu yang ingin Anda pastikan mereka lihat seperti tanggal, pengingat, atau tindakan, tebalkan.

Contoh hanya menggunakan huruf tebal untuk judul dan dua frasa, yang keduanya diinginkan oleh pengirim untuk dibaca untuk mengambil tindakan—mencari informasi lebih lanjut dalam risalah rapat dan tidak lupa a pertemuan. Jika dia membaca sepintas email, ini lebih mungkin menarik perhatiannya, dan dia mungkin membaca sisanya untuk konteksnya.

Karena ini hanya perubahan kecil dalam teks, kecil kemungkinan penerima akan merasa seolah-olah Anda sedang berteriak, seperti halnya dengan huruf besar semua.

3. Pecahkan Email Menjadi Topik Dengan Judul

Menambahkan judul ke email Anda mungkin terdengar seperti mengirim novel ke penerima Anda, tetapi itu tidak berarti harus ada banyak informasi di bawah masing-masingnya. Melakukan ini hanya membantu mereka mendapatkan email lebih cepat jika ada informasi tertentu yang mereka cari, atau mereka perlu merujuknya nanti.

Dengan menempatkan judul dalam huruf tebal dan menggunakan jeda baris di antara setiap bagian, Anda dapat memberi spasi di antara setiap bagian, membuatnya lebih mudah untuk dibaca—seperti halnya dokumen lainnya.

Menggunakan judul akan sangat membantu jika Anda memiliki beberapa topik yang ingin dibahas yang tidak memerlukan email terpisah—misalnya, ikhtisar harian atau pembaruan kemajuan.

4. Gunakan Format Berbeda untuk Kutipan

Jika Anda perlu menyampaikan informasi persis seperti yang ditulis orang lain, buat perubahan halus pada pemformatan untuk membantu memisahkannya dari narasi Anda sendiri. Dengan cara ini tidak ada kebingungan tentang di mana pesan Anda berakhir dan yang lainnya dimulai.

Tanda kutip bisa melakukan trik, tentu saja, tetapi jika Anda sudah memiliki banyak teks sebelum dan sesudahnya, itu bisa buat paragraf panjang yang kurang menarik untuk dibaca dan lebih menantang untuk menarik informasi secara sekilas.

Hal lain yang perlu diingat ketika memformat teks dalam email, Anda mungkin ingin menghindari penggunaan beberapa font dan warna karena ini dapat membuat email terlihat tidak profesional.

5. Simpan Pertanyaan Sampai Selesai

Pernahkah Anda mengajukan beberapa pertanyaan dalam email dan mendapat jawaban mungkin setengahnya? Ini dapat terjadi bahkan dalam email atau pesan terpendek.

Cobalah menyimpan pertanyaan Anda sampai akhir dan membuatnya singkat dan to the point. Ini tidak hanya akan membantu pembaca untuk melihatnya, tetapi mereka juga tidak akan melupakan apa yang Anda tanyakan selama ini karena Anda tidak menyajikan informasi lagi setelahnya.

Terlebih lagi, mereka mungkin mengirimi Anda jawaban yang menjawab pertanyaan dengan jelas sesuai urutan yang Anda ajukan.

Ini mungkin terdengar konyol, tetapi pikirkan semua email, teks, pesan, dan media digital yang disajikan kepada Anda setiap hari. Sangat mudah untuk terganggu dengan email yang berlebihan atau memiliki satu informasi menonjol di atas yang lain.

Kiat Ekstra—Tetap Spesifik di Baris Subjek Anda

Tip ekstra ini berfungsi untuk semua email secara umum. Dengan menjadi spesifik di baris subjek Anda, Anda membantu penerima dalam banyak hal—mereka akan tahu persis tentang apa itu, mereka dapat memprioritaskannya, dan mereka dapat menemukannya lagi nanti jika mereka perlu merujuknya.

Misalnya, Anda dapat menggunakan kata-kata seperti menindaklanjuti, pertanyaan, pengingat, memperbarui, atau laporan untuk memberi tahu mereka jenis email. Jika ini tentang rapat atau proyek tertentu, sebutkan namanya. Jika itu email berulang, sertakan tanggalnya.

Mengirim email dengan subjek menindaklanjuti saja tidak membuatnya terdengar sangat dapat diklik atau penting, terutama ketika penerima Anda mungkin memiliki beberapa email lain dengan judul yang sama di kotak masuk mereka.

Anda bahkan dapat memberi tahu orang-orang di baris subjek jika pesan Anda mendesak, tetapi pastikan untuk menyimpannya untuk hal-hal yang benar-benar mendesak.

Komunikasi Adalah Kunci

Meskipun beberapa orang mungkin menyarankan untuk tidak mengirim email yang panjang, terkadang Anda hanya perlu melakukannya. Hal terbaik yang dapat Anda lakukan untuk penerima Anda adalah tetap pada intinya dan memastikan mereka dapat membaca sekilas. Ini tidak hanya akan membantu mereka menemukan informasi yang mereka butuhkan pada awalnya, tetapi juga akan membantu mereka merujuknya lagi nanti.

Lain kali Anda perlu mengirim email yang panjang, mengapa tidak mencoba satu atau lebih tips ini dan lihat bagaimana hasilnya.

5 Tips dan Alat Pengeditan Sendiri untuk Meningkatkan Tulisan Anda

Banyak penulis berjuang dengan proses penyuntingan. Tapi, jika Anda ingin membuat konten berkualitas, masuk akal untuk meningkatkan keterampilan mengedit Anda. Begini caranya.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis