4 Tips Terbaik untuk Mengurangi Kelebihan Email

Untuk sebagian besar, menghabiskan berjam-jam hari kerja Anda untuk komunikasi bukanlah penggunaan waktu Anda yang paling produktif. Idealnya, alat komunikasi seperti email harus memberdayakan Anda untuk melakukan pekerjaan terbaik Anda, bukan sebaliknya.

Sayangnya, email telah menjadi bentuk komunikasi yang mencakup semua yang dapat dengan mudah menyedot hari Anda, merampok waktu dan produktivitas Anda.

Pada artikel ini, kami akan memperkenalkan beberapa strategi dan alat praktis untuk memerangi kelebihan email.

Apa Itu Kelebihan Email, dan Bagaimana Pengaruhnya Terhadap Produktivitas Anda?

Kelebihan email adalah ketidakmampuan untuk mengikuti jumlah email yang Anda terima atau kirim. Ini terjadi ketika Anda memiliki lebih banyak pesan di kotak masuk daripada yang dapat Anda tangani secara wajar.

Jadi, apa saja tanda-tanda bahwa Anda sedang berjuang dengan email yang berlebihan?

• Anda merasa seperti Anda terus-menerus ketinggalan email dan sepertinya tidak pernah bisa mengejar ketinggalan.
instagram viewer
• Anda stres setiap kali memeriksa email karena Anda memiliki banyak pesan untuk ditangani.
• Anda mendapatkan terlalu banyak email tindak lanjut karena Anda kesulitan untuk mengikuti pesan Anda.
• Anda memiliki keinginan yang kuat untuk terus-menerus memeriksa email Anda, bahkan ketika Anda sedang sibuk dengan tugas-tugas lain atau bahkan ketika Anda mencoba untuk bersantai di rumah.

Anda tidak sendirian jika mengalami beberapa gejala ini. Kelebihan email adalah masalah umum yang dihadapi banyak orang, tetapi bagaimana kita bisa sampai di sini? Ada banyak alasan mengapa kelebihan email menjadi perhatian, terutama adopsi email yang ekstensif sebagai sarana utama komunikasi internal di tempat kerja.

Ini menjadi lebih buruk dengan perluasan tenaga kerja jarak jauh, karena interaksi langsung telah beralih ke komunikasi email. Last but not least, budaya kerja real-time dan selalu aktif berarti bahwa orang diharapkan selalu tersedia untuk menanggapi email, bahkan di luar jam kerja.

Semua faktor ini telah mengakibatkan situasi di mana orang menghabiskan lebih banyak waktu di email, yang mengarah ke beberapa konsekuensi negatif, termasuk:

• Tingkat stres meningkat
• Kesulitan untuk tetap fokus
• Kesulitan memenuhi tenggat waktu
• Meningkatnya perasaan kewalahan
• berkurang produktivitas karena pengalihan konteks.

Konsekuensi ini tidak terbatas pada individu, karena mereka dapat memiliki efek riak pada tim atau perusahaan. Jadi, bagaimana Anda dapat memerangi kelebihan email dan mendapatkan kembali kendali atas waktu dan produktivitas Anda?

Tips Terbaik untuk Mengatasi Kelebihan Email

1. Aktivitas Email Batch

Pengelompokan tugas adalah teknik produktivitas yang efektif yang melibatkan pengelompokan tugas-tugas serupa bersama-sama dan menyelesaikannya dalam waktu yang ditentukan. Anda dapat menerapkan pendekatan ini ke email dengan mengelompokkan semua aktivitas terkait email ke dalam slot waktu tertentu.

Karena membaca atau menanggapi email tidak selalu merupakan tugas yang menuntut mental, Anda dapat mengatur waktu di luar jam produktif Anda untuk melakukan ini, misalnya pagi atau sore hari, tergantung pada kronotipe Anda. Strategi ini dapat membantu Anda menghindari godaan untuk terus-menerus memeriksa email Anda dan tersedot ke dalam pusaran email.

Kamu bisa memakai aplikasi penghitung waktu Suka Google Kalender untuk memblokir waktu untuk aktivitas terkait email. Anda juga dapat menyesuaikan pemberitahuan email agar hanya masuk selama slot waktu aktivitas email Anda.

2. Berhenti Berlangganan Dari Email yang Tidak Perlu

Semua buletin sial dan email promosi yang Anda berlangganan bertahun-tahun yang lalu tetapi tidak pernah dibaca dapat menjadi sumber kelebihan email yang signifikan. Berhenti berlangganan email ini dapat membuat kotak masuk Anda berantakan.

Ada banyak cara untuk berhenti berlangganan email, tetapi yang paling umum adalah menemukan tautan "berhenti berlangganan" di bagian bawah email. Namun, jika Anda berlangganan ratusan email, berhenti berlangganan satu per satu bisa menjadi tugas yang menakutkan. Jika ini masalahnya, ada banyak alat yang dapat membantu Anda mengatur email Anda, termasuk Buka gulungan.me, yang memungkinkan Anda berhenti berlangganan email secara massal hanya dengan beberapa klik.

Terakhir, Anda juga dapat mengatur akun email terpisah untuk pesan promosi guna mendeklarasikan kotak masuk utama Anda. Dengan cara ini, Anda membatasi akses ke alamat email utama/kantor hanya untuk pesan penting.

3. Siapkan Filter Email

Filter secara efektif mengelola email Anda dengan secara otomatis menyortir pesan Anda ke dalam folder tertentu berdasarkan kriteria tertentu. Misalnya, Anda dapat mengatur filter untuk secara otomatis menghapus email dari pengirim tertentu sebelum mencapai kotak masuk Anda.

Filter dapat membantu Anda mengelola email secara lebih efektif dengan:

• Membantu Anda tetap teratur.
• Mencegah email yang tidak relevan mengacaukan kotak masuk Anda.
• Memungkinkan Anda menemukan email dengan cepat berdasarkan kriteria tertentu.

Anda dapat mengatur filter di klien email Anda; misalnya, Anda dapat memanfaatkan ini filter Gmail pintar atau gunakan layanan pemfilteran email seperti kotak waras.

Idealnya, email tidak boleh menjadi satu-satunya alat komunikasi di tempat kerja Anda. Anda dapat menggunakan email untuk tujuan tertentu, misalnya, untuk memperbarui klien pada sebuah proyek atau untuk mengirimkan konten berdurasi panjang.

Dalam banyak kasus, Anda dapat menggunakan alat komunikasi internal lainnya, seperti:

• Kendur adalah aplikasi perpesanan kerja yang memungkinkan Anda berkomunikasi dengan rekan kerja dan tim. Anda dapat menggunakannya untuk berbagai tujuan, seperti berbagi file, melakukan percakapan grup, dan membuat saluran untuk proyek tertentu.
• Memutar adalah alat komunikasi asinkron yang memberdayakan rekan kerja untuk bertukar pesan tanpa tekanan atau harapan untuk tanggapan instan. Ini sangat ideal untuk tim yang ingin mengatasi gangguan konstan dari notifikasi dan memiliki kontrol lebih besar atas waktu mereka.
• asana adalah alat manajemen proyek yang memungkinkan Anda melacak kemajuan tugas, berbagi file, dan berkomunikasi dengan anggota tim. Ini adalah alat yang sangat baik untuk pekerjaan berbasis proyek atau tim yang perlu berkolaborasi dalam tugas.
• Paku adalah solusi email lengkap yang dapat membantu Anda mengatasi kelebihan email dan meningkatkan produktivitas. Anda dapat menggunakan Spike untuk mengintegrasikan semua akun email yang ada, mengatur kotak masuk, berkolaborasi dengan rekan kerja, dan banyak lagi.

Dapatkan Kembali Kontrol Atas Kotak Masuk Email Anda untuk Meningkatkan Produktivitas Anda

Kelebihan email bisa menjadi pembunuh produktivitas utama. Namun, dengan memanfaatkan strategi dan alat yang diuraikan dalam artikel ini, Anda dapat mengurangi kekacauan di kotak masuk Anda dan mendapatkan kembali kendali atas komunikasi email Anda, meningkatkan produktivitas Anda dalam prosesnya.

Cara Mencegah Email Anda Masuk Spam: 6 Tips

Email Anda mungkin tidak mencapai kotak masuk penerima secara teratur jika filter spam memblokirnya. Inilah cara Anda dapat mencegahnya.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis