6 Alat Terbaik untuk Mengatasi Pembuang Waktu Umum di Tempat Kerja

Beberapa blip sesekali selama hari kerja Anda tidak bisa dihindari. Namun, jika gangguan ini menjadi kebiasaan yang konsisten, hal itu dapat merusak kualitas pekerjaan dan produktivitas Anda.

Sementara beberapa pembunuh produktivitas tampak jelas, yang lain menyamar sebagai tugas yang diperlukan. Jika Anda tidak hati-hati, pemboros waktu ini dapat dengan mudah menyelinap ke dalam hari Anda dan membuang-buang waktu. Mengenali aktivitas ini dan menggunakan alat yang tepat untuk melawannya dapat membantu Anda mendapatkan kembali kendali atas waktu Anda.

1. Paku untuk Mengurangi Kelebihan Email

Membaca dan menanggapi email adalah salah satu aktivitas kerja yang mungkin tampak tidak berbahaya, tetapi dapat dengan cepat menghabiskan waktu Anda jika tidak dikelola dengan benar. Kelebihan email dapat disebabkan oleh beberapa faktor, seperti kotak masuk yang melimpah, kurangnya pengaturan, atau tidak menggunakan alat komunikasi internal yang sesuai. Jika dibiarkan, kelebihan email juga bisa menjadi sumber stres dan kecemasan yang signifikan.

Masukkan Spike, alat email kolaboratif yang ramah pengguna namun tangguh yang dapat membantu Anda mendapatkan tangani kotak masuk Anda yang meluap dan tingkatkan produktivitas Anda. Sebagai permulaan, Spike memungkinkan Anda untuk menyatukan semua akun email Anda di satu tempat, sehingga Anda dapat dengan mudah mengelola semua pesan Anda dari dasbor yang sama. Ini juga menyediakan sejumlah fitur untuk membantu Anda mengatur dan memprioritaskan email Anda, seperti Kotak masuk Prioritas, yang memisahkan pesan penting dari email non-prioritas, memungkinkan Anda untuk fokus pada komunikasi terpenting Anda.

Selain itu, Anda memiliki kontrol penuh atas pemberitahuan email Anda. Anda juga dapat memanfaatkan fitur tunda dan pengingat Spike untuk menyisihkan waktu untuk membaca dan merespons ke email (mengumpulkan aktivitas email Anda), daripada membiarkannya menyia-nyiakan jam produktif Anda hari kerja.

Unduh: Paku untuk Android|iOS | jendela | macOS (Gratis, akun premium tersedia)

Kumpulan pemborosan waktu di tempat kerja yang paling umum tidak akan lengkap tanpa menyebutkan media sosial. Daya pikat untuk memeriksa Facebook, Twitter, atau TikTok mungkin sulit ditolak, tetapi aktivitas ini dapat dengan cepat memakan hari kerja Anda tanpa Anda menyadari berapa banyak waktu yang telah hilang.

Jika Anda kesulitan untuk tetap fokus di tempat kerja, Unpluq adalah alat yang dapat membantu Anda mengatasi aplikasi yang mengganggu dengan mempersulit Anda menggunakannya. Yang perlu Anda lakukan hanyalah menambahkan aplikasi yang ingin Anda blokir dan memilih penghalang gangguan Anda, misalnya, memindai kode QR, menggoyangkan ponsel Anda selama 5 detik, atau mengetuk 7 tombol. Anda juga dapat menyesuaikan tingkat kesulitan hambatan ini.

Unpluq akan memblokir semua notifikasi dari aplikasi dan mencegah Anda membukanya hingga waktu yang ditentukan habis, atau Anda secara sadar melakukan penghalang gangguan. Tujuannya adalah untuk membantu Anda menghentikan kebiasaan menggulir feed media sosial Anda tanpa berpikir dan alih-alih fokus pada pekerjaan Anda.

Unduh: Unplug untuk Android (Gratis, menawarkan dalam pembelian)

3. IFTTT untuk Mengotomatiskan Tugas Berulang

Seperti aktivitas email Anda, tugas yang berulang dapat menjadi serigala berbulu domba di hari kerja Anda, menyelinap masuk dan menghabiskan waktu Anda tanpa Anda sadari. Mengulangi tugas yang sama dapat menjadi sumber pemborosan waktu dan kebosanan yang signifikan di tempat kerja, terutama jika Anda dapat mengotomatiskan proses ini untuk menggunakan waktu dan keterampilan Anda pada tugas yang bernilai tinggi.

IFTTT adalah platform yang memungkinkan Anda menghubungkan berbagai aplikasi dan perangkat untuk membuat "resep" yang mengotomatiskan tugas. Anda tidak perlu menjadi seorang programmer untuk menggunakan IFTTT; yang Anda butuhkan hanyalah pemahaman dasar membuat resep.

Misalnya, Anda dapat menggunakannya untuk secara otomatis memposting pengingat harian ke saluran Slack Anda atau tambahkan tugas Asana yang sudah selesai ke spreadsheet Google, daripada harus melakukannya secara manual. Anda dapat menggunakan salah satu dari beberapa resep yang sudah dibuat atau membuat sendiri berdasarkan kebutuhan spesifik Anda.

Alat ini secara efektif mengotomatiskan tugas-tugas biasa dan berulang yang akan menghabiskan waktu dan energi Anda.

Unduh: IFTTT untuk Android | iOS (Gratis, versi premium tersedia)

4. Yac untuk Mengurangi Waktu yang Dihabiskan dalam Rapat

Rapat dapat menjadi bagian penting dari tempat kerja, tetapi rapat juga dapat dengan cepat menjadi buang-buang waktu jika Anda tidak mengelolanya dengan baik. Pekerja jarak jauh sangat terpengaruh oleh rapat yang tidak perlu, karena telah menjadi cara umum bagi tim untuk tetap terhubung.

Salah satu masalah utama rapat, terutama di tempat kerja jarak jauh dengan tim yang tersebar di seluruh dunia, adalah bahwa mereka mengharuskan semua peserta online dan tersedia secara bersamaan, yang dapat menjadi tantangan untuk dicapai karena zona waktu perbedaan. Terlebih lagi, komunikasi sinkron tidak selalu merupakan cara yang paling produktif untuk bekerja, karena dapat menyebabkan gangguan dan interupsi.

Kamu bisa memakai alat komunikasi asinkron seperti Yac untuk mengurangi waktu yang Anda habiskan dalam rapat. Yac adalah aplikasi obrolan yang memungkinkan Anda merekam dan berbagi pesan suara dengan tim Anda.

Apakah Anda ingin memberikan umpan balik tentang desain atau menjelaskan suatu proses? Alih-alih memulai rapat Zoom lainnya, Anda dapat merekam pesan Yac cepat dan memanfaatkan kemampuan berbagi layarnya untuk membantu mengilustrasikan poin Anda.

Mengirim pesan suara lebih cepat daripada mengetik, dan sifatnya yang tidak sinkron berarti orang dapat mendengarkannya dengan nyaman, membantu Anda menghindari rapat yang tidak perlu dan menghemat waktu.

Unduh: Yac untuk Android | iOS | jendela | macOS (Gratis, versi premium tersedia)

5. Waktu Recue untuk Menghindari Multitasking dan Mendeteksi Pembuang Waktu Lainnya

Multitasking sering disebut-sebut sebagai pemacu produktivitas, tetapi riset menceritakan kisah yang berbeda. Multitasking sebenarnya dapat menyebabkan penurunan produktivitas karena kelebihan kognitif. Selain itu, multitasking dapat menjadi sumber gangguan yang signifikan, membuat Anda kehilangan fokus dan menghabiskan lebih banyak waktu untuk tugas yang tidak perlu.

RecueTime adalah aplikasi pelacakan waktu yang dapat membantu Anda melacak bagaimana Anda menghabiskan waktu dan memblokir gangguan terbesar Anda untuk membantu Anda menguasai tugas tunggal. Ini berjalan di latar belakang perangkat Anda untuk melacak aplikasi dan situs web yang paling sering Anda gunakan, serta berapa lama Anda menghabiskan waktu untuk masing-masing aplikasi dan situs web tersebut.

Informasi ini dapat membantu Anda mengidentifikasi tugas mana yang paling banyak menghabiskan waktu dan aktivitas mana yang menyebabkan Anda kehilangan fokus. Anda kemudian dapat menggunakan informasi ini untuk mendeteksi dan menghilangkan pemborosan waktu lainnya. RescueTime juga memiliki Fokus Kerja fitur yang memberdayakan Anda untuk berkonsentrasi pada pekerjaan Anda untuk jangka waktu tertentu.

Unduh: RecueTime untuk Android | iOS | jendela | macOS (Uji coba gratis, tersedia versi premium)

6. Headset ANC untuk Mengurangi Kebisingan Latar Belakang

Menemukan ruang yang tenang untuk fokus pada pekerjaan Anda di kantor terbuka saat ini dapat menjadi tantangan. Pekerja jarak jauh mungkin juga kesulitan dengan kebisingan dari hewan peliharaan, anak-anak, atau orang lain di sekitar. Kebisingan latar belakang bisa menjadi gangguan signifikan yang mencegah Anda masuk ke zona tersebut.

Headphone ANC (active noise-cancelling) bisa menjadi cara yang bagus untuk mengurangi kebisingan latar belakang dan meningkatkan fokus Anda. Dengan menghilangkan suara dari sekitar Anda, headphone ANC menciptakan ruang kerja yang bebas kebisingan, memungkinkan Anda untuk tetap fokus pada tugas yang ada.

Dapatkan Kembali Kontrol Waktu Anda untuk Meningkatkan Produktivitas Anda

Menempatkan diri Anda pada posisi yang kuat yang memungkinkan Anda menyelesaikan lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat adalah kunci sukses di bidang apa pun. Untuk mendapatkan kembali kendali atas waktu Anda dan meningkatkan produktivitas Anda, Anda harus proaktif dalam mengenali pemborosan waktu di tempat kerja yang umum dan menemukan alat dan strategi untuk menghilangkannya. Alat yang kami sebutkan dalam artikel ini dapat membantu Anda melakukan hal itu.

Cara Menghindari Penggunaan Alat Komunikasi dan Kolaborasi yang Berlebihan

Apakah Anda pernah merasa kewalahan dengan banyaknya alat kolaborasi yang Anda miliki? Inilah cara Anda dapat menghindarinya.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis