Fitur Kelelahan: Cara Menghindari Kewalahan Dengan Perangkat Lunak Manajemen Proyek

Menemukan perangkat lunak manajemen proyek yang tepat dapat menjadi suatu tantangan. Dengan setiap pilihan muncul daftar panjang fitur dan fungsi dengan nama yang berbeda dan terkadang tujuan yang tidak jelas.

Saat membuat perbandingan, mudah untuk menjadi kewalahan, tetapi tidak harus seperti itu. Dalam artikel ini, kami akan memandu Anda melalui beberapa tips untuk mengurangi kelelahan fitur saat memilih perangkat lunak manajemen proyek yang tepat untuk Anda.

1. Buat Rencana untuk Perangkat Lunak Manajemen Proyek Anda Sebelum Mencoba atau Membeli

Anda telah membuat keputusan untuk mencoba perangkat lunak manajemen proyek, atau setidaknya Anda sedang mempertimbangkannya. Dengan begitu banyak opsi luar biasa di luar sana, Anda akan sangat membantu diri sendiri dengan menguraikan apa yang ingin Anda lakukan dengannya sebelum melihat kemampuan dan fitur masing-masing perangkat lunak.

Ini tidak hanya akan membantu Anda menemukan perangkat lunak yang tepat, tetapi juga akan membantu Anda mengidentifikasi dan mengecualikan yang salah.

Pikirkan cara Anda dan rekan kerja Anda mengomunikasikan tugas sekarang. Apakah Anda ingin perangkat lunak mengganti jenis email, rapat, dan memo tertentu? Jenis detail apa yang biasanya Anda sertakan, dan bagaimana proses pemberian tugas?

Bagian penting lainnya dari menguraikan bagaimana Anda akan menggunakannya adalah mengidentifikasi siapa yang akan menggunakannya. Berapa banyak orang yang Anda miliki di tim Anda? Jenis peran dan izin apa yang Anda perlukan untuk setiap akun anggota tim? Apakah Anda perlu memasukkan akun tamu untuk klien atau kontraktor?

Anda mungkin juga ingin mempertimbangkan apakah Anda memerlukan ruang kerja pribadi dalam perangkat lunak Anda. Misalnya, Anda dapat mengatur daftar yang Anda buat di ruang kerja ClickUp Anda sebagai bersama atau pribadi secara default dan beralih kapan saja. Gagasannya adalah sebaliknya, di mana halaman bersifat pribadi sampai Anda membaginya dengan tamu, kecuali jika Anda menggunakan akun tim.

Meskipun banyak perangkat lunak manajemen proyek mungkin tampak sama, menjawab pertanyaan-pertanyaan ini akan membantu Anda memahami fitur mana yang perlu Anda cari sesuai anggaran Anda.

2. Putuskan Fitur Yang Anda Butuhkan, Berdasarkan Apa yang Sudah Anda Lakukan

Di sinilah hal-hal bisa menjadi sedikit rumit. Ada banyak pilihan dalam perangkat lunak manajemen proyek, dan dengan itu, setiap perangkat lunak memiliki daftar fitur yang panjang.

Sesuatu yang perlu diingat di sini adalah bahwa lebih sedikit lebih banyak. Anda bahkan bisa menguraikan tugas atau alur kerja yang berulang hanya dengan tabel dan beberapa daftar periksa, seperti yang ditunjukkan pada contoh menggunakan Notion di bawah ini. Semuanya bermuara pada bagaimana Anda dan tim Anda bekerja sama.

Menggunakan pelacakan waktu sebagai contoh, hanya karena Anda dapat melakukan ini di beberapa perangkat lunak manajemen proyek, tidak berarti Anda harus melakukannya. Jika Anda sudah memiliki metode pelacakan waktu yang berfungsi, atau saat ini Anda tidak melacak waktu Anda, dan tidak apa-apa, mengapa memilih yang memiliki pelacakan lebih dari satu?

Perangkat lunak manajemen proyek Anda seharusnya tidak menambah gesekan pada tugas harian Anda. Pertama dan terpenting, ini adalah alat yang dapat Anda gunakan untuk mengkomunikasikan proyek secara efektif, jadi pikirkan cara Anda melakukannya saat ini dan fitur mana yang paling membantu.

Sangat mudah untuk terganggu oleh fitur tambahan, bukan hanya karena Anda menghabiskan waktu untuk menyiapkannya dan tidak menggunakannya, tetapi juga akan mengacaukan ruang kerja Anda. Ini membawa kita ke poin berikutnya.

3. Jika Mencolok, Putuskan Apakah Berkelanjutan

Jika fitur tertentu menarik perhatian Anda, dan Anda memutuskan ingin menggunakannya, tanyakan pada diri Anda apakah itu sesuatu yang akan Anda pertahankan dalam jangka panjang. Misalnya, peternakan Llama dan widget baterai Monday.com adalah tambahan yang cukup menyenangkan untuk dasbor karena membuat tujuan Anda agak seperti permainan, tetapi kegembiraan dapat dengan mudah hilang.

Faktanya, Anda mungkin ingin menghindari melihat widget sama sekali karena Monday, ClickUp, Notion, dan Asana adalah pilihan bagus tanpa widget. Gambar di bawah ini adalah contoh sederhana dari papan permintaan proyek hanya menggunakan beberapa dari banyak fitur yang tersedia di ClickUp versi tidak berbayar.

Yang terbaik adalah memilih perangkat lunak manajemen proyek Anda berdasarkan fondasinya dan bukan lonceng dan peluitnya — terutama jika itu hanya akan menghilangkan produktivitas Anda.

Item lain yang perlu diperhatikan di sini adalah integrasi. Seperti widget, kemungkinan Anda dapat menggunakan perangkat lunak tanpa widget. Namun, jika Anda suka itu terintegrasi dengan perangkat lunak lain, lihat tugas apa yang dapat diselesaikan sebelum membiarkan itu menjadi faktor penentu. Integrasi mungkin hanya pemberitahuan atau langkah lain yang harus diambil.

4. Beberapa Fitur Dasar Berguna yang Harus Dicari

Sebelum kita masuk ke dasar-dasarnya, penting untuk dicatat bahwa ketika Anda membandingkan fitur perangkat lunak manajemen proyek, Anda mengunjungi setiap situs web satu per satu. Setiap perangkat lunak dapat menggunakan sistem penamaan yang berbeda untuk fitur yang sama, sehingga seolah-olah perangkat lain tidak memiliki kemampuan khusus saat melakukan perbandingan langsung. Kompetisi mungkin menyebutnya sesuatu yang berbeda.

Contoh terbaik dari ini adalah Notion. Meskipun Anda tidak akan menemukan daftar besar setiap konten, Anda dapat menambahkan tugas, status, atau papan ke halaman Anda. Menggunakan blok, Anda dapat membuat sistem manajemen proyek yang efektif.

Apa pun namanya, beberapa dasar berguna yang ingin Anda perhatikan adalah:

• Tugas, halaman, atau pulsa—istilah apa pun yang digunakan perangkat lunak, ini adalah kartu kosong dalam perangkat lunak manajemen proyek di mana Anda dapat menambahkan deskripsi, tanggal jatuh tempo, prioritas, penerima tugas, dan lampiran saat membuat penugasan.
• Alat komunikasi—daripada bolak-balik antara perangkat lunak manajemen proyek dan email Anda, memiliki alat untuk berkomentar, membalas, dan menandai orang lain sangat membantu saat berkolaborasi atau mendelegasikan proyek.
• Status—bagian dari apa yang membuat alat manajemen proyek hebat adalah Anda dan tim Anda dapat saling memberi tahu bahwa Anda sedang mengerjakan sesuatu, tanpa membuat pengumuman publik.
• Pengingat—Anda mungkin ingin menyesuaikannya agar sesuai dengan kebutuhan Anda, tetapi Anda akan bersyukur memiliki pengingat di perangkat lunak manajemen proyek Anda, terutama pada saat Anda membutuhkannya.
• Antarmuka yang bersih—desain yang bersih dan minimal akan membantu Anda fokus pada tugas terpenting yang ada.

Jangan Biarkan Fitur Menghalangi Fungsi

Perangkat lunak manajemen proyek mungkin tampak menakutkan pada awalnya, tetapi tidak harus begitu. Jika Anda masuk dengan rencana dan menaatinya, Anda akan menemukan yang terbaik untuk Anda dan tim Anda.

Yang terbaik dari semuanya, sebagian besar perusahaan perangkat lunak manajemen proyek menawarkan uji coba gratis, sehingga Anda dapat mengujinya sebelum membayar apa pun. Mengapa tidak mencoba beberapa dengan membuat satu papan proyek di masing-masingnya?

KlikUp vs. Asana: Mana yang Lebih Baik untuk Manajemen Proyek?

Ada banyak pilihan untuk perangkat lunak manajemen proyek, berikut adalah beberapa tip untuk membantu Anda memilih antara Asana dan ClickUp.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis