Cara Membuat Papan Permintaan Proyek di ClickUp

Mendelegasikan tugas atau meminta bantuan terkadang membuat orang merasa canggung. Entah itu kecemasan bertanya dengan cara yang salah atau mengkhawatirkan apa yang orang lain pikirkan, itu adalah tantangan umum di tempat kerja.

Bahkan mereka yang berpengalaman dalam membagikan tugas dapat mengambil manfaat dari menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mengomunikasikan detailnya. Mungkin melelahkan untuk melacak semua yang telah Anda diskusikan dalam email, pesan, dan rapat—terutama saat Anda kehilangan jejak lampiran, detail, atau pertanyaan.

Dalam artikel ini, kami akan memandu Anda melalui cara membuat papan permintaan proyek di ClickUp yang membuat pendelegasian menjadi cepat dan tidak menyakitkan.

Kolom Apa yang Akan Anda Sertakan di Papan Permintaan Proyek Anda?

Saat membuat papan permintaan proyek di ClickUp, tujuannya adalah untuk menghemat waktu. Anda ingin memperjelas kepada siapa Anda menugaskan proyek, kapan Anda ingin mereka menyelesaikannya, dan tingkat prioritas, serta siapa yang membuat permintaan. Anda dapat melakukannya dengan cepat dengan menambahkan kolom

penerima tugas, batas tanggal terakhir, prioritas, dan dibuat oleh ke papan Anda.

Jika Anda bertanya-tanya mengapa dibuat oleh kolom itu penting, karena dua alasan. Ini membantu rekan tim Anda mengetahui siapa yang harus ditanyakan jika mereka mengalami pertanyaan. Ini juga memberi tahu mereka kepada siapa mereka melapor jika Anda memiliki banyak orang yang menugaskan proyek.

Anda tidak dapat mengubah siapa yang muncul di dibuat oleh kolom, jadi jika Anda membuat tugas atas nama orang lain, Anda dapat mencatatnya di deskripsi.

Selain itu, Anda mungkin memperhatikan penerima tugas kolom memegang satu nama secara default. Jika Anda ingin menempatkan lebih dari satu orang pada satu tugas, Anda dapat mengaktifkan beberapa penerima tugas. Untuk melakukannya, klik ikon profil Anda di sudut kiri bawah, pergi ke Pengaturan, Pilih ClickApps, dan aktifkan Beberapa Penerima Tugasn pilihan.

Jika Anda ingin membawa orang lain ke dalam proyek yang tidak aktif mengerjakannya, Anda dapat menambahkannya sebagai seorang pengamat, atau jika Anda ingin rekan tim Anda mengklaim tugas sendiri, Anda cukup mengosongkan kolom.

Terkait: KlikUp vs. Asana: Mana yang Lebih Baik untuk Manajemen Proyek?

Selain keempat kolom yang disebutkan di atas, Klik ke atas menawarkan banyak lainnya yang akan membantu Anda mengomunikasikan secara spesifik proyek. Misalnya, jika tugas Anda sensitif terhadap waktu, Anda dapat menggunakan Tanggal Diciptakan kolom untuk menunjukkan sudah berapa lama duduk. Anda juga bisa menggunakan perkiraan waktu kolom untuk memberi tahu rekan tim Anda tentang berapa lama waktu yang dibutuhkan proyek.

Untuk mengetahui kolom mana yang ingin Anda gunakan, luangkan waktu untuk memikirkan cara tim Anda telah membagikan tugas, pilih mana yang berhasil, dan sesuaikan papan Anda untuk memenuhi kebutuhan Anda.

Cara Mengatur Papan Permintaan Proyek di ClickUp

Langkah pertama dalam membuat papan permintaan proyek adalah membuat daftar baru di ruang kerja Anda. Untuk melakukannya, arahkan kursor ke nama ruang kerja Anda di bilah sisi dan klik tombol tambah. Beri nama daftar Anda sesuai dengan itu.

Selanjutnya, masukkan kolom yang ingin Anda gunakan jika belum ada di sana. Anda akan menemukan daftar panjang dari mereka ketika Anda memilih opsi tambah di sudut kanan atas daftar Anda. Perlu diingat, lebih sedikit lebih banyak. Jika Anda menambahkan terlalu banyak informasi ke papan Anda, itu mungkin akan membingungkan rekan kerja Anda—terutama mereka yang baru mengenal perangkat lunak manajemen proyek.

Anda juga ingin mengambil pendekatan minimal dengan status. Untuk mengedit status Anda, arahkan kursor ke atas Melakukan atau tab status apa pun di papan Anda, klik tiga titik di sebelah kanan, dan pergi ke Kelola Status. Pilih kebiasaan dan buat yang ingin Anda gunakan untuk berkomunikasi dengan tim Anda.

Contoh menggunakan melakukan, sedang berlangsung, dan menyelesaikan, tetapi Anda bisa menjadi lebih kreatif jika mau. Jika Anda menggunakan papan untuk mengklaim proyek, Anda mungkin ingin menggunakan membuka alih-alih melakukan dan memiliki ditugaskan statusuntuk membiarkan diri Anda dan orang lain tahu bahwa orang lain ada di dalamnya, bahkan jika mereka belum mulai bekerja.

Anda juga dapat menggunakan opsi seperti terjebak untuk berkomunikasi, rekan satu tim membutuhkan bantuan, atau tertahan untuk dengan cepat membagikan bahwa suatu proyek tidak sedang berlangsung atau belum selesai.

Cara Bekerja di dalam Papan Permintaan Proyek

Gagasan di balik papan permintaan proyek adalah untuk membatasi komunikasi saat mendelegasikan tugas. Bukannya Anda tidak akan membagikan detail atau menjawab pertanyaan, tetapi Anda melakukannya di satu tempat, sehingga Anda dan tim Anda tahu di mana menemukan informasinya.

Rincian di kolom memberikan penerima tugas gambaran singkat tentang harapan proyek. Selain itu, Anda dapat meletakkan catatan terperinci di dalam tugas dengan mengklik namanya.

Di sini, Anda akan menemukan tempat di mana Anda dapat menjelaskan tugas kepada rekan setim Anda, melampirkan file, dan berkomunikasi bolak-balik dalam komentar.

Anda juga dapat menambahkan pengamat ke proyek dengan mengklik simbol mata di sudut kanan atas. Melakukan ini sangat mirip dengan CC seseorang di email.

Setelah rekan setim Anda mulai mengerjakan tugas, mereka mengubah status menjadi sedang berlangsung untuk menunjukkan itu sedang berlangsung dan menyelesaikan ketika mereka selesai. ClickUp secara otomatis menyembunyikan tugas yang telah diselesaikan, tetapi Anda dapat melihatnya kapan saja dengan mengklik acara ditutup di pojok kanan atas.

Ingatlah, siapa pun dapat menetapkan proyek di ClickUp, sehingga papan permintaan proyek Anda akan bekerja dua arah. Dengan begitu, jika Anda memiliki rekan kerja yang membutuhkan bantuan Anda dengan sesuatu, mereka juga dapat membuatkan tugas untuk Anda.

Terkait: Apa itu ClickUp? Fitur Manajemen Proyek Terbaik

Jika Anda bekerja dengan tim besar dan menemukan papan permintaan proyek Anda terlalu sibuk, Anda mungkin ingin membuat yang terpisah untuk setiap departemen. Anda juga dapat membuat papan permintaan proyek untuk masing-masing orang jika perusahaan Anda memiliki banyak tugas atau seseorang membutuhkan sedikit tambahan fokus satu lawan satu.

Selain itu, jika Anda memiliki beberapa orang visual di tim Anda, Anda mungkin ingin tambahkan tampilan papan yang menggunakan sistem kartu sebagai pengganti daftar.

Dapatkan Fokus Dengan Papan Permintaan Proyek

Membuat papan permintaan proyek adalah proyek cepat yang dapat dilakukan oleh pengguna ClickUp pemula dan berpengalaman. Menggunakan satu tidak hanya akan membantu membatasi lompatan antara email dan pesan saat mendelegasikan tugas, tetapi juga dapat mengurangi jumlah waktu yang Anda habiskan dalam rapat, terjadwal atau tidak.

Pastikan untuk menjelaskan kepada tim Anda cara kerjanya, dan beri tahu mereka bahwa mereka juga dapat meminta bantuan dari Anda atau satu sama lain saat mereka membutuhkannya.

KlikUp vs. Gagasan: Mana yang Lebih Baik untuk Kolaborasi Proyek?

ClickUp dan Notion adalah dua alat kolaborasi proyek terbaik di luar sana. Cari tahu mana yang lebih baik untuk Anda.

Baca Selanjutnya

Tentang Penulis