4 Tip Produktivitas untuk Memeriksa Kotak Masuk Anda

Kita semua pernah ke sana. Anda fokus pada tugas yang ada saat Anda menerima email dari rekan kerja yang mengalihkan fokus Anda dari tugas yang ada. Penasaran, Anda mengkliknya untuk melihat bagaimana Anda dapat membantu, tetapi itu sebenarnya bukan sesuatu yang membutuhkan tanggapan segera.

Namun, Anda mungkin bertanya-tanya apakah Anda harus kembali ke sana sekarang atau mencoba untuk mendapatkan kembali fokus Anda—yang bisa sangat menantang jika sering muncul sepanjang hari Anda.

Dalam artikel ini, kami akan memandu Anda melalui beberapa kiat yang dapat membantu Anda tetap produktif saat memeriksa email.

1. Batasi Jumlah Waktu Anda Memeriksa Kotak Masuk Setiap Hari

Jika Anda mengklik ke kotak masuk Anda setiap kali Anda menerima email—atau Anda mengantisipasinya—Anda terus-menerus merusak fokus Anda. Anda juga ingin mempertimbangkan waktu yang diperlukan untuk kembali bekerja setelah terganggu, terutama jika Anda segera membalas setiap email.

Meskipun Anda mungkin merasa sibuk, bolak-balik ini mungkin bukan cara kerja yang paling produktif. Anda ingin memeriksa

kotak masuk dengan tujuan mengosongkan daftar email Anda.

Kecuali jika pekerjaan Anda benar-benar membutuhkan tanggapan segera untuk semua email, coba batasi berapa kali Anda memeriksa kotak masuk setiap hari. Sebagai saran, Anda mungkin ingin memeriksa dan memprioritaskan email Anda dua hingga tiga kali sehari—sekali saat Anda mulai bekerja, sekali setelah istirahat makan siang, dan mungkin satu jam sebelum Anda selesai hari itu.

Namun, yang terbaik adalah membuat rutinitas yang sesuai dengan jadwal Anda dan orang-orang yang bekerja dengan Anda. Meskipun Anda dapat memberikan tanggapan langsung, itu tidak berarti Anda harus selalu melakukannya, terutama jika Anda fokus pada tugas atau tenggat waktu yang penting.

Tentu saja, Anda akan memiliki orang-orang yang Anda butuhkan untuk kembali lebih cepat daripada nanti, baik itu atasan Anda, klien, atau rekan kerja prioritas. Saat Anda memeriksa kotak masuk Anda, jadikan tanggapan Anda sebagai prioritas. Anda juga dapat mengaktifkan peringatan ketika orang yang mengirimi Anda email tidak mengganggu—atau cukup sesuaikan berapa kali kotak masuk Anda memeriksa email baru.

Terserah Anda jika Anda ingin menyesuaikan pengaturan notifikasi untuk membungkam email tertentu sama sekali. Namun, untuk menghindari melewatkan sesuatu yang sangat penting, Anda mungkin hanya ingin melihat penerima dan baris subjek di notifikasi dan segera kembali ke jalur jika bisa menunggu.

2. Hindari Berurusan Dengan Email yang Sama Dua Kali

Pernahkah Anda membuka dan membaca email yang sama beberapa kali untuk menyegarkan diri sebelum mengambil tindakan? Ini bisa membuang-buang waktu dan fokus Anda.

Anda dapat mencegahnya dengan mengambil tindakan setiap kali Anda membukanya. Putuskan apakah itu memerlukan respons, Anda dapat mengarsipkannya atau mengarsipkannya, atau apakah itu sampah atau sesuatu yang dapat Anda hapus begitu saja.

Memutuskan untuk membalasnya tidak berarti itu harus segera terjadi, tetapi tambahkan tanda atau semacam pengingat sehingga Anda akan tahu untuk melakukannya saat berikutnya Anda menangani email Anda.

Kotak masuk Anda mungkin juga memiliki fitur untuk pengingat email. Misalnya, Spark memungkinkan Anda untuk menunda pesan untuk jangka waktu tertentu, dan itu akan mengingatkan Anda pada tanggal dan waktu tertentu. Ini juga memungkinkan Anda mengatur pengingat untuk menindaklanjuti email yang dikirim jika Anda belum menerima tanggapan dari penerima.

Apa pun di kotak masuk Anda yang tidak memerlukan tanggapan, file, sampah, atau sampah segera—sebagian besar penyedia email membuat ini sangat mudah, jadi sebaiknya lakukan saja dan selesaikan.

Ini juga membantu untuk membuat beberapa aturan untuk diri Anda sendiri berdasarkan volume email yang Anda terima. Misalnya, siapa yang menjadi prioritas dan waktu respons Anda. Orang lain akan terbiasa dengan ini juga dan mengetahui bahwa Anda akan memberi mereka respons yang bagus, hanya saja tidak segera.

Jika Anda menemukan ada email yang telah Anda tunda, gunakan makan metode katak untuk menyelesaikannya.

3. Berhenti Berlangganan Dari Buletin dan Email Pemasaran yang Tidak Berguna

Kemungkinan Anda mendapatkan notifikasi yang cukup dalam sehari tanpa kebisingan tambahan dari buletin dan email pemasaran. Sangat mudah untuk membiarkannya meluncur dan membiarkannya menumpuk di kotak masuk Anda karena Anda sibuk.

Namun, memilah-milah mereka adalah tugas lain yang akan menghilangkan fokus dan produktivitas Anda. Ini terutama benar jika pengirim menulis email dengan cukup baik untuk membuat Anda mengklik dan membacanya tanpa benar-benar mengetahui mengapa Anda melakukannya.

Kecuali jika Anda benar-benar akan mengambil tindakan, seperti membaca konten pembuat atau memanfaatkan penjualan perusahaan, berhenti berlangganan. Hemat waktu dan energi yang Anda masukkan ke dalam email ini dan masukkan ke dalam sesuatu yang lebih bermakna atau santai.

Jika Anda memiliki buletin dan email pemasaran yang ingin Anda baca, Anda mungkin ingin mencoba penyedia email seperti Spark yang menawarkan Kotak Masuk Cerdas.

Fitur Kotak Masuk Cerdas memisahkan buletin dan pesan dari layanan dari email pribadi. Itu juga membisukan pemberitahuan dari orang asing dan pesan otomatis.

4. Blokir Email Sampah—Alamat dan Domain

Ketika datang untuk menyaring email sampah, beberapa penyedia email melakukan pekerjaan yang lebih baik daripada yang lain. Bahkan pilihan populer seperti Outlook tidak sempurna, memungkinkan beberapa email sampah masuk.

Namun, jika seseorang mengirim spam kepada Anda, Anda dapat memblokir alamat email mereka. Anda mungkin juga dapat memblokir seluruh domain jika Anda mendapatkan email dari nama pengguna yang berbeda, tetapi alamat web yang sama.

Jika Anda menggunakan Outlook, Anda dapat menemukan fitur ini di surat sampah bagian dari Surat tab di bawah Pengaturan dan Lihat semua pengaturan Outlook. Gmail adalah penyedia lain yang memungkinkan Anda untuk dengan mudah memblokir alamat email dan perusahaan.

Jika Anda menggunakan penyedia email lain, periksa fitur ini dengan mencari blokir domain email dan nama penyedia yang Anda gunakan.

Ingatlah, sebaiknya jangan mengeklik berhenti berlangganan dalam email spam, karena hal itu dapat membawa Anda ke situs yang tidak jelas yang ingin mendapatkan informasi pribadi Anda. Bahkan, hindari berinteraksi dengan mereka sama sekali kecuali Anda menandainya sebagai spam atau menghapusnya.

Tingkatkan Produktivitas Anda dengan Membatasi Email

Email adalah alat yang berguna dalam komunikasi. Namun, itu juga bisa menjadi gangguan ketika kita tidak memperhatikan dengan seksama.

Jika ternyata Anda menghabiskan banyak waktu di kotak masuk, mengapa tidak mencoba satu atau lebih tips ini untuk melihat apakah itu membantu?

Cara Mengontrol Kotak Masuk Email Anda dan Tetap Produktif

Terus-menerus memeriksa email Anda dapat memakan banyak waktu. Kiat-kiat ini akan membantu Anda mengontrol kotak masuk dan menyelesaikan lebih banyak hal.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis